El registro de vida de un EPI asegura el seguimiento individual del equipo (por ejemplo, EPI, EPC). Contiene información detallada como la fecha de compra, inspecciones realizadas, incidentes notables o desgaste, y la fecha de caducidad del equipo. Este enfoque individual permite una gestión precisa de la vida útil y efectividad de cada EPI, ayudando a determinar el momento adecuado para su inspección, mantenimiento o reemplazo.
Este registro de vida es uno de los documentos obligatorios que se deben mantener actualizados para cada EPI o EPC. Es esencial para garantizar la seguridad de los trabajadores y el cumplimiento con las regulaciones actuales . Forma parte del registro de seguridad que reúne toda la información relacionada con la protección de los trabajadores y todo el equipo utilizado por su empresa o asociación.
Plantilla de Registro de Vida en Excel y PDF
Para ayudarle a crear su propio registro de vida de EPI, proporcionamos plantillas de registro de vida de EPI en formatos Excel y PDF, diseñadas para ser fácilmente personalizables y adaptadas a sus necesidades específicas.
Descargar la Plantilla de Registro de Vida en Excel
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El archivo de Excel ofrece más funcionalidades que el PDF (cálculos de estados, fechas, etc.), pero el PDF es más fácil de imprimir y compartir. Puede usar uno o ambos, dependiendo de sus necesidades.
Aquí hay una vista previa de la plantilla de registro de vida de EPI en Excel:
Para una cobertura completa de su EPI y cumplimiento legal, es necesario crear un registro de vida para cada pieza de equipo en su registro de seguridad. También es aconsejable tener una pestaña que liste todo su equipo y rastree las fechas de verificación y caducidad de cada equipo.
note
Aunque la gestión a través de Excel puede ser suficiente para una estructura pequeña, para una gestión más eficiente y segura, recomendamos usar un software de gestión de EPI . Este tipo de software le permite centralizar toda la información relacionada con su EPI, generar automáticamente registros de vida, programar inspecciones y recibir alertas en caso de caducidad del equipo.
Aquí hay una pequeña comparación de las características de Excel vs GearTracker:
Excel
GearTracker
Centralice todos sus equipos de protección individual con sus características técnicas y reglamentarias y ahorre tiempo valioso en su gestión.
Construya un repositorio de todos sus colaboradores con sus asignaciones de equipos.
Controle precisamente los permisos según los roles de cada usuario en la organización.
4 roles son posibles :
Sin cuenta : Sin acceso a la aplicación, pero se le pueden asignar equipos
Lector : Solo puede ver los equipos y los informes (correo requerido)
Examinador : Puede asignar y verificar los equipos (correo requerido)
Editor : Puede hacer todo excepto gestionar usuarios y facturación (correo requerido)
Registre todas las formaciones y habilitaciones de sus empleados, incluyendo los documentos asociados. En Excel, obviamente, ningún documento puede ser asociado.
⚡ Ahorro de tiempo
Encuentre instantáneamente la información y documentos de sus equipos gracias a la tecnología NFC o códigos de barras. Requiere un teléfono o tableta compatible NFC y/o una cámara para el código de barras.
Ahorre tiempo valioso al agregar equipos. Escriba el nombre del modelo de su equipo y automáticamente agregaremos a su ficha fotos, manuales e información. Nuestro catálogo incluye todas las grandes marcas (Petzl, Beal, 3M, Edelrid, CAMP, ...) con miles de referencias.
Ahorre tiempo valioso registrando una inspección en un grupo de equipos.
Como todos los usuarios pueden tener acceso a la aplicación sin costo adicional, se vuelve simple comunicarse con los usuarios finales para informarles sobre el estado y las instrucciones de uso de los equipos. Por otro lado, los equipos pueden tener una ficha pública (configuración) que cualquier teléfono puede escanear (NFC o código QR) para acceder a la información.
GearTracker está disponible en su smartphone Android o iOS para gestionar sus equipos desde el campo con total movilidad.
📋 Cumplimiento y trazabilidad
Reduzca significativamente los riesgos legales gracias a un seguimiento riguroso y automatizado del estado de los equipos.
¡Nunca más pierda una fecha límite reglamentaria! Nuestra aplicación le enviará recordatorios automáticamente para las fechas límite de inspección y los equipos que llegan a su vencimiento.
Creación automática de informes reglamentarios en formato PDF para demostrar su cumplimiento a las autoridades o a cualquier organismo que lo requiera (seguros, ...).
Trazabilidad completa de todas las verificaciones, mantenimientos y eventos relacionados con sus equipos. Cada cambio puede acompañarse de un comentario para precisión.
Puede agregar en cada ficha de equipo todos los documentos técnicos, manuales de uso y certificados de conformidad que desee (formato PDF, ...).
Nuestro sistema valida automáticamente las entradas para evitar errores y garantizar la calidad de los datos. Cuando importamos los archivos Excel de nuestros clientes, constatamos muy regularmente grandes inconsistencias en los datos relacionadas con errores de entrada.
No se pierda nada, todas las acciones de los usuarios se registran y son visibles en la aplicación (para los usuarios con los derechos adecuados).
Organización
Ya sea que tenga unos cientos de equipos o decenas de miles, a menudo es útil organizarlos por carpetas y subcarpetas. Esto también permite restringir el acceso a sus colaboradores dándoles acceso solo a ciertas carpetas. También es posible tener diferentes derechos de acceso según las carpetas (lector en una, editor en otra). En resumen, toda la flexibilidad que necesita para organizarse bien.
Un equipo solo puede tener una carpeta, las etiquetas están ahí para permitir una agrupación transversal de equipos (ej: un tipo de equipo, un lugar, un equipo, un estado, una característica, ...). Nuestro sistema es flexible y se adapta a su organización.
Si sus inspecciones están externalizadas, puede agregar los inspectores en GearTracker con derechos específicos.
Los siguientes campos son necesarios para completar un registro de vida de EPI:
Referencias de EPI: Marca, Modelo y Número de Serie del equipo.
Fecha de Fabricación: Fecha de fabricación del EPI.
Fecha de Compra: Fecha de adquisición del EPI.
Fecha de Puesta en Servicio: Fecha en que el EPI fue utilizado por primera vez.
Fecha de Caducidad: Fecha de fin de uso del EPI, calculada según la vida útil máxima o útil del equipo.
Intervalo de Verificación: Frecuencia con la que se debe inspeccionar el EPI.
Fecha de Última Inspección: Fecha de la última inspección del EPI.
Fecha de Próxima Inspección: Fecha programada para la próxima inspección del EPI.
Fecha de Eliminación: Fecha en que el EPI fue retirado del servicio.
Inspecciones: Lista de inspecciones regulares realizadas en el EPI desde la puesta en servicio hasta la eliminación.
Usuario: Nombre del usuario del EPI, si está asignado a una persona.
Incidentes: Historial de incidentes notables o desgaste durante el uso del EPI.
Ejemplo de un Registro de Vida Gestionado por Software de Gestión de EPI
Con el software de gestión de EPI, tiene acceso a la misma información que en un registro de vida en Excel, pero de manera más estructurada y automatizada.
Aquí hay un ejemplo de un registro de vida de un EPI generado por software de gestión de EPI:
Puede gestionar perfectamente su EPI con un archivo de Excel si es riguroso y tiene pocas piezas de equipo para gestionar. Sin embargo, si tiene muchos EPI para gestionar, se recomienda usar software de gestión de EPI para ganar en eficiencia y seguridad. Aquí hay algunas ventajas en comparación con un archivo de Excel:
Plazos verificados automáticamente todos los días
Alertas automáticas en caso de incumplimiento para evitar que sus usuarios usen EPI no conformes
Trazabilidad de inspecciones e incidentes
Compartición de información en tiempo real con sus equipos
Gestión de usuarios y asignaciones de EPI
Gestión de inventario
Gestión de todo su otro equipo controlado (EPC, herramientas, máquinas, etc.)
Gestión optimizada de equipos para equipos e individuos.
¡Gestione sus equipos a través de equipos, ubicaciones, vehículos y más! Rastree el ciclo de vida de sus equipos, acceda a datos del fabricante. Asegure el cumplimiento, reduzca pérdidas y robos, y ahorre tiempo.
Esta guía de 6 pasos explica cómo gestionar eficazmente su equipo para:
✅ Ahorrar dinero en equipo✅ Reducir el riesgo de accidentes✅ Minimizar averías, pérdidas y robos✅ Reducir riesgos legales para líderes de equipo y gestión✅ Ahorrar tiempo en la gestión
Primero cubre ...
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