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Equipos, EPI y cumplimiento del personal en un sistema de gestión de la SST, capítulo a capítulo
Cómo GearTracker ayuda a cumplir la norma ISO 45001
ISO 45001 no impone ninguna periodicidad de revisión. Exige que identifiques las que te impone la legislación española, que demuestres que las cumples y que esa prueba esté disponible donde se trabaja. Es exactamente lo que produce GearTracker.
ISO 45001 en breve
ISO 45001 es la norma internacional de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Publicada en 2018, sustituyó a OHSAS 18001 y se ha convertido en la tercera norma de gestión más certificada del mundo: 542 527 certificados válidos que cubren 941 546 centros en 2024, solo por detrás de ISO 9001 e ISO 14001. España figura de forma estable entre los diez primeros países del mundo por número de certificados.
Como todas las normas de gestión recientes, sigue la estructura de alto nivel de 10 capítulos, articulada en torno al ciclo PDCA. Los tres primeros son introductorios; los siete siguientes contienen los requisitos auditables:
| Capítulo | Título | Qué exige |
|---|---|---|
| 4 | Contexto de la organización | Comprender el entorno y las partes interesadas, definir el alcance del sistema |
| 5 | Liderazgo y participación de los trabajadores | Compromiso de la dirección, política de SST y consulta efectiva a los trabajadores |
| 6 | Planificación | Peligros, riesgos, requisitos legales aplicables, objetivos de SST medibles |
| 7 | Apoyo | Recursos, competencia, toma de conciencia, comunicación, información documentada |
| 8 | Operación | Control operacional, jerarquía de controles, cambios, compras, emergencias |
| 9 | Evaluación del desempeño | Seguimiento y medición, evaluación del cumplimiento, auditoría interna, revisión por la dirección |
| 10 | Mejora | Incidentes, no conformidades y acciones correctivas, mejora continua |
Algunas referencias antes de empezar:
- La certificación la emite una entidad de certificación acreditada, no la propia ISO.
- El ciclo dura tres años: una auditoría inicial en dos fases, después auditorías de seguimiento anuales y finalmente una auditoría de renovación.
- La auditoría combina revisión documental, observación del trabajo real y entrevistas con trabajadores de todos los niveles.
- Los hallazgos se clasifican en no conformidades mayores o menores; una mayor bloquea la certificación hasta que se cierra con una acción correctiva verificada.
- La norma es genérica: se aplica a cualquier organización, de cualquier tamaño y sector. Esa es su fuerza, y la razón por la que nunca te dirá cada cuánto revisar un arnés.
note
Esta página trata los requisitos de un sistema ISO 45001 que se juegan en las pruebas: equipos y EPI, competencia y vigilancia de la salud de los trabajadores, incidentes y acciones correctivas. Es lo que cubre GearTracker, y son de las partes que más tiempo consumen en la preparación, pero es solo una parte del sistema de gestión esperado.
Lo que la norma exige realmente sobre los equipos
Abre ISO 45001 buscando «revisión anual de los EPI»: no encontrarás nada. Desconcierta la primera vez, y sin embargo ahí está la clave de todo el asunto.
ISO 45001 es una norma de sistema de gestión. No prescribe reglas técnicas; organiza la forma en que vas a identificar tus obligaciones, cumplirlas y demostrarlo. Para un inventario de equipos, eso se juega en tres requisitos encadenados.
- Cap. 6.1.3 — Debes saber qué te exige la ley. La norma exige determinar los requisitos legales aplicables a tus peligros y saber cómo se aplican. Traducido: la periodicidad de revisión de cada uno de tus equipos debe estar identificada, justificada y documentada. La fija la legislación española, no la norma.
- Cap. 9.1.2 — Debes demostrar que los cumples. Es el reverso directo del 6.1.3: evaluar el cumplimiento de esos requisitos con una frecuencia definida, evaluar los resultados y conservar la información documentada. Un registro de obligaciones sin prueba de ejecución es una no conformidad, no un sistema.
- Cap. 7.5.3 — La prueba debe estar donde se trabaja. Es el requisito más subestimado: la información documentada debe estar disponible y ser idónea para su uso dónde y cuándo se necesite. Unas instrucciones del fabricante impecablemente archivadas en la sede, pero inaccesibles para el operario en lo alto de una torre, no lo satisfacen.
ISO 45001 no te pide que revises tus EPI cada doce meses. Te pide que sepas quién te lo exige, que demuestres que lo haces y que esa prueba sea accesible en el puesto de trabajo.
El lugar de los EPI en la jerarquía: mejor asumirlo
El cap. 8.1.2 obliga a aplicar una jerarquía de controles, en este orden: eliminar el peligro, sustituirlo, aplicar controles de ingeniería y reorganización del trabajo, aplicar controles administrativos incluida la formación y, por último, recurrir a EPI adecuados. Los EPI van los últimos porque protegen a un individuo en lugar de suprimir el riesgo en su origen. Es la misma lógica del artículo 15 de la LPRL, que antepone la protección colectiva a la individual.
Digámoslo claro: GearTracker no elimina ningún peligro ni sustituye ninguno. Un auditor que viese un plan de acción apoyado únicamente en los EPI señalaría de inmediato que el cap. 8.1.2 no se está aplicando, y tendría razón.
Pero el último escalón sigue siendo un escalón, y la norma exige EPI adecuados. Un arnés con la revisión caducada, un anticaídas asignado a alguien sin la habilitación correspondiente, un equipo con la vida útil agotada todavía en circulación: eso no son EPI adecuados. Impedir precisamente eso es lo que hace la herramienta.
warning
Lo que ISO 45001 NO exige. No impone software, ni formato documental, ni periodicidad numérica, ni proveedor de revisiones. Cualquier proveedor que te venda una «obligación ISO 45001» de comprar su herramienta te está contando un cuento. La obligación de intervalo viene de la normativa española y de las instrucciones del fabricante; la norma solo exige que la conozcas, la cumplas y puedas demostrarlo.
Capítulo a capítulo: la respuesta de GearTracker
Los números remiten a los capítulos de ISO 45001:2018. Los requisitos están reformulados, nunca citados: el texto de la norma está protegido por derechos de autor y debe adquirirse en ISO o en UNE.
Capítulo 6 — Planificación
Requisitos legales, peligros y objetivos
Es el cimiento, y la parte peor entendida: ISO 45001 no fija ninguna periodicidad de revisión. Exige que vayas a buscar las que te impone la legislación y que después demuestres que las cumples. Sin un inventario de equipos fiable, este capítulo es ingobernable.
6.1.3
Determinar los requisitos legales y otros requisitos aplicables a los peligros, saber cómo se aplican, y mantener esa información actualizada como información documentada.
Cubierto
La periodicidad de revisión se configura equipo por equipo — reglamentaria cuando existe, tomada de las instrucciones del fabricante en caso contrario. Tu registro de requisitos legales deja de ser una hoja de cálculo teórica: pasa a ser una propiedad que lleva cada equipo del inventario.
6.1.2
Identificar los peligros de forma continua, teniendo en cuenta los equipos, los materiales y las condiciones reales de utilización.
Parcialmente cubierto
El inventario exhaustivo, actualizado y nominativo alimenta esa identificación: quién lleva qué, en qué estado, desde cuándo y hasta qué fecha de fin de vida. Es el dato de entrada, no la evaluación en sí — esa sigue siendo tu trabajo.
6.2.1 · 6.2.2
Establecer objetivos de SST medibles, coherentes con la política, y planificar cómo alcanzarlos: qué, quién, cuándo, con qué recursos y cómo se evaluarán los resultados.
Cubierto
«Alcanzar un 98 % de equipos conformes y cero revisiones vencidas a 31 de diciembre» es un objetivo medible cuyo valor está permanentemente en el panel de control. La mayoría de los objetivos de SST suspenden en auditoría por no ser medibles: este lo es de forma mecánica.
Capítulo 7 — Apoyo
Competencia e información documentada
El capítulo 7 contiene el requisito más subestimado de la norma para quien gestiona equipos: el cap. 7.5.3, que exige que la información documentada esté disponible y sea idónea para su uso dónde y cuándo se necesite. No en la oficina. En el puesto de trabajo.
7.5.3
Controlar la información documentada para que esté disponible y sea idónea para su uso dónde y cuándo se necesite, esté adecuadamente protegida, y se gestione su distribución, almacenamiento, control de cambios y conservación.
Cubierto
Aquí es donde gana el escaneo: una etiqueta NFC o un código QR en el equipo, un móvil, y se abre la ficha con las instrucciones del fabricante, el certificado y la última revisión. En obra, ante el auditor, sin carpetas. Cubre además la exigencia del RD 1215/1997 de llevar una prueba material de la última comprobación cuando el equipo sale de la empresa.
7.2
Determinar la competencia necesaria de los trabajadores que puedan afectar al desempeño de la SST, asegurarse de que la poseen y conservar la información documentada que lo acredite.
Cubierto
Las formaciones se registran con sus certificados, las habilitaciones con su propio catálogo y su periodo de renovación, y se envía un aviso antes de cada vencimiento (dos meses antes para una formación, 30 días para una habilitación). Una habilitación puede vincularse a la formación que la justifica: si la formación caduca, la habilitación también queda señalada. El estado de cumplimiento por persona cruza sus formaciones, sus habilitaciones, sus reconocimientos médicos y los equipos que tiene asignados.
7.4 · 7.5.3
Comunicar internamente la información pertinente para la SST, y controlar la distribución, el acceso y las versiones de la información documentada.
Cubierto
Evaluación de riesgos, procedimientos, fichas de datos de seguridad: los documentos de la organización se publican en una carpeta o para todos, con control de versiones, y cada destinatario confirma su lectura. Cada nueva versión vuelve a pedir esa confirmación. Sabes quién ha leído qué versión, y puedes demostrarlo.
7.3
Lograr que los trabajadores tomen conciencia de la política, de los peligros y riesgos que les afectan y de las implicaciones de no cumplir los requisitos.
Parcialmente cubierto
Al ser los usuarios ilimitados, cada portador accede a sus propios equipos, a sus instrucciones y a sus vencimientos, y consulta en su seguimiento personal sus formaciones, reconocimientos médicos y habilitaciones. La herramienta hace verificable la toma de conciencia sobre el terreno, pero no sustituye ni tu acogida preventiva ni tus charlas de seguridad.
Capítulo 8 — Operación
Control operacional, jerarquía de controles y compras
Aquí es donde la norma nombra explícitamente los EPI — en el último escalón de la jerarquía de controles. Mejor asumirlo: GearTracker no elimina ningún peligro. Garantiza que la última barrera está en estado, al día y es demostrable.
8.1.1
Establecer criterios para los procesos, implementar el control conforme a esos criterios y conservar la información documentada necesaria para tener confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado.
Cubierto
Las listas de verificación reutilizables por familia de equipo son esos criterios: dos revisores comprueban lo mismo y cada respuesta queda archivada. El historial con marca de tiempo y nombre del revisor constituye la información documentada que prueba que el proceso funcionó.
8.1.2 (e)
Aplicar la jerarquía de controles — eliminar el peligro, sustituirlo, aplicar controles de ingeniería y reorganización del trabajo, aplicar controles administrativos incluida la formación y, por último, utilizar equipos de protección individual adecuados.
Parcialmente cubierto
GearTracker actúa únicamente en el último escalón, y lo dice: no elimina ni sustituye ningún peligro. Ahora bien, un EPI con la revisión caducada, asignado a quien no tiene la habilitación correspondiente o con la vida útil agotada no es un EPI adecuado — y evitar exactamente eso es lo que hace la herramienta.
8.1.3
Controlar los cambios temporales y permanentes que afecten al desempeño de la SST y revisar las consecuencias de los cambios no previstos.
Parcialmente cubierto
Reasignación, cambio de portador, baja, retirada de servicio: cada movimiento queda trazado, fechado y atribuido. El proceso de gestión del cambio en sí sigue siendo cosa tuya — la herramienta aporta la materia de equipos, no el procedimiento.
8.1.4.1 · 8.1.4.2
Controlar la compra de productos y servicios para asegurar su conformidad con el sistema y coordinar los requisitos con los contratistas, incluidos los peligros derivados de sus actividades.
Cubierto
Los equipos de subcontratas y de personal temporal se siguen en el mismo inventario, con los mismos vencimientos y las mismas pruebas. Las carpetas y etiquetas permiten aislar un contratista, una obra o un centro y emitir su estado de cumplimiento a petición del cliente — justo lo que exige la coordinación de actividades empresariales del RD 171/2004.
Capítulo 9 — Evaluación del desempeño
Seguimiento, cumplimiento legal y auditoría interna
El cap. 9.1.2 es el reverso del 6.1.3: una vez identificadas tus obligaciones legales, hay que demostrar que las cumples, con una frecuencia definida y dejando constancia. Es donde las organizaciones pierden más tiempo preparando la auditoría.
9.1.2
Planificar e implementar la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, determinar su frecuencia, evaluar los resultados y conservar la información documentada.
Cubierto
La tasa de cumplimiento del inventario se calcula de forma continua: equipos en plazo, vencidos, con la vida útil agotada o fuera de servicio. La exportación fechada en PDF o CSV es tu registro de evaluación del cumplimiento para el apartado de equipos, generado con un clic y no reconstruido la víspera de la auditoría.
9.1.2 (trabajadores)
Evaluar también el cumplimiento de los requisitos legales que afectan a los propios trabajadores: vigilancia de la salud, aptitud, habilitaciones y formaciones obligatorias.
Cubierto
Los reconocimientos médicos se siguen por tipo y periodicidad, con el resultado de aptitud y las posibles restricciones, nunca el motivo médico. Un resultado de no apto deja a la persona no conforme de inmediato. Habilitaciones y formaciones tienen su vencimiento de renovación. Se envía un aviso antes de cada vencimiento y otro cuando se supera, y el estado de cumplimiento por persona muestra de un vistazo quién está al día. El registro de vigilancia de la salud de un trabajador se genera bajo demanda, sin ningún dato de salud.
9.1.1
Determinar qué se debe seguir y medir, los métodos, los criterios de evaluación, cuándo medir y cuándo analizar, y conservar la información documentada apropiada.
Cubierto
Tasa de cumplimiento, vencimientos atrasados, equipos a revisar o a sustituir, distribución por estado: los indicadores se producen mecánicamente a partir de los datos del inventario, sin recuentos manuales ni hojas intermedias. El panel de cumplimiento añade formaciones, habilitaciones, reconocimientos médicos e incidentes, por carpeta, con su evolución en 30 días, 90 días o 12 meses.
9.2
Realizar auditorías internas a intervalos planificados para verificar la conformidad con los requisitos propios de la organización y con los de la norma.
Parcialmente cubierto
GearTracker alimenta tus auditorías internas con datos de equipos fiables y sirve de apoyo en las visitas de campo, pero no sustituye ni tu programa de auditoría ni a tus auditores internos.
Capítulo 10 — Mejora
No conformidades y acciones correctivas
10.2
Reaccionar ante los incidentes y no conformidades, evaluar sus causas, implementar las acciones necesarias, revisar su eficacia y conservar información documentada sobre su naturaleza y sobre las acciones tomadas.
Cubierto
Un equipo pasado a «a reparar» o «desechado» con comentario, foto y autor es un registro de no conformidad, y su vuelta a «seguro para el uso», fechada y nominativa, la prueba del cierre. Los sucesos siguen la misma lógica: situaciones peligrosas, cuasi accidentes y daños los declara cualquier trabajador, y se siguen hasta su cierre con acciones correctivas y plazos. El bucle del cap. 10.2 se cierra sin ningún registro paralelo que mantener.
Tu registro legal en España
El cap. 6.1.3 te obliga a identificar los textos aplicables; el cap. 9.1.2, a demostrar que los cumples. Esto es lo que eso significa en la práctica en derecho español para un inventario de equipos, y lo que la herramienta hace con ello.
| Norma | Qué exige | Qué hace GearTracker con ello |
|---|---|---|
| RD 773/1997, art. 3 | El empresario debe determinar los puestos en que se requiere protección individual, elegir los EPI, proporcionarlos gratuitamente y reponerlos cuando sea necesario, y asegurar su mantenimiento | Las entregas se trazan con validación de recepción por el trabajador, y las fechas de fin de vida anticipan la reposición antes de que el equipo deje de proteger |
| RD 773/1997, art. 7 | La utilización, el almacenamiento, el mantenimiento, la limpieza, la desinfección y la reparación de los EPI deben efectuarse de acuerdo con las instrucciones del fabricante | Ahí está el punto: donde no hay periodicidad reglamentaria, manda la instrucción del fabricante. Se configura equipo por equipo, y el catálogo integrado precarga las instrucciones de las grandes marcas (Petzl, Beal, 3M, CAMP, Edelrid…) |
| RD 1215/1997, art. 4.1 y 4.2 | Comprobación inicial tras la instalación y antes de la primera puesta en marcha, nueva comprobación tras cada montaje en un nuevo emplazamiento, y comprobaciones periódicas de los equipos sometidos a influencias que puedan generar deterioros | Cada equipo lleva su periodicidad y su historial; los cambios de emplazamiento y las reasignaciones quedan registrados con fecha y autor |
| RD 1215/1997, art. 4.3 | Las comprobaciones las realiza personal capacitado, los resultados se documentan, están a disposición de la autoridad laboral y deben conservarse durante toda la vida útil del equipo | Este es el requisito que ninguna carpeta de papel aguanta: el historial de un equipo sobrevive a los cambios de responsable de prevención, a las mudanzas y a los diez años de servicio, y se exporta en PDF o CSV cuando hace falta |
| RD 1215/1997, art. 4.4 | Cuando los equipos se empleen fuera de la empresa, deberán ir acompañados de una prueba material de la realización de la última comprobación | Es exactamente el cap. 7.5.3 de ISO 45001 escrito en derecho español, y es el argumento del escaneo: la etiqueta NFC o el QR del equipo es esa prueba material, consultable en obra desde cualquier móvil |
| Ley 31/1995 (LPRL), art. 17 | El empresario debe adoptar las medidas necesarias para que los equipos de trabajo sean adecuados y para que los medios de protección individual se utilicen cuando los riesgos no puedan evitarse por otros medios | La asignación nominativa y los estados de conformidad permiten demostrar que el equipo adecuado, y conforme, estaba asignado a la persona correcta |
| RD 171/2004 | Coordinación de actividades empresariales: acreditar ante el titular del centro el estado de los medios de las empresas concurrentes | Carpetas por contratista u obra, y exportación del estado de cumplimiento a demanda del cliente |
note
Esta tabla vale para España. Al ser ISO 45001 internacional, cada centro debe construir su propio registro: las versiones francesa, alemana, italiana y estadounidense de esta página citan las normas de su mercado. Es un punto de atención real para los grupos multipaís: un único sistema ISO 45001 tiene que absorber tantos registros legales como países de implantación.
Las 6 pruebas que el auditor va a muestrear
Un auditor de ISO 45001 no lee tu inventario entero. Coge dos o tres equipos sobre el terreno y recorre la cadena de prueba hacia atrás. Si falta un eslabón, es un hallazgo — y el siguiente muestreo será más amplio.
| Prueba esperada | Capítulo | Dónde obtenerla en GearTracker |
|---|---|---|
| El registro de requisitos legales aplicables a tus equipos, con las periodicidades que se derivan | 6.1.3 | La periodicidad que lleva cada equipo, exportable junto al inventario |
| La traza de las revisiones realizadas: fecha, autor, resultado | 9.1.2 | Historial del equipo, con las respuestas de la lista de verificación archivadas |
| La información documentada disponible en el puesto de trabajo | 7.5.3 | Ficha del equipo accesible por escaneo NFC o QR, instrucciones y certificado incluidos |
| La prueba de que el portador es competente y está habilitado para el equipo que usa | 7.2 | Estado de cumplimiento por persona: formaciones, habilitaciones, reconocimientos médicos, vencimientos, equipos asignados |
| El tratamiento documentado de una deficiencia detectada, hasta su cierre | 10.2 | Estados «a reparar» / «desaparecido» / «desechado» con comentario, y vuelta fechada a «seguro para el uso»; para un incidente, su seguimiento hasta el cierre y sus acciones correctivas |
| Los resultados de seguimiento y medición, cuantificados y seguidos en el tiempo | 9.1.1 | Panel de control y exportación fechada en PDF o CSV |
Toda la cadena de prueba en una sola pantalla, accesible escaneando el equipo: identificación, cronología de revisiones con su autor, intervalo aplicado y fin de vida. Es lo que piden los cap. 7.5.3 y 9.1.2 — y el art. 4.4 del RD 1215/1997.
Cap. 10.2: el hallazgo, el incidente, la acción correctiva y su cierre
El capítulo 10 es el que peor documentan las organizaciones, porque supone conservar la traza de los propios fallos. La norma exige, para cada no conformidad, reaccionar, evaluar sus causas, emprender las acciones necesarias, verificar su eficacia y conservar información documentada al respecto.
En un inventario de equipos, la buena noticia es que ese bucle ya existe, siempre que esté instrumentado. Un equipo pasado a «a reparar» durante una revisión, con comentario, foto y autor, es un registro de no conformidad. Permanece visible en el panel de control hasta su vuelta a la conformidad. Su regreso a «seguro para el uso», fechado y nominativo, es la prueba de que la acción correctiva se ejecutó y se verificó.
El mismo bucle vale para los sucesos. Una situación peligrosa, un cuasi accidente o un daño se declara desde la aplicación por cualquier usuario, o sin cuenta escaneando el cartel QR del centro, de forma anónima si hace falta. Los administradores reciben un aviso por correo electrónico y siguen la declaración hasta su cierre: personas implicadas, medidas inmediatas, cronología, testimonios, acciones correctivas con plazo. La declaración original nunca se modifica, que es exactamente lo que se espera de una información documentada conservada. El análisis de causas sigue siendo trabajo tuyo.
Lo que un auditor busca en ese momento no es un inventario sin hallazgos — un inventario sin ninguna deficiencia declarada resulta, de hecho, sospechoso, igual que un informe de auditoría interna sin ninguna no conformidad. Lo que busca es el plazo entre la detección y el cierre, y la prueba de que nadie siguió utilizando el equipo mientras tanto.
Cada revisión deja una traza fechada, nominativa y comentada. Un estado «a reparar» abre la no conformidad; la vuelta a «seguro para el uso» la cierra.
Cap. 9.1 y 6.2: convertir la tasa de cumplimiento en un objetivo de SST
El cap. 6.2 exige objetivos de SST medibles — y es uno de los puntos en que más habitualmente se corrige a los sistemas de gestión. «Mejorar la seguridad» no es un objetivo; «alcanzar un 98 % de equipos conformes y cero revisiones vencidas a 31 de diciembre» sí lo es, porque se mide, se sigue y se demuestra.
Es además un objetivo que no tienes que calcular: la tasa de cumplimiento del inventario se produce mecánicamente y en continuo a partir de los vencimientos y los estados. Alimenta después el cap. 9.1.1 (seguimiento y medición), el cap. 9.1.2 (evaluación del cumplimiento) y la revisión por la dirección del cap. 9.3, sin que se recuente ni una línea a mano.
Tasa de cumplimiento, vencimientos atrasados, equipos a revisar o a sustituir: el valor de tus objetivos de SST, disponible de forma permanente en lugar de reconstruido antes de la revisión por la dirección.
Lo que GearTracker no hace
ISO 45001 es un sistema de gestión completo: GearTracker aporta sus pruebas (equipos, competencia de las personas, incidentes), no el gobierno ni la animación de la SST. Mejor saberlo antes de la auditoría de certificación.
Fuera de alcance
Requisitos de ISO 45001 que exigen otros medios
4 · 5.1 · 5.2 · 5.3
Contexto de la organización, partes interesadas, alcance del sistema, liderazgo y compromiso, política de SST, roles y responsabilidades.
Fuera del alcance de la herramienta
Son documentos y decisiones de gobierno. GearTracker no interviene, salvo para alimentar tus objetivos con indicadores de equipos cuantificados.
5.4
Consulta y participación de los trabajadores y sus representantes a todos los niveles, eliminando los obstáculos a esa participación. Es el requisito que más distingue a ISO 45001 de otras normas de gestión.
Parcialmente cubierto
GearTracker solo cubre un aspecto: que cualquier trabajador pueda comunicar una situación peligrosa, con o sin cuenta (cartel QR), y de forma anónima si lo desea. La consulta en sí descansa en tu comité de seguridad y salud, en tus delegados de prevención y en tu cultura preventiva.
8.2
Preparación y respuesta ante emergencias: planificación, pruebas periódicas, simulacros, comunicación a las partes interesadas.
Fuera del alcance de la herramienta
GearTracker garantiza que el material de rescate y emergencia está revisado y disponible, pero no redacta ni tus planes de emergencia ni tus escenarios de simulacro.
10.2 (investigación) · 9.3
Investigación de incidentes y análisis de causas raíz, programa de auditoría interna, revisión por la dirección, mejora continua del sistema en su conjunto.
Fuera del alcance de la herramienta
La herramienta registra los sucesos, los testimonios y las acciones correctivas, y aporta datos de entrada a la revisión por la dirección, pero el análisis de causas, la auditoría y la revisión siguen siendo procesos humanos. Desconfía de todo proveedor que prometa «la certificación ISO 45001 llave en mano».
Llega la revisión ISO 45001:2027
ISO 45001 se está revisando desde 2024. El proyecto ha alcanzado la fase DIS (proyecto de norma internacional) y la publicación de ISO 45001:2027 se espera hacia mediados de 2027, con un periodo de transición que previsiblemente será de unos tres años — como los fijados para ISO 9001:2026 e ISO 14001:2026, esta última publicada el 15 de abril de 2026.
Los temas anunciados amplían notablemente el alcance de la norma:
- El bienestar en el trabajo, y ya no solo la seguridad y la salud en sentido estricto.
- Las nuevas formas de trabajo, incluidos el teletrabajo y los modelos híbridos.
- La diversidad de los trabajadores — género, edad, discapacidad — en la identificación de peligros.
- El cambio climático, integrado formalmente en los requisitos como en las demás normas de gestión recientes.
- Las tecnologías emergentes, con atención específica a la inteligencia artificial.
- La reincorporación laboral tras un accidente o una enfermedad, y el control de los servicios prestados externamente.
¿Conviene esperar? No. Ninguno de estos temas modifica la mecánica de la información documentada sobre los equipos: seguirá habiendo que identificar las obligaciones legales, demostrar que se cumplen y hacer accesible la prueba en el puesto de trabajo. Un inventario estructurado hoy atravesará la transición sin retoques, y dispondrás de tres años para alinear el resto del sistema.
note
Un punto de calendario sí merece atención: si tu auditoría de renovación cae después de la publicación, tu entidad de certificación te pedirá estar alineado con la nueva versión. Mejor colocar ya los ladrillos que no se van a mover.
Preparar el apartado de equipos de tu auditoría ISO 45001 en 6 pasos
El orden importa: cada paso abarata el siguiente.
1
Construir el registro de requisitos legales de tus equipos
Es el cap. 6.1.3 y el punto de partida obligado. Para cada familia de equipo, anota la norma aplicable y la periodicidad que impone: RD 773/1997 y RD 1215/1997, las instrucciones del fabricante en todo lo demás, y la normativa específica que corresponda. Mientras ese registro no exista, nada es auditable.
2
Inventariar todos los equipos afectados
No solo los EPI: aparatos y accesorios de elevación, medios de acceso en altura, extintores, máquinas herramienta, vehículos. Un sistema de gestión que se detiene en los EPI deja un hueco que el auditor ve en la primera pregunta. Si ya tienes un Excel, súbelo a la aplicación: el asistente IA lo importa por ti, tras una prueba con 10 filas.
3
Llevar la periodicidad a cada equipo
Los avisos automáticos toman después el relevo 45 días antes del vencimiento: se acabó la revisión caducada descubierta durante la auditoría.
4
Adjuntar la información documentada a cada ficha
Instrucciones del fabricante, declaración de conformidad, último informe de revisión. Es el cap. 7.5.3 — y es lo que hace fácil la auditoría de campo, porque todo queda accesible escaneando el equipo en el puesto de trabajo.
5
Estandarizar las revisiones con listas de verificación
Una lista reutilizable por familia de equipo es exactamente lo que el cap. 8.1.1 entiende por criterios de proceso. Garantiza que dos revisores comprueban lo mismo y que las respuestas se conservan como prueba.
6
Generar tu evaluación del cumplimiento y tus indicadores
Una exportación en PDF fechada del inventario y de sus revisiones vale como registro a efectos del cap. 9.1.2, y aporta el valor de tus objetivos del cap. 6.2 para la revisión por la dirección. Entras en la auditoría con una prueba, no con una intención.
Por qué GearTracker para un sistema ISO 45001
- El cap. 6.1.3 se vuelve operativo — la periodicidad deja de ser una línea en un registro teórico: la lleva el propio equipo y dispara avisos.
- El cap. 9.1.2 se obtiene con un clic — la exportación fechada en PDF o CSV del inventario y de sus revisiones vale como registro de evaluación del cumplimiento.
- El cap. 7.5.3 se satisface sobre el terreno — escaneo NFC o QR, y la prueba se abre donde se trabaja, incluso en un móvil sin cuenta. Es también la «prueba material» del art. 4.4 del RD 1215/1997.
- El cap. 10.2 se cierra de forma nativa — el hallazgo, su autor, su comentario y la fecha de cierre, y los incidentes declarados seguidos hasta sus acciones correctivas, sin registro paralelo que mantener.
- Un solo inventario para todo — EPI, protecciones colectivas, elevación, medios de acceso en altura, extintores, máquinas herramienta, vehículos: el alcance del sistema no se detiene en los EPI.
- Formaciones, habilitaciones y reconocimientos médicos en el mismo sitio — el estado de conformidad de cada persona reúne sus formaciones, habilitaciones, reconocimientos médicos y los equipos que tiene asignados.
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Para profundizar en la herramienta, consulta nuestra página de software de gestión de EPI , o la oferta para grandes cuentas si gestionas varios centros.
note
ISO 45001 es una norma publicada por la Organización Internacional de Normalización. GearTracker no está afiliado a ISO, no es entidad de certificación ni consultora: la certificación la emite una entidad de certificación acreditada. Los requisitos comentados en esta página están reformulados y no citados — el texto de la norma está protegido por derechos de autor y debe adquirirse en ISO o en UNE. Verifica siempre la versión aplicable a tu auditoría con tu entidad de certificación.
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Pruebe antes de firmar: 30 días gratis, activados desde la aplicación, sin tarjeta bancaria. Hasta 500 equipos y 50 personas seguidas; al terminar, sus datos se conservan.
Incluido en todos los planes, incluso FREE
Ninguna funcionalidad está reservada a los planes de pago. De un plan a otro, solo cambian los volúmenes: equipos, personas seguidas y cuota mensual del asistente IA.
- Inspecciones, checklists y reparaciones
- Reconocimientos médicos, habilitaciones y formaciones
- NFC, código QR y código de barras
- Informes PDF, alertas e historial
- Carpetas, etiquetas y transferencias
- Derechos de acceso por rol y por carpeta
- Declaración y seguimiento de incidentes
- Documentos difundidos, con acuse de lectura
- Asistente IA (beta), importación Excel incluida
- Su logo en la aplicación
- Soporte por correo electrónico
- Exportación CSV en un clic
FAQ – GearTracker y la norma ISO 45001
Ya sean grandes empresas o asociaciones, confían en nosotros
Audrey G.
HSE Manager en Capgemini
Esta herramienta constituye un verdadero motor de rendimiento para nuestra actividad. La plataforma es intuitiva, fluida y especialmente fácil de usar. El acceso rápido a la información y la automatización de numerosas tareas nos permiten ahorrar una cantidad significativa de tiempo en el día a día, al tiempo que refuerzan la eficiencia de nuestros procesos.
Gracias a esta solución, nuestros equipos pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido, lo que contribuye directamente a mejorar nuestra productividad. Fiable, eficaz y perfectamente adaptada a nuestras necesidades, esta herramienta aporta un verdadero valor añadido a cualquier organización que desee optimizar su funcionamiento y ganar en eficiencia. La recomiendo plenamente.
Christian M.
Responsable de almacén en Bonduelle
Desde que comenzamos a usar GearTracker el año pasado, nuestra experiencia ha sido extremadamente positiva.
La plataforma ha simplificado significativamente la gestión de nuestros equipos de protección individual (EPI) y otros equipos regulados. Funcionalidades como alertas de vencimiento, seguimiento de incidentes y monitoreo de reparaciones nos han permitido ahorrar tiempo valioso y garantizar la seguridad de nuestros equipos.
Lo que realmente distingue a GearTracker es la calidad de la relación con los fundadores. Su capacidad de respuesta es ejemplar. Su soporte personalizado ha marcado la diferencia, haciendo que la integración de la solución sea fluida y eficiente. Recomendamos ampliamente GearTracker a cualquier organización que busque optimizar la gestión de sus equipos.
Alexis R.
CAF de Annecy
En el CAF de Annecy buscábamos una solución sencilla y eficaz para gestionar nuestros EPI. Con GearTracker, la puesta en marcha fue rápida e intuitiva. Desde los primeros días, los voluntarios pudieron utilizar la aplicación sin formación ni manual de instrucciones. Para nosotros, es la prueba de que se trata de un software bien diseñado.
El equipo de GearTracker también es uno de sus grandes puntos fuertes. Nuestras sugerencias de mejora se escuchan de verdad y varias de ellas se han incorporado en actualizaciones posteriores.
GearTracker es una solución moderna, fiable y en constante evolución. Nos permite ahorrar un tiempo valioso en la gestión de nuestros EPI y centrarnos en lo esencial: nuestras actividades. Recomendamos esta solución a todas las asociaciones y organizaciones que deseen simplificar la gestión de su material.
Una herramienta QHSE para su material y sus equipos.
Siga sus EPI y equipos, las formaciones, habilitaciones y reconocimientos médicos de su personal, y los incidentes, en un solo lugar. Anticipe los vencimientos, conserve sus justificantes y prepare sus auditorías.