Un registro de seguridad en el contexto de la gestión de Equipos de Protección Individual (EPI) es un documento oficial y obligatorio que registra toda la información relacionada con los EPI utilizados dentro de una empresa u organización. Su propósito es asegurar la trazabilidad y el cumplimiento de los EPI para garantizar la seguridad de los usuarios. Es un documento legalmente requerido tanto en el entorno laboral como en el deportivo.
También puede usarlo para gestionar su otro equipo no regulado. Esto le ayudará a monitorear mejor sus activos y reducir drásticamente las pérdidas y robos.
Pero un equipo conforme no basta: la persona que lo utiliza también debe estarlo. Un empleado cuya habilitación, formación o reconocimiento médico ha caducado supone un riesgo, aunque el material esté perfectamente verificado. Por ello, nuestra plantilla ahora hace el seguimiento, además de los equipos, del cumplimiento de sus empleados.
La Plantilla de Excel
Obtenga nuestra herramienta de Excel para la gestión de EPI, diseñada para asegurar la seguridad y el cumplimiento de sus equipos de protección personal. Esta herramienta completa y fácil de usar le permite rastrear y gestionar sus EPI. Aunque no es tan automatizada como un software de gestión de EPI dedicado, le permite realizar gran parte del trabajo de seguimiento de equipos y capacitación de usuarios.
Gestión de equipos de protección personal y otros equipos regulados
Gestión de usuarios de EPI
Seguimiento de las formaciones, habilitaciones y reconocimientos médicos de sus empleados, con vencimientos y estados (vigente, a renovar, caducado)
Visualización automática de vencimientos (inspección o caducidad)
Guía de usuario integrada
Descargar la Plantilla de EPI + Cumplimiento de Empleados (Excel)
Descargar la Plantilla de EPI + Cumplimiento de Empleados (Excel)
Complete su correo electrónico: su archivo le espera en su cuenta de GearTracker.
Su correo electrónico parece ser inválido. Por favor, compruébelo.
¡Ups! Ocurrió un error.
Versión actual: 7.0 del 26 de octubre de 2026.
Aquí hay una vista previa del archivo. Lo proporcionamos de forma gratuita, por supuesto, entendemos que no todos pueden permitirse un software dedicado para esta actividad. Recomendamos el software de gestión de EPI solo si gestiona una gran cantidad de EPI o tiene empleados que los usan.
note
Sin embargo, tenga en cuenta que si tiene más de 30 piezas de equipo, Excel será muy limitado y le hará perder tiempo. Aquí hay una pequeña comparación de características:
Excel
GearTracker
Centralice todos sus equipos de protección individual con sus características técnicas y reglamentarias y ahorre tiempo valioso en su gestión.
Construya un repositorio de todos sus colaboradores con sus asignaciones de equipos.
Controle precisamente los permisos según los roles de cada usuario en la organización.
7 roles son posibles :
Sin cuenta : Sin acceso a la aplicación, pero se le pueden asignar equipos
Portador : Solo puede ver los equipos que tiene asignados y notificar un defecto (correo requerido)
Lector : Solo puede ver los equipos, el historial y los informes (correo requerido)
Examinador : Puede asignar, verificar y enviar un equipo a reparación, pero no puede crearlo ni eliminarlo (correo requerido)
Editor : Gestiona equipos, inspecciones, reparaciones y transferencias, pero no los usuarios (correo requerido)
Responsable : Gestiona los usuarios y los equipos en las carpetas a las que tiene acceso (correo requerido)
Administrador : Acceso completo, incluidos usuarios, facturación y ajustes de la organización (correo requerido)
Los derechos concedidos sobre una carpeta se heredan en sus subcarpetas.
Siga para cada empleado sus formaciones, habilitaciones y reconocimientos médicos, con sus vencimientos. En GearTracker, los justificantes se adjuntan a cada elemento y se le avisa antes de cada vencimiento. En Excel, no se puede asociar ningún documento y no se envía ninguna alerta.
⚡ Ahorro de tiempo
Encuentre instantáneamente la información y documentos de sus equipos gracias a la tecnología NFC o códigos de barras. Requiere un teléfono o tableta compatible NFC y/o una cámara para el código de barras.
Ahorre tiempo valioso al agregar equipos. Escriba el nombre del modelo de su equipo y automáticamente agregaremos a su ficha fotos, manuales e información. Nuestro catálogo incluye todas las grandes marcas (Petzl, Beal, 3M, Edelrid, CAMP, ...) con miles de referencias.
Ahorre tiempo valioso registrando una inspección en un grupo de equipos.
Como todos los usuarios pueden tener acceso a la aplicación sin costo adicional, se vuelve simple comunicarse con los usuarios finales para informarles sobre el estado y las instrucciones de uso de los equipos. Por otro lado, los equipos pueden tener una ficha pública (configuración) que cualquier teléfono puede escanear (NFC o código QR) para acceder a la información.
GearTracker está disponible en su smartphone Android o iOS para gestionar sus equipos desde el campo con total movilidad.
📋 Cumplimiento y trazabilidad
Reduzca significativamente los riesgos legales gracias a un seguimiento riguroso y automatizado del estado de los equipos.
¡Nunca más pierda una fecha límite reglamentaria! Nuestra aplicación le envía recordatorios automáticos para las inspecciones por hacer, los equipos que llegan a su vencimiento y las formaciones, habilitaciones y reconocimientos médicos por renovar.
Creación automática de informes reglamentarios en formato PDF para demostrar su cumplimiento a las autoridades o a cualquier organismo que lo requiera (seguros, ...).
Trazabilidad completa de todas las verificaciones, mantenimientos y eventos relacionados con sus equipos. Cada cambio puede acompañarse de un comentario para precisión.
Puede agregar en cada ficha de equipo todos los documentos técnicos, manuales de uso y certificados de conformidad que desee (formato PDF, ...).
Nuestro sistema valida automáticamente las entradas para evitar errores y garantizar la calidad de los datos. Cuando importamos los archivos Excel de nuestros clientes, constatamos muy regularmente grandes inconsistencias en los datos relacionadas con errores de entrada.
No se pierda nada, todas las acciones de los usuarios se registran y son visibles en la aplicación (para los usuarios con los derechos adecuados).
Organización
Ya sea que tenga unos cientos de equipos o decenas de miles, a menudo es útil organizarlos por carpetas y subcarpetas. Esto también permite restringir el acceso a sus colaboradores dándoles acceso solo a ciertas carpetas. También es posible tener diferentes derechos de acceso según las carpetas (lector en una, editor en otra). En resumen, toda la flexibilidad que necesita para organizarse bien.
Un equipo solo puede tener una carpeta, las etiquetas están ahí para permitir una agrupación transversal de equipos (ej: un tipo de equipo, un lugar, un equipo, un estado, una característica, ...). Nuestro sistema es flexible y se adapta a su organización.
Si sus inspecciones están externalizadas, puede agregar los inspectores en GearTracker con derechos específicos.
“Guía” explica brevemente cómo funciona el archivo.
“Registro de Equipos” para listar sus EPI.
“Cumplimiento empleados” para hacer el seguimiento de las formaciones, habilitaciones y reconocimientos médicos de sus empleados.
“Usuarios” para listar a quienes usan sus EPI y cuyo cumplimiento usted sigue.
Aquí le mostramos cómo usarlo paso a paso:
Agregar Usuarios
Agregue a las personas que utilizan sus EPI y cuyo cumplimiento desea seguir (empleados, trabajadores temporales, etc.). Esta lista alimenta tanto la asignación de equipos como el seguimiento del cumplimiento.
Luego puede asociar fácilmente cada EPI con un usuario para una responsabilidad clara y una mejor trazabilidad.
Agregar Equipos
Agregue sus EPI con información detallada sobre la marca, modelo, número de serie y el estado actual de cada equipo (seguro para usar, inutilizable, etc.).
Luego ingrese el historial de verificación : registre todas las verificaciones realizadas en cada EPI , incluidas fechas, estados y comentarios.
Seguimiento del cumplimiento de los empleados
En la pestaña “Cumplimiento empleados”, agregue una línea por formación, habilitación o reconocimiento médico. Elija al empleado en la lista procedente de la pestaña “Usuarios” e indique:
Tipo: reconocimiento médico, formación o habilitación.
Denominación: por ejemplo socorrista laboral, habilitación eléctrica, trabajo en altura, reconocimiento médico.
Organismo / médico: quién impartió la formación o realizó el reconocimiento.
Fecha de realización y validez (en meses).
¿Justificante archivado?: para ver de un vistazo si falta algún documento.
El vencimiento, los días restantes y el estado se calculan automáticamente: Vigente, A renovar (el vencimiento se acerca) o Caducado. Usted define el plazo de alerta, en días, a partir del cual un elemento pasa a “A renovar”. Un resumen en la parte superior de la pestaña indica la proporción de elementos vigentes, a renovar y caducados.
Limitaciones de la Herramienta
Esta herramienta de Excel tiene algunas limitaciones que queremos que conozca. No impiden una gestión perfecta de EPI si es riguroso, pero debe ser consciente de ellas.
La herramienta no verifica posibles errores de declaración. Por ejemplo, nada impide declarar una fecha de fabricación posterior a la fecha de puesta en servicio, lo que podría llevar a inconsistencias de datos.
Aunque la tabla contiene la información principal, no muestra una hoja de vida única vinculada a una pieza de equipo en particular. Hacerlo requeriría tantas pestañas como piezas de equipo, lo cual es demasiado laborioso para la gestión en Excel.
La herramienta no envía ninguna alerta ni notificación, ni cuando un equipo se vuelve inutilizable ni antes del vencimiento de una formación, una habilitación o un reconocimiento médico. El gerente debe abrir regularmente el archivo para verificar los estados.
No puede realizar búsquedas efectivas, archivar fotos, manuales o justificantes (certificados, aptitudes médicas, diplomas) ni generar hojas de vida o informes de cumplimiento.
Es imposible asegurar la trazabilidad de la información. Por ejemplo, cualquiera con acceso a su archivo de Excel puede modificar o eliminar el historial de un equipo.
Nuevamente, si es riguroso y disciplinado, no tendrá problemas. De lo contrario, recurra a un software de gestión de EPI que hará todo esto automáticamente y de manera colaborativa.
Además, evite el incumplimiento más común durante una auditoría de gestión de EPI compartiendo el archivo con sus usuarios en modo de solo lectura para que puedan verificar su equipo. Comparta una copia sin la pestaña “Cumplimiento empleados”: contiene los datos personales de todos sus empleados (formaciones, habilitaciones, reconocimientos médicos).
Una herramienta QHSE para su material y sus equipos.
Siga sus EPI y equipos, las formaciones, habilitaciones y reconocimientos médicos de su personal, y los incidentes, en un solo lugar. Anticipe los vencimientos, conserve sus justificantes y prepare sus auditorías.
Un arnés, un casco o un detector de gas se vende en unos minutos. Su conformidad se demuestra a lo largo de varios años: quién lo inspeccionó, en qué fecha y en qué estado se encuentra hoy. Reinert, distribuidor luxemburgués centenario, dec...
Implementar una buena gestión de equipos de protección individual (EPI) en un club de escalada es esencial para garantizar la seguridad de los escaladores, así como la longevidad y efectividad del equipo. Aquí tienes una guía detallada para lograrlo....
Luego puede asociar fácilmente cada EPI con un usuario para una responsabilidad clara y una mejor trazabilidad.
Luego ingrese el historial de verificación : registre todas las verificaciones realizadas en cada EPI , incluidas fechas, estados y comentarios.
