PSA-Register und Mitarbeiter-Compliance (Kostenlose Excel-Vorlage)

Ein Sicherheitsregister im Kontext der Persönlichen Schutzausrüstung (PSA) ist ein offizielles und obligatorisches Dokument, das alle Informationen zu den in einem Unternehmen oder einer Organisation verwendeten PSA erfasst. Sein Zweck ist es, die Rückverfolgbarkeit und Konformität der PSA zu gewährleisten, um die Sicherheit der Benutzer zu garantieren. Es ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument sowohl im Arbeitsumfeld als auch im Sportbereich.

Dieses Verzeichnis ist insbesondere für Unternehmen unerlässlich, die in Europa und im Vereinigten Königreich persönliche Schutzausrüstung (PSA) der Kategorie 3 (lebensbedrohliche Risiken) oder Kategorie 2 (mittlere Risiken) verwenden. Es ist ebenfalls vorgeschrieben für regulierte Arbeitsmittel wie Druckbehälter, Hebevorrichtungen und ähnliche Geräte. In den USA, obwohl das Klassifizierungssystem unterschiedlich ist, bleibt das Führen eines PSA- und Ausrüstungsverzeichnisses eine gesetzliche Pflicht oder eine bewährte Praxis für den Umgang mit Hochrisiko- oder regulierten Ausrüstungen.

Sie können es auch zur Verwaltung Ihrer anderen nicht regulierten Ausrüstungen verwenden. Dies hilft Ihnen, Ihre Vermögenswerte besser zu überwachen und Verluste sowie Diebstähle drastisch zu reduzieren.

Aber konforme Ausrüstung allein genügt nicht: Auch die Person, die sie benutzt, muss konform sein. Ein Mitarbeiter, dessen Befähigung, Schulung oder ärztliche Untersuchung abgelaufen ist, stellt ein Risiko dar, selbst bei einwandfrei geprüfter Ausrüstung. Deshalb verfolgt unsere Vorlage jetzt zusätzlich zur Ausrüstung auch die Compliance Ihrer Mitarbeiter.

Die Excel-Vorlage

Holen Sie sich unser Excel-Tool für das PSA-Management, das entwickelt wurde, um die Sicherheit und Konformität Ihrer persönlichen Schutzausrüstung zu gewährleisten. Dieses umfassende und benutzerfreundliche Tool ermöglicht es Ihnen, Ihre PSA zu verfolgen und zu verwalten. Obwohl es nicht so automatisiert ist wie eine spezielle PSA-Management-Software , ermöglicht es Ihnen, einen großen Teil der Ausrüstungs- und Benutzerschulungsverfolgung durchzuführen.

• Verwaltung von persönlicher Schutzausrüstung und anderen regulierten Ausrüstungen
• Verwaltung von PSA-Benutzern
• Verfolgung der Schulungen, Befähigungen und ärztlichen Untersuchungen Ihrer Mitarbeiter mit Fälligkeiten und Status (gültig, zu erneuern, abgelaufen)
• Automatische Anzeige von Ablaufdaten (Inspektion oder Verfall)
• Integrierte Benutzeranleitung

Aktuelle Version: 7.0 vom 26. Oktober 2026.

Hier ist eine Vorschau der Datei. Wir stellen sie natürlich kostenlos zur Verfügung, da wir verstehen, dass sich nicht jeder eine spezielle Software für diese Tätigkeit leisten kann. Wir empfehlen die Software nur, wenn Sie eine große Anzahl von PSA verwalten oder Mitarbeiter haben, die diese nutzen.

Wie die Vorlage funktioniert

Die Datei hat vier Hauptregisterkarten:

• “Anleitung” erklärt kurz, wie die Datei funktioniert.
• “Ausrüstungsregister” zum Auflisten Ihrer PSA.
• “Mitarbeiter-Compliance” zur Verfolgung der Schulungen, Befähigungen und ärztlichen Untersuchungen Ihrer Mitarbeiter.
• “Benutzer” zum Auflisten derjenigen, die Ihre PSA verwenden und deren Compliance Sie verfolgen.

Hier ist eine schrittweise Anleitung zur Verwendung:

Benutzer hinzufügen

Fügen Sie die Personen hinzu, die Ihre PSA verwenden und deren Compliance Sie verfolgen möchten (Mitarbeiter, Zeitarbeitskräfte usw.). Diese Liste dient sowohl der Zuweisung von Ausrüstung als auch der Verfolgung der Compliance.

Sie können dann jede PSA einfach einem Benutzer zuordnen, um klare Verantwortlichkeit und verbesserte Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Ausrüstung hinzufügen

Fügen Sie Ihre PSA mit detaillierten Informationen zu Marke, Modell, Seriennummer und dem aktuellen Zustand jeder Ausrüstung (sicher zu verwenden, unbrauchbar usw.) hinzu.

Geben Sie dann den Überprüfungsverlauf ein: Erfassen Sie alle an jeder PSA durchgeführten Überprüfungen, einschließlich Daten, Status und Kommentare.

Diese Excel-Datei ermöglicht es, die wichtigsten Informationen zu Ihrer persönlichen Schutzausrüstung (PSA) zu erfassen:

• Marke: Die Marke der Ausrüstung.
• Modell: Das Modell der Ausrüstung.
• Seriennummer: Die Seriennummer der Ausrüstung.
• Herstellungsdatum: Das Herstellungsdatum der Ausrüstung.
• Inbetriebnahmedatum: Das Datum, an dem die Ausrüstung in Betrieb genommen wurde.
• Ablaufdatum: Das Datum, an dem die Ausrüstung ersetzt werden muss.
• Prüfdatum: Das Datum, an dem die Ausrüstung geprüft wurde.
• Zustand der Ausrüstung: Der aktuelle Zustand der Ausrüstung (einsatzbereit, unbrauchbar usw.).
• Name des Benutzers: Der Name des Benutzers der Ausrüstung.
• Prüfverlauf: Der Verlauf der durchgeführten Prüfungen an der Ausrüstung, einschließlich der Daten, Statusangaben und Kommentare.

Mitarbeiter-Compliance verfolgen

Fügen Sie in der Registerkarte “Mitarbeiter-Compliance” pro Schulung, Befähigung oder ärztlicher Untersuchung eine Zeile hinzu. Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Liste der Registerkarte “Benutzer” und geben Sie ein:

• Art: ärztliche Untersuchung, Schulung oder Befähigung.
• Bezeichnung: zum Beispiel Ersthelfer im Betrieb, elektrische Befähigung, Arbeiten in der Höhe, arbeitsmedizinische Vorsorge.
• Stelle / Arzt: wer die Schulung durchgeführt oder die Untersuchung vorgenommen hat.
• Durchführungsdatum und Gültigkeit (in Monaten).
• Nachweis abgelegt?: um auf einen Blick zu sehen, ob noch ein Dokument fehlt.

Fälligkeit, verbleibende Tage und Status werden automatisch berechnet: Gültig, Zu erneuern (die Fälligkeit rückt näher) oder Abgelaufen. Die Warnfrist in Tagen, ab der ein Eintrag auf “Zu erneuern” wechselt, legen Sie selbst fest. Eine Übersicht am Anfang der Registerkarte zeigt den Anteil gültiger, zu erneuernder und abgelaufener Einträge.

Einschränkungen des Tools

Dieses Excel-Tool hat einige Einschränkungen, auf die wir Sie aufmerksam machen möchten. Sie verhindern kein perfektes PSA-Management, wenn Sie sorgfältig sind, aber Sie sollten sich ihrer bewusst sein.

• Das Tool überprüft nicht auf potenzielle Deklarationsfehler. Zum Beispiel verhindert nichts, ein Herstellungsdatum zu deklarieren, das später als das Inbetriebnahmedatum liegt, was zu Dateninkonsistenzen führen könnte.
• Obwohl die Tabelle die wichtigsten Informationen enthält, zeigt sie kein einzigartiges Lebensdatenblatt an, das mit einem bestimmten Ausrüstungsgegenstand verknüpft ist. Dies würde so viele Registerkarten erfordern, wie es Ausrüstungsgegenstände gibt, was für die Excel-Verwaltung viel zu zeitaufwändig ist.
• Das Tool sendet keine Warnung oder Benachrichtigung, weder wenn Ausrüstung unbrauchbar wird noch vor dem Ablauf einer Schulung, Befähigung oder ärztlichen Untersuchung. Der Manager muss die Datei regelmäßig öffnen, um den Status zu überprüfen.
• Sie können keine effektiven Suchen durchführen, Fotos, Handbücher oder Nachweise (Zertifikate, Eignungsbescheinigungen, Diplome) archivieren oder Lebensdatenblätter oder Konformitätsberichte generieren.
• Es ist unmöglich, die Rückverfolgbarkeit von Informationen zu gewährleisten. Zum Beispiel kann jeder mit Zugriff auf Ihre Excel-Datei den Verlauf einer Ausrüstung ändern oder löschen.

Nochmals, wenn Sie sorgfältig und diszipliniert sind, werden Sie keine Probleme haben. Andernfalls wenden Sie sich an eine PSA-Management-Software , die all dies automatisch und kollaborativ erledigt.

Vermeiden Sie auch die häufigsten Nichteinhaltungen bei einem PSA-Management-Audit, indem Sie die Datei im schreibgeschützten Modus mit Ihren Benutzern teilen, damit diese ihre Ausrüstung überprüfen können. Teilen Sie eine Kopie ohne die Registerkarte “Mitarbeiter-Compliance”: Sie enthält die personenbezogenen Daten aller Ihrer Mitarbeiter (Schulungen, Befähigungen, ärztliche Untersuchungen).