Registro DPI e conformità dei dipendenti (Modello Excel Gratuito)

Un registro di sicurezza nel contesto della gestione dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) è un documento ufficiale e obbligatorio che registra tutte le informazioni relative ai DPI utilizzati all’interno di un’azienda o organizzazione. Il suo scopo è garantire la tracciabilità e la conformità dei DPI per assicurare la sicurezza degli utenti. È un documento legalmente richiesto sia negli ambienti di lavoro che in quelli sportivi.

Puoi anche usarlo per gestire le tue altre attrezzature non regolamentate. Questo ti aiuterà a monitorare meglio i tuoi beni e a ridurre drasticamente le perdite e i furti.

Ma un’attrezzatura conforme non basta: anche la persona che la utilizza deve esserlo. Un dipendente la cui abilitazione, formazione o visita medica è scaduta rappresenta un rischio, anche con un’attrezzatura perfettamente verificata. Per questo il nostro modello ora monitora, oltre alle attrezzature, la conformità dei tuoi dipendenti.

Il Modello Excel

Ottieni il nostro strumento Excel per la gestione dei DPI, progettato per garantire la sicurezza e la conformità dei tuoi dispositivi di protezione individuale. Questo strumento completo e facile da usare ti consente di tracciare e gestire i tuoi DPI. Sebbene non sia automatizzato come un software dedicato alla gestione dei DPI, ti permette di svolgere gran parte del lavoro di monitoraggio delle attrezzature e della formazione degli utenti.

• Gestione dei dispositivi di protezione individuale e altre attrezzature regolamentate
• Gestione degli utenti dei DPI
• Monitoraggio di formazioni, abilitazioni e visite mediche dei tuoi dipendenti, con scadenze e stati (valido, da rinnovare, scaduto)
• Visualizzazione automatica delle scadenze (ispezione o scadenza)
• Guida utente integrata

Versione attuale: 7.0 del 26 ottobre 2026.

Ecco un’anteprima del file. Lo forniamo gratuitamente, naturalmente, comprendiamo che non tutti possono permettersi un software dedicato per questa attività. Raccomandiamo il software di gestione dei DPI solo se gestisci un gran numero di DPI o hai dipendenti che li utilizzano.

Come Funziona il Modello

Il file ha quattro schede principali:

• “Guida” spiega brevemente come funziona il file.
• “Registro Attrezzature” per elencare i tuoi DPI.
• “Conformità dipendenti” per monitorare formazioni, abilitazioni e visite mediche dei tuoi dipendenti.
• “Utenti” per elencare coloro che utilizzano i tuoi DPI e di cui monitori la conformità.

Ecco come usarlo passo dopo passo:

Aggiunta di Utenti

Aggiungi le persone che utilizzano i tuoi DPI e di cui vuoi monitorare la conformità (dipendenti, lavoratori temporanei, ecc.). Questo elenco alimenta sia l’assegnazione delle attrezzature sia il monitoraggio della conformità.

Puoi quindi facilmente associare ogni DPI a un utente per una chiara responsabilità e una migliore tracciabilità.

Aggiunta di Attrezzature

Aggiungi i tuoi DPI con informazioni dettagliate sul marchio, modello, numero di serie e lo stato attuale di ciascuna attrezzatura (sicura da usare, inutilizzabile, ecc.).

Quindi inserisci la storia delle verifiche : registra tutti i controlli eseguiti su ciascun DPI , comprese date, stati e commenti.

Monitoraggio della conformità dei dipendenti

Nella scheda “Conformità dipendenti”, aggiungi una riga per ogni formazione, abilitazione o visita medica. Scegli il dipendente dall’elenco proveniente dalla scheda “Utenti”, poi inserisci:

• Tipo: visita medica, formazione o abilitazione.
• Denominazione: ad esempio addetto al primo soccorso, abilitazione elettrica, lavoro in quota, visita medica periodica.
• Ente / medico: chi ha erogato la formazione o effettuato la visita.
• Data di svolgimento e validità (in mesi).
• Giustificativo archiviato?: per vedere a colpo d’occhio se manca ancora un documento.

La scadenza, i giorni rimanenti e lo stato si calcolano automaticamente: Valido, Da rinnovare (la scadenza si avvicina) o Scaduto. Sei tu a impostare il termine di avviso, in giorni, oltre il quale un elemento passa a “Da rinnovare”. Un riepilogo in cima alla scheda mostra la quota di elementi validi, da rinnovare e scaduti.

Limitazioni dello Strumento

Questo strumento Excel ha alcune limitazioni di cui vogliamo renderti consapevole. Non impediscono una gestione perfetta dei DPI se sei rigoroso, ma dovresti esserne consapevole.

• Lo strumento non controlla potenziali errori di dichiarazione. Ad esempio, nulla impedisce di dichiarare una data di fabbricazione successiva alla data di messa in servizio, il che potrebbe portare a incoerenze nei dati.
• Sebbene la tabella contenga le informazioni principali, non visualizza un foglio vita unico collegato a un particolare pezzo di attrezzatura. Farlo richiederebbe tante schede quanti sono i pezzi di attrezzatura, il che è troppo dispendioso in termini di tempo per la gestione con Excel.
• Lo strumento non invia alcun avviso né notifica, né quando un’attrezzatura diventa inutilizzabile né prima della scadenza di una formazione, di un’abilitazione o di una visita medica. Il responsabile deve aprire regolarmente il file per controllare gli stati.
• Non puoi eseguire ricerche efficaci, archiviare foto, manuali o giustificativi (certificati, idoneità, diplomi) né generare fogli vita o report di conformità.
• È impossibile garantire la tracciabilità delle informazioni. Ad esempio, chiunque abbia accesso al tuo file Excel può modificare o eliminare la storia di un’attrezzatura.

Ancora una volta, se sei rigoroso e disciplinato, non avrai problemi. Altrimenti, rivolgiti a un software di gestione DPI che farà tutto questo automaticamente e in modo collaborativo.

Inoltre, evita la non conformità più comune durante un audit di gestione DPI condividendo il file con i tuoi utenti in modalità di sola lettura in modo che possano controllare la loro attrezzatura. Condividi una copia senza la scheda “Conformità dipendenti”: contiene i dati personali di tutti i tuoi dipendenti (formazioni, abilitazioni, visite mediche).