Un registro di sicurezza nel contesto della gestione dei Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) è un documento ufficiale e obbligatorio che registra tutte le informazioni relative ai DPI utilizzati all’interno di un’azienda o organizzazione. Il suo scopo è garantire la tracciabilità e la conformità dei DPI per assicurare la sicurezza degli utenti. È un documento legalmente richiesto sia negli ambienti di lavoro che in quelli sportivi.
Puoi anche usarlo per gestire le tue altre attrezzature non regolamentate. Questo ti aiuterà a monitorare meglio i tuoi beni e a ridurre drasticamente le perdite e i furti.
Il Modello Excel
Ottieni il nostro strumento Excel per la gestione dei DPI, progettato per garantire la sicurezza e la conformità dei tuoi dispositivi di protezione individuale. Questo strumento completo e facile da usare ti consente di tracciare e gestire i tuoi DPI. Sebbene non sia automatizzato come un software dedicato alla gestione dei DPI, ti permette di svolgere gran parte del lavoro di monitoraggio delle attrezzature e della formazione degli utenti.
Gestione dei dispositivi di protezione individuale e altre attrezzature regolamentate
Gestione degli utenti dei DPI
Visualizzazione automatica delle scadenze (ispezione o scadenza)
Guida utente integrata
Scarica il Modello di Registro di Sicurezza
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Se gestisci molti equipaggiamenti, prova GearTracker. Il software per risparmiare tempo nella gestione e ispezione degli equipaggiamenti
Ecco un’anteprima del file. Lo forniamo gratuitamente, naturalmente, comprendiamo che non tutti possono permettersi un software dedicato per questa attività. Raccomandiamo il software di gestione dei DPI solo se gestisci un gran numero di DPI o hai dipendenti che li utilizzano.
note
Tuttavia, sii consapevole che se hai più di 30 pezzi di attrezzatura, Excel sarà molto limitato e ti farà perdere tempo. Ecco un piccolo confronto delle funzionalità:
Excel
GearTracker
Centralizzate tutti i vostri dispositivi di protezione individuale con le loro caratteristiche tecniche e normative e risparmiate tempo prezioso nella loro gestione.
Costruite un repository di tutti i vostri collaboratori con le loro assegnazioni di equipaggiamenti.
Controllate precisamente i permessi secondo i ruoli di ogni utente nell'organizzazione.
4 ruoli sono possibili :
Senza account : Nessun accesso all'applicazione, ma possono essergli assegnati equipaggiamenti
Lettore : Può solo vedere gli equipaggiamenti e i rapporti (email richiesta)
Esaminatore : Può allocare e verificare gli equipaggiamenti (email richiesta)
Editore : Può fare tutto tranne gestire gli utenti e la fatturazione (email richiesta)
Registrate tutte le formazioni e abilitazioni dei vostri dipendenti, inclusi i documenti associati. Su Excel ovviamente, nessun documento può essere associato.
⚡ Risparmio di tempo
Ritrovate istantaneamente le informazioni e i documenti dei vostri equipaggiamenti grazie alla tecnologia NFC o codici a barre. Richiede un telefono o tablet compatibile NFC e/o una fotocamera per il codice a barre.
Risparmiate tempo prezioso nell'aggiunta di equipaggiamenti. Digitate il nome del modello del vostro equipaggiamento e aggiungeremo automaticamente alla sua scheda foto, manuali e informazioni. Il nostro catalogo comprende tutti i grandi marchi (Petzl, Beal, 3M, Edelrid, CAMP, ...) su migliaia di riferimenti.
Risparmiate tempo prezioso registrando un'ispezione su un gruppo di equipaggiamenti.
Poiché tutti gli utenti possono avere accesso all'applicazione senza costi aggiuntivi, diventa semplice comunicare con gli utenti finali per informarli sullo stato e le istruzioni d'uso degli equipaggiamenti. D'altra parte, gli equipaggiamenti possono avere una scheda pubblica (impostazione) che qualsiasi telefono può scansionare (NFC o QR code) per accedere alle informazioni.
GearTracker è disponibile sul vostro smartphone Android o iOS per gestire i vostri equipaggiamenti dal campo in completa mobilità.
📋 Conformità e tracciabilità
Riducete significativamente i rischi legali grazie a un monitoraggio rigoroso e automatizzato dello stato degli equipaggiamenti.
Non perdete mai più una scadenza normativa! La nostra applicazione vi invierà promemoria automaticamente per le scadenze di ispezione e gli equipaggiamenti in scadenza.
Creazione automatica di rapporti normativi in formato PDF per dimostrare la vostra conformità alle autorità o a qualsiasi organismo richiedente (assicurazione, ...).
Tracciabilità completa di tutte le verifiche, manutenzioni ed eventi legati ai vostri equipaggiamenti. Ogni cambiamento può essere accompagnato da un commento per precisione.
Potete aggiungere su ogni scheda equipaggiamento tutti i documenti tecnici, manuali d'uso e certificati di conformità che desiderate (formato PDF, ...).
Il nostro sistema valida automaticamente gli inserimenti per evitare errori e garantire la qualità dei dati. Quando importiamo i file Excel dei nostri clienti, constatiamo molto regolarmente grosse incoerenze nei dati legate agli errori di inserimento.
Non perdete nulla, tutte le azioni degli utenti sono registrate e visibili nell'applicazione (per gli utenti con i diritti appropriati).
Organizzazione
Che abbiate qualche centinaio di equipaggiamenti o decine di migliaia, è spesso utile organizzarli per cartella e sottocartella. Questo permette anche di limitare l'accesso ai vostri collaboratori dandogli accesso solo a certe cartelle. È anche possibile avere diritti di accesso diversi in funzione delle cartelle (lettore su una, editore sull'altra). Insomma, tutta la flessibilità di cui avete bisogno per organizzarvi bene.
Un equipaggiamento può avere solo una cartella, i tag sono quindi lì per permettere un raggruppamento trasversale degli equipaggiamenti (es: un tipo di equipaggiamento, un luogo, una squadra, uno stato, una caratteristica, ...). Il nostro sistema è flessibile e si adatta alla vostra organizzazione.
Se le vostre ispezioni sono esternalizzate, potete aggiungere gli ispettori in GearTracker con diritti specifici.
“Utenti” per elencare coloro che utilizzano i tuoi DPI e la loro formazione.
Ecco come usarlo passo dopo passo:
Aggiunta di Utenti
Aggiungi gli utenti dei tuoi DPI con informazioni sulle loro qualifiche e certificazioni specifiche.
Puoi quindi facilmente associare ogni DPI a un utente per una chiara responsabilità e una migliore tracciabilità.
Aggiunta di Attrezzature
Aggiungi i tuoi DPI con informazioni dettagliate sul marchio, modello, numero di serie e lo stato attuale di ciascuna attrezzatura (sicura da usare, inutilizzabile, ecc.).
Quindi inserisci la storia delle verifiche : registra tutti i controlli eseguiti su ciascun DPI , comprese date, stati e commenti.
Limitazioni dello Strumento
Questo strumento Excel ha alcune limitazioni di cui vogliamo renderti consapevole. Non impediscono una gestione perfetta dei DPI se sei rigoroso, ma dovresti esserne consapevole.
Lo strumento non controlla potenziali errori di dichiarazione. Ad esempio, nulla impedisce di dichiarare una data di fabbricazione successiva alla data di messa in servizio, il che potrebbe portare a incoerenze nei dati.
Sebbene la tabella contenga le informazioni principali, non visualizza un foglio vita unico collegato a un particolare pezzo di attrezzatura. Farlo richiederebbe tante schede quanti sono i pezzi di attrezzatura, il che è troppo dispendioso in termini di tempo per la gestione con Excel.
Lo strumento non ha una funzione di avviso o notifica automatica quando l’attrezzatura diventa inutilizzabile. Il responsabile deve aprire regolarmente il file per controllare lo stato dell’attrezzatura.
Non puoi eseguire ricerche efficaci, archiviare foto, manuali o generare fogli vita o report di conformità.
È impossibile garantire la tracciabilità delle informazioni. Ad esempio, chiunque abbia accesso al tuo file Excel può modificare o eliminare la storia di un’attrezzatura.
Ancora una volta, se sei rigoroso e disciplinato, non avrai problemi. Altrimenti, rivolgiti a un software di gestione DPI che farà tutto questo automaticamente e in modo collaborativo.
Inoltre, evita la non conformità più comune durante un audit di gestione DPI condividendo il file con i tuoi utenti in modalità di sola lettura in modo che possano controllare la loro attrezzatura.
Gestione ottimizzata degli equipaggiamenti per team e individui.
Gestisci i tuoi equipaggiamenti attraverso team, sedi, veicoli e altro! Monitora il ciclo di vita dei tuoi equipaggiamenti, accedi ai dati del produttore. Garantisci la conformità, riduci perdite e furti, e risparmia tempo.
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Puoi quindi facilmente associare ogni DPI a un utente per una chiara responsabilità e una migliore tracciabilità.
Quindi inserisci la storia delle verifiche : registra tutti i controlli eseguiti su ciascun DPI , comprese date, stati e commenti.
