Un registre de sécurité dans le cadre de la gestion des Équipements de Protection Individuelle (EPI) est un document officiel et obligatoire qui recense toutes les informations relatives aux EPI utilisés au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Il a pour objectif d’assurer la traçabilité et la conformité des EPI afin de garantir la sécurité des utilisateurs. C’est un document légalement obligatoire dans le monde du travail comme celui du sport.
Ce registre est particulièrement indispensable pour les entreprises qui utilisent des EPI de catégorie 3 (risques mortels) ou des EPI de catégorie 2 (risques intermédiaires). Il est également requis pour les équipements de travail réglementés, tels que les équipements sous pression, les appareils de levage, etc.
Vous pouvez l’utiliser aussi pour gérer vos autres équipements non reglementés. Cela vous permettra de bien surveiller votre matériel et de réduire drastiquement les pertes et les vols.
Le modèle Excel à télécharger gratuitement
Voici notre outil Excel de gestion des EPI, conçu pour assurer la sécurité et la conformité de vos équipements de protection individuelle. Cet outil complet et facile à utiliser vous permet de suivre et de gérer vos EPI. Tout n’est pas automatisé comme sur un logiciel de gestion d’EPI , mais il permet de faire une grande partie du travail de suivi des équipements et des formations de vos utilisateurs.
Gestion des équipements de protection individuelle et autres équipements de réglementés
Gestion des utilisateurs d’EPI
Affichage automatique des expirations (inspection ou péremption)
Guide d’utilisation intégré
Télécharger le modèle de registre de sécurité (Excel)
Télécharger le modèle de registre de sécurité (Excel)
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Si vous gérez beaucoup d'équipements, essayez plutôt GearTracker. Le logiciel pour gagner du temps sur la gestion des équipements et des inspections
Voici un aperçu du fichier. Nous le fournissons gratuitement. Nous savons que tout le monde ne peut pas s’offrir un logiciel dédié à cette activité. On vous recommande le logiciel que si vous gérez un grand nombre d’EPI ou si vous avez des employés qui les utilisent.
note
Attention toutefois, si vous avez plus de 30 équipements, Excel sera très limité et vous fera perdre du temps. Voici un petit comparatif des fonctionnalités :
Excel
GearTracker
Centralisez tous vos équipements de protection individuelle avec leurs caractéristiques techniques et réglementaires et gagnez un temps précieux sur leur gestion.
Construisez un référentiel de tous vos collaborateurs avec leurs affectations d'équipements.
Contrôlez précisément les permissions selon les rôles de chaque utilisateur dans l'organisation.
4 rôles sont possibles :
Sans compte : Pas d'accès à l'application, mais des équipements peuvent lui être assignés
Lecteur : Peut uniquement voir les équipements et les rapports (mail requis)
Examinateur : Peut allouer et vérifier les équipements (mail requis)
Éditeur : Peut tout faire sauf gérer les utilisateurs et la facturation (mail requis)
Enregistrez toutes les formations et habilitations de vos employés, incluant les documents associés. Sur Excel évidemment, aucun document ne peux être associé.
⚡ Gain de temps
Retrouvez instantanément les informations et documents de vos équipements grâce à la technologie NFC ou codes-barres. Nécessite un téléphone ou tablette compatible NFC et/ou une caméra pour le code-barres.
Gagnez un temps précieux lors de l'ajout d'équipements. Tapez le nom du modèle de votre équipement et nous ajouterons automatiquement à sa fiche photos, notices et informations. Notre catalogue c'est toutes les plus grandes marques (Petzl, Beal, 3M, Edelrid, CAMP, ...) sur des milliers de références.
Gagnez un temps précieux en consignant une inspection sur un groupe d'équipements.
Comme tous les utilisateurs peuvent avoir accès à l'application sans surcoût, il devient simple de communiquer avec les utilisateurs finaux pour les informer sur l'état et les consignes d'utilisation des équipements. D'autre part, les équipements peuvent avoir une fiche publique (réglage) que n'importe quel téléphone peut scanner (NFC ou QR code) pour avoir accès aux informations.
GearTracker est disponible sur votre smartphone Android ou iOs pour gérer vos équipements depuis le terrain en toute mobilité.
📋 Conformité et traçabilité
Réduisez significativement les risques juridiques grâce à un suivi rigoureux et automatisé de l'état des équipements.
Ne manquez plus jamais une échéance réglementaire ! Notre application vous enverra des rappels automatiquement pour les échéances d'inspection et les équipements arrivant à expiration.
Création automatique de rapports réglementaires au format PDF pour démontrer votre conformité aux autorités ou à n'importe quel organisme le requérant (assurance, ...).
Traçabilité complète de toutes les vérifications, maintenances et événements liés à vos équipements. Chaque changement peut s'accompagner d'un commentaire pour précision.
Vous pouvez ajouter sur chaque fiche équipement tous les documents techniques, notices d'utilisation et certificats de conformité que vous souhaitez (format PDF, ...).
Notre système valide automatiquement les saisies pour éviter les erreurs et garantir la qualité des données. Lorsque nous importons les fichiers Excel de nos clients, nous constatons très régulièrements de grosses incohérences dans les données liées à des erreurs de saisies.
Ne manquez rien, toutes les actions des utilisateurs sont consignées et visibles dans l'application (pour les utilisateurs ayant les bons droits).
Organisation
Que vous ayez quelques centaines d'équipements ou des dizaines de milliers, il est souvent utile de les organiser par dossier et sous-dossier. Ceci permet également de restreindre l'accès à vos collaborateurs en ne leur donnant accès qu'à certains dossiers. Il est également possible d'avoir des droits d'accès différents en fonction des dossiers (lecteur sur l'un, éditeur sur l'autre). Bref, toute la flexibilité dont vous avez besoin pour bien vous organiser.
Un équipement ne peut avoir qu'un seul dossier, les tags sont donc là pour permettre un regroupement transverse des équipements (ex: un type d'équipement, un lieu, une équipe, un statut, une caractéristique, ...). Notre système est flexible et s'adapte à votre organisation.
Si vos inspections sont externalisées, vous pouvez ajouter les inspecteurs dans GearTracker avec des droits spécifiques.
“Guide” vous explique brièvement comment le fichier fonctionne.
“Registre des équipements” pour lister vos EPI.
“Utilisateurs” pour lister ceux qui emploient vos EPI et leurs formations.
Voici comment l’utiliser par étapes :
Ajout des utilisateurs
Ajoutez les utilisateurs de vos EPI avec des informations sur leurs qualifications et habilitations spécifiques.
Vous pourrez ensuite associer facilement chaque EPI à un utilisateur pour une responsabilité claire et une traçabilité améliorée.
Ajout des équipements
Ajoutez vos EPI avec des informations détaillées sur la marque, le modèle, le numéro de série, l’état actuel de chaque équipement (sûr à l’emploi, inutilisable, etc.).
Puis saisissez l’historique des vérifications : enregistrez toutes les vérifications effectuées sur chaque EPI, y compris les dates, les statuts et les commentaires.
Cet Excel permet de rassembler les informations essentielles sur vos équipements de protection individuelle :
Marque : la marque de l’équipement.
Modèle : le modèle de l’équipement.
Numéro de série : le numéro de série de l’équipement.
Date de fabrication : la date de fabrication de l’équipement.
Date de mise en service : la date à laquelle l’équipement a été mis en service.
Date de péremption : la date à laquelle l’équipement doit être remplacé.
Date de vérification : la date à laquelle l’équipement a été vérifié.
État de l’équipement : l’état actuel de l’équipement (sûr à l’emploi, inutilisable, etc.).
Nom de l’utilisateur : le nom de l’utilisateur de l’équipement.
Historique des vérifications : l’historique des vérifications effectuées sur l’équipement, y compris les dates, les statuts et les commentaires.
Limitations de l’outil
Cet outil Excel présente certaines limitations que nous souhaitons vous faire connaître. Elles n’empêchent pas une parfaite gestion des EPI si vous êtes rigoureux, mais il faut en avoir conscience.
L’outil ne vérifie pas les erreurs potentielles de déclaration. Par exemple, rien n’empêche de déclarer une date de fabrication postérieure à la date de mise en service, ce qui pourrait entraîner des incohérences dans les données.
Bien que le tableau contienne les principales informations, il n’affiche pas de fiche de vie unique liée à un équipement en particulier. Faire ceci nécessiterait autant d’onglets que d’équipements, ce qui est trop chronophage pour une gestion sur Excel.
L’outil ne dispose pas de fonction d’alerte automatique ou de notification lorsqu’un équipement devient inutilisable. Le gestionnaire doit ouvrir régulièrement le fichier pour vérifier l’état des équipements.
Vous ne pouvez pas faire des recherches efficaces, archiver des photos, des notices, ni générer les fiches de vie ou des rapports de conformité.
Il est impossible d’assurer la traçabilité de l’information. Par exemple, toute personne ayant accès à votre Excel pourra modifier l’historique d’un équipement ou le supprimer purement et simplement.
Encore une fois, si vous êtes rigoureux et discipliné, vous n’aurez pas de problème. Sinon, tournez-vous vers un logiciel de gestion d’EPI qui fera tout cela de manière automatisée et collaborative.
Évitez aussi la non-conformité la plus régulière en cas d’audit de votre gestion d’EPI en partageant le fichier à vos utilisateurs en lecture seule pour qu’ils puissent vérifier leurs équipements de protection individuels .
Un logiciel de gestion d’EPI offre une sécurité et une efficacité accrues pour la gestion des EPI. Voici les principaux avantages :
Organisation et traçabilité : Un logiciel de gestion d’EPI permet de suivre facilement les équipements et les utilisateurs, facilitant la traçabilité des EPI et la réponse aux audits.
Sécurité : Un logiciel de gestion d’EPI offre des fonctionnalités de sécurité telles que l’authentification, la gestion des droits et la protection des données.
Efficacité : Un logiciel de gestion d’EPI automatise les tâches répétitives, réduisant le temps nécessaire pour gérer les EPI.
Reporting : Un logiciel de gestion d’EPI fournit des rapports sur l’état des EPI, les formations, les vérifications et les états d’utilisation, facilitant la prise de décision.
L'outil de gestion optimisée des EPI pour les équipes et les individus.
Gérez vos équipements à travers vos équipes, sites, véhicules et plus encore ! Suivez le cycle de vie de votre matériel, accédez aux données des fabricants. Assurez la conformité, réduisez les pertes et vols, et gagnez du temps.
Ce guide en 6 étapes vous explique comment gérer efficacement vos équipements pour :
✅ Réaliser des économies sur le matériel✅ Réduire le risque d’accident✅ Réduire les pannes, les pertes et les vols✅ Réduire le risque légal pour le chef d’équipe et la direction✅ Gagner du temps de ...
La durée de vie d'un équipement de protection individuel (EPI) est importante pour garantir la sécurité des travailleurs. En effet, un EPI en fin de vie peut ne plus remplir correctement sa fonction de protection, mettant ainsi en danger la santé des utilisateurs. Il est donc important de connaître ...
Vous pourrez ensuite associer facilement chaque EPI à un utilisateur pour une responsabilité claire et une traçabilité améliorée.
Puis saisissez l’historique des vérifications : enregistrez toutes les vérifications effectuées sur chaque EPI, y compris les dates, les statuts et les commentaires.
