Der Bereich „Arbeitsmittel und PSA“ eines SGA-Managementsystems, Kapitel für Kapitel

Wie GearTracker bei der Erfüllung der ISO 45001 hilft

Die ISO 45001 schreibt keine einzige Prüffrist vor. Sie verlangt, dass Sie die Fristen kennen, die Ihnen das deutsche Recht auferlegt, deren Einhaltung nachweisen und den Nachweis dort verfügbar halten, wo gearbeitet wird. Genau das erzeugt GearTracker.

ISO 45001 kompakt

Die ISO 45001 ist die internationale Norm für Managementsysteme für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit. 2018 veröffentlicht, löste sie die OHSAS 18001 ab und ist heute die weltweit dritthäufigst zertifizierte Managementnorm: 542.527 gültige Zertifikate für 941.546 Standorte im Jahr 2024, nur hinter ISO 9001 und ISO 14001.

Wie alle neueren Managementnormen folgt sie der gemeinsamen Grundstruktur aus 10 Kapiteln entlang des PDCA-Zyklus. Die ersten drei sind einleitend; die folgenden sieben tragen die auditierbaren Anforderungen:

KapitelTitelWas es fordert
4Kontext der OrganisationUmfeld und interessierte Parteien verstehen, Anwendungsbereich festlegen
5Führung und Beteiligung der BeschäftigtenVerpflichtung der obersten Leitung, SGA-Politik und wirksame Konsultation der Beschäftigten
6PlanungGefährdungen, Risiken, anwendbare rechtliche Verpflichtungen, messbare SGA-Ziele
7UnterstützungRessourcen, Kompetenz, Bewusstsein, Kommunikation, dokumentierte Information
8BetriebBetriebliche Steuerung, Maßnahmenhierarchie, Änderungen, Beschaffung, Notfälle
9Bewertung der LeistungÜberwachung und Messung, Bewertung der Einhaltung, internes Audit, Managementbewertung
10VerbesserungVorfälle, Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen, fortlaufende Verbesserung

Einige Eckpunkte vorab:

  • Die Zertifizierung erteilt eine akkreditierte Zertifizierungsstelle, nicht die ISO selbst.
  • Der Zyklus dauert drei Jahre: ein zweistufiges Erstaudit, dann jährliche Überwachungsaudits, dann ein Rezertifizierungsaudit.
  • Das Audit verbindet Dokumentenprüfung, Beobachtung der tatsächlichen Arbeit und Gespräche mit Beschäftigten aller Ebenen.
  • Abweichungen werden als Haupt- oder Nebenabweichung eingestuft; eine Hauptabweichung blockiert die Zertifizierung, bis sie mit einer verifizierten Korrekturmaßnahme geschlossen ist.
  • Die Norm ist allgemeingültig: Sie gilt für jede Organisation jeder Größe und Branche. Das ist ihre Stärke — und der Grund, warum sie Ihnen nie sagen wird, in welchem Abstand ein Auffanggurt zu prüfen ist.

note

Diese Seite behandelt den Bereich Arbeitsmittel und PSA eines ISO-45001-Systems. Das ist der Teil, den GearTracker abdeckt, und einer der zeitaufwendigsten in der Vorbereitung — aber eben nur ein Teil des erwarteten Managementsystems.

Was die Norm bei Arbeitsmitteln wirklich fordert

Schlagen Sie die ISO 45001 auf und suchen Sie „jährliche PSA-Prüfung“: Sie werden nichts finden. Beim ersten Mal irritiert das — und genau darin liegt der Schlüssel zum ganzen Thema.

Die ISO 45001 ist eine Managementsystemnorm. Sie schreibt keine technische Regel vor; sie organisiert, wie Sie Ihre Pflichten ermitteln, einhalten und nachweisen. Für einen Ausrüstungsbestand geschieht das in drei aufeinander aufbauenden Anforderungen.

  • Kap. 6.1.3 — Sie müssen wissen, was das Recht Ihnen auferlegt. Die Norm verlangt, die auf Ihre Gefährdungen anwendbaren rechtlichen Verpflichtungen zu ermitteln und zu verstehen, wie sie gelten. Übersetzt: Die Prüffrist jeder Ausrüstung muss ermittelt, begründet und dokumentiert sein. Festgelegt wird sie vom deutschen Recht, nicht von der Norm — und § 3 Abs. 6 BetrSichV sagt dasselbe mit anderen Worten.
  • Kap. 9.1.2 — Sie müssen deren Einhaltung nachweisen. Das ist das unmittelbare Gegenstück zu 6.1.3: die Einhaltung in festgelegter Häufigkeit bewerten, die Ergebnisse beurteilen und als dokumentierte Information aufbewahren. Ein Verzeichnis von Pflichten ohne Nachweis der Umsetzung ist eine Abweichung, kein System.
  • Kap. 7.5.3 — Der Nachweis muss dort sein, wo gearbeitet wird. Das ist die meistunterschätzte Anforderung: Dokumentierte Information muss dort und dann verfügbar und geeignet sein, wo und wann sie benötigt wird. Eine tadellos in der Zentrale abgelegte Herstellerinformation, die den Monteur auf dem Mast nicht erreicht, erfüllt sie nicht.

Die ISO 45001 verlangt nicht, dass Sie Ihre PSA alle zwölf Monate prüfen. Sie verlangt, dass Sie wissen, wer es Ihnen vorschreibt, dass Sie es nachweisen und dass der Nachweis am Arbeitsplatz erreichbar ist.

Der Platz der PSA in der Hierarchie: offen aussprechen

Kap. 8.1.2 verlangt die Anwendung einer Maßnahmenhierarchie in dieser Reihenfolge: Gefährdung beseitigen, ersetzen, technische Maßnahmen und Arbeitsorganisation, organisatorische Maßnahmen einschließlich Unterweisung — und zuletzt geeignete persönliche Schutzausrüstung. Die PSA steht am Ende, weil sie eine einzelne Person schützt, statt das Risiko an der Quelle zu beseitigen. Das deutsche Recht kennt dieselbe Rangfolge als TOP-Prinzip.

Sagen wir es deutlich: GearTracker beseitigt keine Gefährdung und ersetzt keine. Ein Auditor, der einen Maßnahmenplan sähe, der ausschließlich auf PSA beruht, würde sofort feststellen, dass Kap. 8.1.2 nicht angewendet wird — und er hätte recht.

Aber die letzte Stufe bleibt eine Stufe, und die Norm fordert geeignete PSA. Ein Auffanggurt mit abgelaufener Prüfung, ein Auffanggerät bei jemandem ohne passende Befähigung, eine Ausrüstung jenseits der Ablegereife noch im Umlauf: Das ist keine geeignete PSA. Genau das macht das Werkzeug unmöglich.

warning

Was die ISO 45001 NICHT fordert. Sie schreibt weder eine Software noch ein Dokumentenformat noch eine Zahl von Monaten noch einen bestimmten Prüfdienstleister vor. Jeder Anbieter, der Ihnen eine „ISO-45001-Pflicht“ zum Kauf seines Werkzeugs verkauft, erzählt Ihnen eine Geschichte. Die Fristenpflicht kommt aus BetrSichV, DGUV-Regelwerk und Herstellerinformation; die Norm verlangt lediglich, sie zu kennen, einzuhalten und nachweisen zu können.

Kapitel für Kapitel: die Antwort von GearTracker

Die Nummern beziehen sich auf die Kapitel der ISO 45001:2018. Die Anforderungen sind sinngemäß wiedergegeben, niemals zitiert: Der Normtext ist urheberrechtlich geschützt und muss bei der ISO oder beim DIN erworben werden.

Kapitel 6 — Planung

Rechtliche Verpflichtungen, Gefährdungen und Ziele

Das ist das Fundament — und der am häufigsten missverstandene Teil: Die ISO 45001 nennt keine einzige Prüffrist. Sie verlangt, dass Sie die Fristen ermitteln, die Ihnen das Recht auferlegt, und deren Einhaltung nachweisen. Ohne belastbares Ausrüstungsverzeichnis ist dieses Kapitel nicht beherrschbar.
6.1.3
Die auf die Gefährdungen anwendbaren rechtlichen und anderen Verpflichtungen ermitteln, verstehen, wie sie gelten, und diese Information als dokumentierte Information aktuell halten.
Abgedeckt
Die Prüffrist wird je Ausrüstung hinterlegt — rechtlich vorgegeben, wo es eine Vorgabe gibt, sonst aus der Herstellerinformation übernommen. Ihr Rechtskataster hört auf, eine theoretische Tabelle zu sein: Es wird zu einer Eigenschaft, die jede einzelne Ausrüstung trägt. Genau das verlangt auch § 3 Abs. 6 BetrSichV.
6.1.2
Gefährdungen fortlaufend ermitteln, unter Berücksichtigung der Arbeitsmittel, der Materialien und der tatsächlichen Verwendungsbedingungen.
Teilweise abgedeckt
Das vollständige, aktuelle und personenbezogene Verzeichnis liefert die Eingangsdaten: wer trägt was, in welchem Zustand, seit wann, bis zu welchem Ablegedatum. Es ist die Grundlage, nicht die Beurteilung selbst — diese bleibt Ihre Aufgabe.
6.2.1 · 6.2.2
Messbare SGA-Ziele festlegen, die mit der Politik im Einklang stehen, und deren Erreichung planen: was, wer, wann, mit welchen Ressourcen und wie das Ergebnis bewertet wird.
Abgedeckt
„98 % konforme Ausrüstungen und keine überfällige Prüfung zum 31.12.“ ist ein messbares Ziel, dessen Wert dauerhaft im Dashboard steht. Die meisten SGA-Ziele fallen im Audit durch, weil sie nicht messbar sind — dieses ist es zwangsläufig.
Kapitel 7 — Unterstützung

Kompetenz und dokumentierte Information

Kapitel 7 enthält die für die Ausrüstungsverwaltung am meisten unterschätzte Anforderung der Norm: Kap. 7.5.3 verlangt, dass dokumentierte Information dort und dann verfügbar und geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird. Nicht im Büro. Am Arbeitsplatz.
7.5.3
Dokumentierte Information so lenken, dass sie dort und dann verfügbar und geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird, angemessen geschützt ist und hinsichtlich Verteilung, Ablage, Änderungssteuerung und Aufbewahrung gelenkt wird.
Abgedeckt
Das ist die Stärke des Scans: NFC-Tag oder QR-Code an der Ausrüstung, ein Smartphone — und der Datensatz öffnet sich mit Herstellerinformation, Konformitätserklärung und letzter Prüfung. Auf der Baustelle, vor dem Auditor, ohne Ordner. Deckt zugleich die Pflicht aus § 14 Abs. 7 BetrSichV ab, den Nachweis der letzten Prüfung am Einsatzort vorzuhalten.
7.2
Die erforderliche Kompetenz der Beschäftigten bestimmen, die die SGA-Leistung beeinflussen können, deren Vorhandensein sicherstellen und als dokumentierte Information aufbewahren.
Abgedeckt
Das Schulungsverzeichnis erfasst jede Unterweisung und Befähigung mit Nachweisdokument, Erwerbsdatum und Auffrischungstermin. Die nutzerbezogene Konformitätsansicht führt Qualifikationen, zugewiesene Ausrüstungen und Historie an einer Stelle zusammen.
7.3
Sicherstellen, dass die Beschäftigten die Politik, die sie betreffenden Gefährdungen und Risiken sowie die Folgen einer Nichteinhaltung von Anforderungen kennen.
Teilweise abgedeckt
Da die Nutzerzahl unbegrenzt ist, sieht jeder Träger seine eigenen Ausrüstungen, deren Herstellerinformationen und Fristen. Das Werkzeug macht Bewusstsein im Feld überprüfbar, ersetzt aber weder Ihre Unterweisungen noch Ihre Sicherheitsgespräche.
Kapitel 8 — Betrieb

Betriebliche Steuerung, Maßnahmenhierarchie und Beschaffung

Hier nennt die Norm die PSA ausdrücklich — auf der letzten Stufe der Maßnahmenhierarchie. Das sollte man offen aussprechen: GearTracker beseitigt keine Gefährdung. Es stellt sicher, dass die letzte Barriere intakt, aktuell und nachweisbar ist.
8.1.1
Kriterien für die Prozesse festlegen, die Steuerung entsprechend diesen Kriterien umsetzen und die dokumentierte Information aufbewahren, die Vertrauen darauf gibt, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden.
Abgedeckt
Wiederverwendbare Prüfchecklisten je Ausrüstungsfamilie sind diese Kriterien: Zwei Prüfer kontrollieren dasselbe, und jede Antwort wird archiviert. Die zeitgestempelte, namentliche Historie ist die dokumentierte Information — inhaltlich deckungsgleich mit Nr. 8.3 der TRBS 1201.
8.1.2 (e)
Die Maßnahmenhierarchie anwenden — Gefährdung beseitigen, ersetzen, technische Maßnahmen und Arbeitsorganisation, organisatorische Maßnahmen einschließlich Unterweisung, und zuletzt geeignete persönliche Schutzausrüstung.
Teilweise abgedeckt
GearTracker wirkt ausschließlich auf der letzten Stufe und sagt das auch: Es beseitigt und ersetzt keine Gefährdung. Eine PSA mit abgelaufener Prüfung, ohne passende Befähigung des Trägers oder jenseits der Ablegereife ist jedoch keine geeignete PSA — und genau das verhindert das Werkzeug.
8.1.3
Vorübergehende und dauerhafte Änderungen mit Auswirkung auf die SGA-Leistung steuern und die Folgen unbeabsichtigter Änderungen prüfen.
Teilweise abgedeckt
Umverteilung, Trägerwechsel, Aussonderung, Außerbetriebnahme: Jede Bewegung wird nachvollziehbar, datiert und namentlich erfasst. Den Änderungsprozess selbst müssen Sie weiterhin formalisieren — das Werkzeug liefert die Datenlage, nicht das Verfahren.
8.1.4.1 · 8.1.4.2
Die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen steuern und die Anforderungen mit Auftragnehmern abstimmen, einschließlich der Gefährdungen aus deren Tätigkeiten.
Abgedeckt
Ausrüstungen von Nachunternehmern und Zeitarbeitskräften laufen im selben Bestand mit denselben Fristen und Nachweisen. Über Ordner und Bezeichnungen isolieren Sie einen Auftragnehmer, eine Baustelle oder einen Standort und weisen dessen Konformitätsstand auf Anforderung eines Auftraggebers nach — etwa im Rahmen einer SCC/SCP-Prüfung.
Kapitel 9 — Bewertung der Leistung

Überwachung, Einhaltung von Rechtsvorschriften und internes Audit

Kap. 9.1.2 ist das Gegenstück zu 6.1.3: Nachdem Sie Ihre rechtlichen Verpflichtungen ermittelt haben, müssen Sie deren Einhaltung nachweisen — in festgelegter Häufigkeit und dokumentiert. Hier verbrauchen Organisationen die meiste Zeit in der Auditvorbereitung.
9.1.2
Die Bewertung der Einhaltung rechtlicher und anderer Verpflichtungen planen und umsetzen, deren Häufigkeit festlegen, die Ergebnisse bewerten und als dokumentierte Information aufbewahren.
Abgedeckt
Die Konformitätsquote wird laufend berechnet: fristgerechte, überfällige, abgelaufene und außer Betrieb genommene Ausrüstungen. Der datierte PDF- oder CSV-Export ist Ihr Nachweis der Konformitätsbewertung für den Ausrüstungsbereich — auf Knopfdruck, nicht am Vorabend des Audits rekonstruiert.
9.1.1
Festlegen, was überwacht und gemessen wird, mit welchen Methoden und Bewertungskriterien, wann gemessen und wann analysiert wird, und die geeignete dokumentierte Information aufbewahren.
Abgedeckt
Konformitätsquote, überfällige Fristen, zu prüfende oder zu ersetzende Ausrüstungen, Verteilung nach Status: Die Kennzahlen entstehen maschinell aus den Bestandsdaten, ohne manuelles Nachzählen und ohne Zwischentabelle.
9.2
Interne Audits in geplanten Abständen durchführen, um die Konformität mit den eigenen Anforderungen und denen der Norm zu prüfen.
Teilweise abgedeckt
GearTracker versorgt Ihre internen Audits mit belastbaren Ausrüstungsdaten und dient als Grundlage bei Begehungen, ersetzt aber weder Ihr Auditprogramm noch Ihre internen Auditoren.
Kapitel 10 — Verbesserung

Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen

10.2
Auf Vorfälle und Nichtkonformitäten reagieren, deren Ursachen bewerten, die erforderlichen Maßnahmen umsetzen, deren Wirksamkeit prüfen und dokumentierte Information über Art und Maßnahmen aufbewahren.
Abgedeckt
Eine auf „zu reparieren“ oder „ausgesondert“ gesetzte Ausrüstung mit Kommentar, Foto und Bearbeiter ist ein Nachweis der Nichtkonformität. Ihre datierte, namentliche Rückkehr zu „einsatzsicher“ ist der Nachweis des Abschlusses der Korrekturmaßnahme. Der Regelkreis aus Kap. 10.2 schließt sich von selbst, ohne paralleles Register.

Ihr Rechtskataster in Deutschland

Kap. 6.1.3 verpflichtet Sie, die anwendbaren Vorschriften zu ermitteln; Kap. 9.1.2, deren Einhaltung nachzuweisen. Hier ist, was das im deutschen Recht für einen Ausrüstungsbestand konkret bedeutet — und was das Werkzeug daraus macht.

VorschriftWas sie fordertWas GearTracker daraus macht
§ 3 Abs. 6 BetrSichVDer Arbeitgeber legt auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung, der Herstellerinformationen und der vorgesehenen Betriebsweise Art, Umfang und Fristen der Prüfungen sowie die prüfende Person fest. Das ist wörtlich dieselbe Aufgabe wie Kap. 6.1.3 der ISO 45001Prüffrist, Prüfumfang über die Checkliste und Prüfer werden je Ausrüstung hinterlegt — das Ergebnis Ihrer Gefährdungsbeurteilung wird betrieblich wirksam statt in einem Ordner zu verschwinden
§ 14 Abs. 2 BetrSichVArbeitsmittel, die schädigenden Einflüssen ausgesetzt sind, sind wiederkehrend von einer zur Prüfung befähigten Person in den nach § 3 Abs. 6 ermittelten Fristen zu prüfenAutomatische Erinnerung 30 Tage vor Fälligkeit; jede Prüfung wird namentlich der befähigten Person zugeordnet, die sie durchgeführt hat
§ 14 Abs. 7 BetrSichVDas Prüfergebnis ist aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren, mit Name der befähigten Person; elektronische Aufbewahrung ist zulässig. Bei wechselnden Einsatzorten ist am Einsatzort ein Nachweis der letzten Prüfung vorzuhaltenDer zweite Halbsatz ist der eigentliche Gewinn: NFC-Tag oder QR-Code an der Ausrüstung, und der Nachweis der letzten Prüfung ist am Einsatzort verfügbar — ohne dass jemand Papier mitführen muss. Zugleich erfüllt das Kap. 7.5.3 der ISO 45001
Anhang 3 BetrSichVFür bestimmte Arbeitsmittel — etwa Krane und Flüssiggasanlagen — sind die Aufzeichnungen abweichend über die gesamte Verwendungsdauer aufzubewahrenDie Historie einer Ausrüstung bleibt über ihre gesamte Lebensdauer erhalten und ist jederzeit als PDF oder CSV exportierbar
TRBS 1201, Nr. 8.3Die Dokumentation muss mindestens Art der Prüfung, Prüfumfang, Prüfergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person enthaltenGenau die Felder eines Prüfeintrags: Prüfungstyp, Checklistenantworten, Status, Kommentar, Foto und Bearbeiter
DGUV Regel 112-198 / 112-199 und DGUV Grundsatz 312-906Für PSA gegen Absturz: Sichtprüfung vor jeder Benutzung durch den Anwender und mindestens jährliche Prüfung durch einen Sachkundigen; sofortige Aussonderung nach Sturzbelastung oder Beschädigung12-Monats-Frist je Ausrüstung, Status „zu reparieren“ oder „ausgesondert“ mit Kommentar und Foto, und eine Historie, die den Sachkundigen namentlich ausweist
HerstellerinformationenÜberall dort, wo keine Vorschrift eine Frist nennt, gilt die Herstellerinformation — und bei abweichenden Angaben gilt die strengereFrist je Ausrüstung frei konfigurierbar; der integrierte Katalog hinterlegt die Herstellerinformationen großer Marken (Petzl, Beal, 3M, CAMP, Edelrid …) bereits vor

note

Diese Tabelle gilt für Deutschland. Da die ISO 45001 international ist, muss jeder Standort sein eigenes Kataster aufbauen: Die französische, spanische, italienische und US-amerikanische Fassung dieser Seite nennen die Vorschriften ihres jeweiligen Marktes. Für Konzerne mit mehreren Ländern ist das ein echter Aufmerksamkeitspunkt: Ein einziges ISO-45001-System muss so viele Rechtskataster aufnehmen, wie es Länder gibt.

Die 6 Nachweise, die der Auditor stichprobenartig prüft

Ein ISO-45001-Auditor liest nicht Ihren gesamten Bestand. Er greift sich vor Ort zwei oder drei Ausrüstungen heraus und geht die Nachweiskette rückwärts. Fehlt ein Glied, ist das eine Abweichung — und die nächste Stichprobe fällt größer aus.

Erwarteter NachweisKapitelWo in GearTracker
Das Kataster der für Ihre Arbeitsmittel geltenden Rechtsvorschriften und der daraus folgenden Fristen6.1.3Die je Ausrüstung hinterlegte Frist, mit dem Bestand exportierbar
Der Nachweis durchgeführter Prüfungen: Datum, Prüfer, Ergebnis9.1.2Historie der Ausrüstung mit archivierten Checklistenantworten
Dokumentierte Information, verfügbar am Arbeitsplatz7.5.3Datensatz per NFC- oder QR-Scan erreichbar, inklusive Herstellerinformation und Konformitätserklärung
Der Nachweis, dass der Träger für die genutzte Ausrüstung befähigt und unterwiesen ist7.2Nutzerbezogene Konformitätsansicht: Unterweisungen, Befähigungen, Auffrischungstermine, zugewiesene Ausrüstungen
Die dokumentierte Behandlung einer Feststellung bis zum Abschluss10.2Status „zu reparieren“ / „fehlt“ / „ausgesondert“ mit Kommentar, danach datierte Rückkehr zu „einsatzsicher“
Ergebnisse von Überwachung und Messung, beziffert und über die Zeit verfolgt9.1.1Dashboard und datierter PDF- oder CSV-Export

GearTracker-Datensatz eines Petzl ASAP LOCK Auffanggeräts: Marke, Modell, Seriennummer, Prüfhistorie mit Prüfer und Datum, nächste Frist und Ablegereife

Die vollständige Nachweiskette auf einem Bildschirm, erreichbar durch Scannen der Ausrüstung: Identifikation, Prüfhistorie mit Prüfer, angewandte Frist und Ablegereife. Genau das fordern Kap. 7.5.3 und 9.1.2 — und § 14 Abs. 7 BetrSichV.

Kap. 10.2: Feststellung, Korrekturmaßnahme, Abschluss

Kapitel 10 dokumentieren Organisationen am schlechtesten, weil es bedeutet, die eigenen Mängel festzuhalten. Die Norm verlangt für jede Nichtkonformität, zu reagieren, die Ursachen zu bewerten, die erforderlichen Maßnahmen umzusetzen, deren Wirksamkeit zu prüfen und dokumentierte Information darüber aufzubewahren.

Für einen Ausrüstungsbestand ist die gute Nachricht: Dieser Regelkreis existiert bereits — sofern er unterstützt wird. Eine bei der Prüfung auf „zu reparieren“ gesetzte Ausrüstung mit Kommentar, Foto und Bearbeiter ist ein Nachweis der Nichtkonformität. Sie bleibt im Dashboard sichtbar, bis sie wieder konform ist. Ihre datierte, namentliche Rückkehr zu „einsatzsicher“ ist der Nachweis, dass die Korrekturmaßnahme durchgeführt und geprüft wurde.

Was ein Auditor an dieser Stelle sucht, ist kein Bestand ohne Feststellungen — ein Bestand ganz ohne gemeldete Abweichung ist im Gegenteil verdächtig, genau wie ein interner Auditbericht ohne jede Nichtkonformität. Gesucht wird die Zeitspanne zwischen Feststellung und Abschluss und der Nachweis, dass die Ausrüstung zwischenzeitlich niemand weiterverwendet hat.

Sammelprüfung von PSA in GearTracker mit den Status einsatzsicher, zu reparieren, fehlt oder ausgesondert und einem Kommentar je Ausrüstung

Jede Prüfung hinterlässt einen datierten, namentlichen und kommentierten Eintrag. Der Status „zu reparieren“ eröffnet die Nichtkonformität, die Rückkehr zu „einsatzsicher“ schließt sie.

Kap. 9.1 und 6.2: die Konformitätsquote als SGA-Ziel

Kap. 6.2 fordert messbare SGA-Ziele — und das ist einer der Punkte, an denen Managementsysteme am regelmäßigsten beanstandet werden. „Die Sicherheit verbessern“ ist kein Ziel; „98 % konforme Ausrüstungen und keine überfällige Prüfung zum 31. Dezember“ ist eines, weil es sich messen, überwachen und belegen lässt.

Es ist zudem ein Ziel, das Sie nicht selbst berechnen müssen: Die Konformitätsquote des Bestands entsteht maschinell und fortlaufend aus Fristen und Status. Sie speist anschließend Kap. 9.1.1 (Überwachung und Messung), Kap. 9.1.2 (Bewertung der Einhaltung) und die Managementbewertung nach Kap. 9.3 — ohne dass eine einzige Zeile von Hand nachgezählt wird.

GearTracker-Dashboard: Anzahl der Ausrüstungen, Verteilung nach Status, überfällige Prüffristen, Benutzer und Unterweisungen

Konformitätsquote, überfällige Fristen, zu prüfende oder zu ersetzende Ausrüstungen: der Wert Ihrer SGA-Ziele, dauerhaft verfügbar statt vor der Managementbewertung rekonstruiert.

Was GearTracker nicht leistet

Die ISO 45001 ist ein vollständiges Managementsystem: Eine Ausrüstungssoftware deckt nur einen Teil davon ab. Das sollte man vor dem Zertifizierungsaudit wissen.

Nicht abgedeckt

ISO-45001-Anforderungen, die andere Mittel erfordern

4 · 5.1 · 5.2 · 5.3
Kontext der Organisation, interessierte Parteien, Anwendungsbereich des Systems, Führung und Verpflichtung, SGA-Politik, Rollen und Verantwortlichkeiten.
Außerhalb des Funktionsumfangs
Das sind Dokumente und Entscheidungen der Unternehmensführung. GearTracker spielt hier keine Rolle — außer, dass es Ihre Ziele mit belastbaren Ausrüstungskennzahlen versorgt.
5.4
Konsultation und Beteiligung der Beschäftigten und ihrer Vertretungen auf allen Ebenen, einschließlich der Beseitigung von Hindernissen für diese Beteiligung. Das ist die Anforderung, die die ISO 45001 am stärksten von anderen Managementnormen unterscheidet.
Außerhalb des Funktionsumfangs
Keine Ausrüstungssoftware deckt das ab. Es beruht auf Ihrem Betriebsrat, Ihren Sicherheitsbeauftragten und Ihrer gelebten Sicherheitskultur.
8.2
Notfallplanung und Reaktion: Planung, regelmäßige Erprobung, Übungen, Kommunikation an interessierte Parteien.
Außerhalb des Funktionsumfangs
GearTracker stellt sicher, dass Rettungs- und Notfallausrüstung geprüft und verfügbar ist, schreibt aber weder Ihre Notfallpläne noch Ihre Übungsszenarien.
10.2 (Untersuchung) · 9.3
Untersuchung von Vorfällen und Ursachenanalyse, internes Auditprogramm, Managementbewertung, kontinuierliche Verbesserung des gesamten Systems.
Außerhalb des Funktionsumfangs
Das Werkzeug liefert Eingangsdaten für die Managementbewertung und für Untersuchungen, doch Analyse, Audit und Bewertung bleiben menschliche Prozesse. Misstrauen Sie jedem Anbieter, der Ihnen „die ISO-45001-Zertifizierung schlüsselfertig“ verspricht.

Die Revision ISO 45001:2027 kommt

Die ISO 45001 wird seit 2024 überarbeitet. Der Entwurf hat den Status DIS (Draft International Standard) erreicht, und die Veröffentlichung der ISO 45001:2027 wird für die Mitte des Jahres 2027 erwartet, mit einer Übergangsfrist von voraussichtlich rund drei Jahren — analog zu ISO 9001:2026 und ISO 14001:2026, letztere veröffentlicht am 15. April 2026.

Die angekündigten Themen erweitern den Anwendungsbereich der Norm deutlich:

  • Wohlbefinden bei der Arbeit, nicht mehr nur Sicherheit und Gesundheit im engeren Sinn.
  • Neue Arbeitsformen, darunter mobile Arbeit und hybride Organisationsmodelle.
  • Diversität der Beschäftigten — Geschlecht, Alter, Behinderung — in der Gefährdungsermittlung.
  • Klimawandel, wie in den anderen neueren Managementnormen förmlich in die Anforderungen integriert.
  • Neue Technologien, mit besonderem Augenmerk auf künstliche Intelligenz.
  • Wiedereingliederung nach Unfall oder Erkrankung und Steuerung extern bereitgestellter Dienstleistungen.

Sollte man warten? Nein. Keines dieser Themen ändert die Mechanik der dokumentierten Information zu Arbeitsmitteln: Sie werden weiterhin Ihre rechtlichen Pflichten ermitteln, deren Einhaltung nachweisen und den Nachweis am Arbeitsplatz erreichbar machen müssen. Ein heute strukturierter Bestand übersteht den Übergang ohne Nacharbeit, und Sie haben drei Jahre Zeit, den Rest des Systems anzupassen.

note

Ein terminlicher Punkt verdient allerdings Aufmerksamkeit: Fällt Ihr Rezertifizierungsaudit nach der Veröffentlichung, erwartet Ihre Zertifizierungsstelle die Ausrichtung auf die neue Fassung. Besser, jetzt die Bausteine zu legen, die sich nicht ändern werden.

Den Ausrüstungsbereich Ihres ISO-45001-Audits in 6 Schritten vorbereiten

Die Reihenfolge zählt: Jeder Schritt macht den nächsten günstiger.

1

Das Rechtskataster für Ihre Ausrüstungen aufbauen

Das ist Kap. 6.1.3 und der zwingende Ausgangspunkt. Notieren Sie je Ausrüstungsfamilie die anwendbare Vorschrift und die daraus folgende Frist: § 3 Abs. 6 in Verbindung mit § 14 BetrSichV, DGUV Regel 112-198 für PSA gegen Absturz, DGUV Vorschrift 3 für elektrische Betriebsmittel, sonst die Herstellerinformation. Solange dieses Kataster nicht existiert, ist nichts auditierbar.
2

Alle betroffenen Ausrüstungen erfassen

Nicht nur PSA: Hebezeuge und Anschlagmittel, Zugangsmittel für Höhenarbeiten, Feuerlöscher, Elektrowerkzeuge, Fahrzeuge. Ein Managementsystem, das bei der PSA aufhört, hinterlässt eine Lücke, die der Auditor bei der ersten Frage sieht. Wenn Sie bereits eine Excel-Datei haben, schicken Sie sie uns — wir übernehmen den Import.
3

Die Frist an jeder Ausrüstung hinterlegen

Dieser Schritt macht aus dem theoretischen Kataster ein funktionierendes System. Die automatischen Erinnerungen übernehmen dann 30 Tage vor Fälligkeit: keine abgelaufene Prüfung mehr, die erst im Audit auffällt.
4

Die dokumentierte Information an jedem Datensatz hinterlegen

Herstellerinformation, Konformitätserklärung, letzter Prüfbericht. Das ist Kap. 7.5.3 — und es macht das Vor-Ort-Audit einfach, weil alles durch Scannen der Ausrüstung am Arbeitsplatz erreichbar wird. Zugleich erfüllt es die Pflicht aus § 14 Abs. 7 BetrSichV, den Nachweis am Einsatzort vorzuhalten.
5

Prüfungen mit Checklisten standardisieren

Eine wiederverwendbare Checkliste je Ausrüstungsfamilie ist genau das, was Kap. 8.1.1 unter Prozesskriterien versteht. Sie stellt sicher, dass zwei Prüfer dasselbe kontrollieren und die Antworten als Nachweis erhalten bleiben.
6

Konformitätsbewertung und Kennzahlen erzeugen

Ein datierter PDF-Export des Bestands und seiner Prüfungen dient als Nachweis nach Kap. 9.1.2 und liefert den Wert Ihrer Ziele aus Kap. 6.2 für die Managementbewertung. Sie gehen mit einem Nachweis ins Audit, nicht mit einer Absichtserklärung.

Warum GearTracker für ein ISO-45001-System

  • Kap. 6.1.3 wird betrieblich wirksam — die Frist ist keine Zeile in einem theoretischen Kataster mehr, sondern hängt an der Ausrüstung selbst und löst Erinnerungen aus. Zugleich erfüllt sie § 3 Abs. 6 BetrSichV.
  • Kap. 9.1.2 liegt auf Knopfdruck vor — der datierte PDF- oder CSV-Export des Bestands und seiner Prüfungen dient als Nachweis der Konformitätsbewertung.
  • Kap. 7.5.3 ist im Feld erfüllt — NFC- oder QR-Scan, und der Nachweis öffnet sich dort, wo gearbeitet wird. Das erfüllt zugleich § 14 Abs. 7 BetrSichV.
  • Kap. 10.2 schließt sich von selbst — Feststellung, Bearbeiter, Kommentar und Abschlussdatum, ohne paralleles Register.
  • Ein Bestand für alles — PSA, kollektive Schutzeinrichtungen, Hebezeuge, Zugangsmittel, Feuerlöscher, Elektrowerkzeuge, Fahrzeuge: Der Anwendungsbereich des Systems endet nicht bei der PSA.
  • Unterweisungen und Befähigungen am selben Ort — damit Sie bei Kap. 7.2 nicht verlieren, was Sie bei Kap. 8.1 gewonnen haben.
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note

Die ISO 45001 ist eine Norm der Internationalen Organisation für Normung. GearTracker ist weder mit der ISO verbunden noch eine Zertifizierungsstelle noch ein Beratungsunternehmen: Die Zertifizierung erteilt eine akkreditierte Zertifizierungsstelle. Die auf dieser Seite genannten Anforderungen sind sinngemäß wiedergegeben und nicht zitiert — der Normtext ist urheberrechtlich geschützt und muss bei der ISO oder beim DIN erworben werden. Prüfen Sie die für Ihr Audit geltende Fassung stets mit Ihrer Zertifizierungsstelle.

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FAQ – GearTracker und die ISO 45001

Nein, und keine Software kann das. Die ISO 45001 ist ein vollständiges SGA-Managementsystem: Kontext, Führung, Politik, Beteiligung der Beschäftigten, Notfallvorsorge, Untersuchungen, internes Audit, Managementbewertung. GearTracker deckt dagegen den gesamten Bereich Arbeitsmittel und PSA ab, der sich durch die Kapitel 6 bis 10 zieht und zu den aufwendigsten in der Vorbereitung gehört.
Nein — das ist das häufigste Missverständnis. Die ISO 45001 ist eine Managementsystemnorm und nennt keine Fristen. Sie verlangt, die anwendbaren rechtlichen Verpflichtungen zu ermitteln (Kap. 6.1.3) — in Deutschland § 3 Abs. 6 und § 14 BetrSichV, DGUV Regel 112-198 für PSA gegen Absturz, sonst die Herstellerinformation — und deren Einhaltung anschließend zu bewerten und nachzuweisen (Kap. 9.1.2).
Nein. Die Norm fordert dokumentierte Information, ohne ein Medium vorzugeben: Auf dem Papier können eine Tabelle oder ein Ordner genügen. In der Praxis verlangt Kap. 7.5.3, dass diese Information dort und dann verfügbar ist, wo und wann sie benötigt wird — also am Arbeitsplatz, nicht im Schrank der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Dieselbe Logik steckt in § 14 Abs. 7 BetrSichV, der den Nachweis am Einsatzort verlangt. Das ist die Anforderung, an der ein Ordner scheitert.
Vor allem: 6.1.3 (rechtliche Verpflichtungen für Arbeitsmittel), 6.2 (messbare SGA-Ziele), 7.2 (Kompetenz und Befähigungen), 7.5.3 (dokumentierte Information am Arbeitsplatz), 8.1.1 (Prozesskriterien und Nachweise), 8.1.2 (e) (geeignete PSA), 8.1.4 (Beschaffung und Auftragnehmer), 9.1.1 und 9.1.2 (Überwachung und Konformitätsbewertung) sowie 10.2 (Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen).
Auf Stichproben mit Nachweis, nicht auf Absichten. Er greift sich vor Ort zwei oder drei Ausrüstungen heraus und geht die Kette rückwärts: Welche Rechtsvorschrift gilt, welche Frist folgt daraus, wann fand die letzte Prüfung statt, durch wen, mit welchem Ergebnis, wo sind Herstellerinformation und Konformitätserklärung, und was geschah, als ein Mangel festgestellt wurde. Passt die Antwort in einen Scan, ist das Thema erledigt.
Sie ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht. ArbSchG, BetrSichV und das DGUV-Regelwerk sind geltendes Recht und bilden die Untergrenze; die ISO 45001 ist eine freiwillige Managementnorm, die von einer akkreditierten Stelle zertifiziert wird und von Ihnen verlangt, genau diese Untergrenze zu ermitteln und ihre Einhaltung nachzuweisen. In der Praxis erleichtert ein solides ISO-45001-System eine Prüfung durch Berufsgenossenschaft oder Gewerbeaufsicht erheblich, weil dieselben Aufzeichnungen beides bedienen — ebenso wie ein SCC/SCP-Audit.
ISO 45001:2018. Eine Revision läuft: Der Entwurf hat den DIS-Status erreicht, die Veröffentlichung der ISO 45001:2027 wird für die Mitte des Jahres 2027 erwartet, mit einer Übergangsfrist von voraussichtlich rund drei Jahren wie bei ISO 9001:2026 und ISO 14001:2026. Nichts deutet auf eine Änderung der Anforderungen an dokumentierte Information zu Arbeitsmitteln hin.
Nein. Die angekündigten Themen — Wohlbefinden bei der Arbeit, neue Arbeitsformen, Diversität, Klimawandel, künstliche Intelligenz, Wiedereingliederung — berühren die Mechanik der dokumentierten Information zu Arbeitsmitteln nicht. Ein heute strukturierter Bestand übersteht den Übergang unverändert, und Sie haben drei Jahre Zeit, den Rest anzupassen.
Ja. Die OHSAS 18001 wurde zurückgezogen, die Migrationsfrist ist längst abgelaufen: Der weltweite Übergang zur ISO 45001 ist abgeschlossen. Verweist Ihre interne Dokumentation noch auf die OHSAS 18001, ist das ein Veraltungssignal, das ein Auditor aufgreift.
Dort zahlt es sich am stärksten aus. Der Zertifizierungszyklus dauert drei Jahre mit jährlichen Überwachungsaudits — und genau diese bringen Organisationen zu Fall, wenn die Energie des Erstaudits verflogen ist und Prüfungen in Verzug geraten sind. Fristenerinnerungen und eine laufende Konformitätsquote halten das Niveau zwischen den Besuchen, ohne Aufholjagd.
Nein. GearTracker ist eine Software zur Verwaltung von Ausrüstungen und PSA. Die ISO-45001-Zertifizierung wird von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle erteilt, die unabhängig von der ISO und von uns ist. Wir sind weder mit der ISO verbunden noch Beratungsunternehmen, noch befugt zu auditieren oder zu zertifizieren.
Wenn Sie von einer vorhandenen Excel-Datei ausgehen, rechnen Sie mit wenigen Tagen: Wir übernehmen den Import, Sie bestätigen die Fristen aus Ihrem Rechtskataster und starten eine Prüfkampagne für einen sauberen Ausgangsstand. Was man nicht unterschätzen sollte, ist nicht das Werkzeug, sondern das Nachholen der Ausrüstungen, deren Prüfungen bereits überfällig sind.

Große Unternehmen oder Vereine, sie vertrauen uns

Capgemini
Audrey G.

Audrey G.

HSE Manager bei Capgemini

Dieses Tool ist ein echter Leistungshebel für unsere Tätigkeit. Die Plattform ist intuitiv, reibungslos und besonders einfach zu bedienen. Der schnelle Zugriff auf Informationen und die Automatisierung zahlreicher Aufgaben ermöglichen uns im Alltag erhebliche Zeitersparnisse und steigern gleichzeitig die Effizienz unserer Prozesse.

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Bonduelle
Christian M.

Christian M.

Lagerleiter bei Bonduelle

Seit wir letztes Jahr begonnen haben, GearTracker zu nutzen, war unsere Erfahrung äußerst positiv.

Die Plattform hat die Verwaltung unserer persönlichen Schutzausrüstung (PSA) und anderer regulierter Ausrüstungen erheblich vereinfacht. Funktionen wie Fälligkeitsalarme, Nachverfolgung von Vorfällen und Reparaturen haben uns ermöglicht, wertvolle Zeit zu sparen und die Sicherheit unserer Teams zu gewährleisten.

Was GearTracker wirklich auszeichnet, ist die Qualität der Beziehungen zu den Gründern. Ihre Reaktionsfähigkeit ist vorbildlich. Ihre persönliche Unterstützung hat den Unterschied gemacht und die Integration der Lösung reibungslos und effizient gestaltet. Wir empfehlen GearTracker nachdrücklich jeder Organisation, die ihre Ausrüstungsverwaltung optimieren möchte.

Club Alpin Français Annecy
Alexis R.

Alexis R.

CAF Annecy

Beim CAF Annecy suchten wir nach einer einfachen und effizienten Lösung zur Verwaltung unserer PSA. Mit GearTracker war die Einführung schnell und intuitiv. Schon in den ersten Tagen konnten die Ehrenamtlichen die Anwendung ohne Schulung oder Bedienungsanleitung nutzen. Für uns ist das der Beweis für eine durchdachte Software.

Auch das GearTracker-Team ist eine echte Stärke. Unsere Verbesserungsvorschläge werden wirklich gehört, und mehrere davon wurden in die folgenden Updates aufgenommen.

GearTracker ist eine moderne, zuverlässige und sich ständig weiterentwickelnde Lösung. Sie spart uns wertvolle Zeit bei der Verwaltung unserer PSA und ermöglicht es uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: unsere Aktivitäten. Wir empfehlen diese Lösung allen Vereinen und Organisationen, die ihre Ausrüstungsverwaltung vereinfachen möchten.

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