Registro de EPI (Plantilla Gratuita de Excel)

Un registro de seguridad en el contexto de la gestión de Equipos de Protección Individual (EPI) es un documento oficial y obligatorio que registra toda la información relacionada con los EPI utilizados dentro de una empresa u organización. Su propósito es asegurar la trazabilidad y el cumplimiento de los EPI para garantizar la seguridad de los usuarios. Es un documento legalmente requerido tanto en el entorno laboral como en el deportivo.

También puede usarlo para gestionar su otro equipo no regulado. Esto le ayudará a monitorear mejor sus activos y reducir drásticamente las pérdidas y robos.

La Plantilla de Excel

Obtenga nuestra herramienta de Excel para la gestión de EPI, diseñada para asegurar la seguridad y el cumplimiento de sus equipos de protección personal. Esta herramienta completa y fácil de usar le permite rastrear y gestionar sus EPI. Aunque no es tan automatizada como un software de gestión de EPI dedicado, le permite realizar gran parte del trabajo de seguimiento de equipos y capacitación de usuarios.

• Gestión de equipos de protección personal y otros equipos regulados
• Gestión de usuarios de EPI
• Visualización automática de vencimientos (inspección o caducidad)
• Guía de usuario integrada

Versión actual: 1.3.0 del 2 de febrero de 2025.

Aquí hay una vista previa del archivo. Lo proporcionamos de forma gratuita, por supuesto, entendemos que no todos pueden permitirse un software dedicado para esta actividad. Recomendamos el software solo si gestiona una gran cantidad de EPI o tiene empleados que los usan.

Cómo Funciona la Plantilla

El archivo tiene tres pestañas principales:

• “Guía” explica brevemente cómo funciona el archivo.
• “Registro de Equipos” para listar sus EPI.
• “Usuarios” para listar a quienes usan sus EPI y su capacitación.

Aquí le mostramos cómo usarlo paso a paso:

Agregar Usuarios

Agregue los usuarios de sus EPI con información sobre sus calificaciones y certificaciones específicas.

Luego puede asociar fácilmente cada EPI con un usuario para una responsabilidad clara y una mejor trazabilidad.

Agregar Equipos

Agregue sus EPI con información detallada sobre la marca, modelo, número de serie y el estado actual de cada equipo (seguro para usar, inutilizable, etc.).

Luego ingrese el historial de verificación : registre todas las verificaciones realizadas en cada EPI , incluidas fechas, estados y comentarios.

Limitaciones de la Herramienta

Esta herramienta de Excel tiene algunas limitaciones que queremos que conozca. No impiden una gestión perfecta de EPI si es riguroso, pero debe ser consciente de ellas.

• La herramienta no verifica posibles errores de declaración. Por ejemplo, nada impide declarar una fecha de fabricación posterior a la fecha de puesta en servicio, lo que podría llevar a inconsistencias de datos.
• Aunque la tabla contiene la información principal, no muestra una hoja de vida única vinculada a una pieza de equipo en particular. Hacerlo requeriría tantas pestañas como piezas de equipo, lo cual es demasiado laborioso para la gestión en Excel.
• La herramienta no tiene una función de alerta o notificación automática cuando el equipo se vuelve inutilizable. El gerente debe abrir regularmente el archivo para verificar el estado del equipo.
• No puede realizar búsquedas efectivas, archivar fotos, manuales o generar hojas de vida o informes de cumplimiento.
• Es imposible asegurar la trazabilidad de la información. Por ejemplo, cualquiera con acceso a su archivo de Excel puede modificar o eliminar el historial de un equipo.

Nuevamente, si es riguroso y disciplinado, no tendrá problemas. De lo contrario, recurra a un software de gestión de EPI que hará todo esto automáticamente y de manera colaborativa.

Además, evite el incumplimiento más común durante una auditoría de gestión de EPI compartiendo el archivo con sus usuarios en modo de solo lectura para que puedan verificar su equipo.