Gérez votre registre des EPI avec Excel (téléchargement gratuit)

Un registre de sécurité dans le cadre de la gestion des Équipements de Protection Individuelle (EPI) est un document officiel et obligatoire qui recense toutes les informations relatives aux EPI utilisés au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Il a pour objectif d’assurer la traçabilité et la conformité des EPI afin de garantir la sécurité des utilisateurs. C’est un document légalement obligatoire dans le monde du travail comme celui du sport.

Le modèle Excel à télécharger gratuitement

Découvrez notre outil Excel de gestion des EPI, conçu pour assurer la sécurité et la conformité de vos équipements de protection individuelle. Cet outil complet et facile à utiliser vous permet de suivre et de gérer vos EPI. Tout n’est pas automatisé comme sur un logiciel de gestion d’EPI, mais il permet de faire une grande partie du travail de suivi des équipements et des formations de vos utilisateurs.

Nous le fournissons gratuitement évidemment. Nous savons que tout le monde ne peut pas s’offrir un logiciel dédié à cette activité.

Le fonctionnement du modèle

Le fichier dispose de trois onglets principaux :

• “Guide” vous explique brièvement comment le fichier fonctionne.
• “Registre des équipements” pour lister vos EPI.
• “Utilisateurs” pour lister ceux qui emploient vos EPI et leurs formations.

Voici comment l’utiliser par étapes :

Ajout des utilisateurs

Ajoutez les utilisateurs de vos EPI avec des informations sur leurs qualifications et habilitations spécifiques.

Vous pourrez ensuite associer facilement chaque EPI à un utilisateur pour une responsabilité claire et une traçabilité améliorée.

Ajout des équipements

Ajoutez vos EPI avec des informations détaillées sur la marque, le modèle, le numéro de série, l’état actuel de chaque équipement (sûr à l’emploi, inutilisable, etc.).

Puis saisissez l’historique des vérifications : enregistrez toutes les vérifications effectuées sur chaque EPI, y compris les dates, les statuts et les commentaires.

Limitations de l’outil

Cet outil Excel présente certaines limitations que nous souhaitons vous faire connaître. Elles n’empêchent pas une parfaite gestion des EPI si vous êtes rigoureux, mais il faut en avoir conscience.

• L’outil ne vérifie pas les erreurs potentielles de déclaration. Par exemple, rien n’empêche de déclarer une date de fabrication postérieure à la date de mise en service, ce qui pourrait entraîner des incohérences dans les données.
• Bien que le tableau contienne les principales informations, il n’affiche pas de fiche de vie unique liée à un équipement en particulier. Faire ceci nécessiterait autant d’onglets que d’équipements, ce qui est trop chronophage pour une gestion sur Excel.
• L’outil ne dispose pas de fonction d’alerte automatique ou de notification lorsqu’un équipement devient inutilisable. Le gestionnaire doit ouvrir régulièrement le fichier pour vérifier l’état des équipements.
• Vous ne pouvez pas faire des recherches efficaces, archiver des photos, des notices, ni générer les fiches de vie ou des rapports de conformité.
• Il est impossible d’assurer la traçabilité de l’information. Par exemple, toute personne ayant accès à votre Excel pourra modifier l’historique d’un équipement ou le supprimer purement et simplement.

Encore une fois, si vous êtes rigoureux et discipliné, vous n’aurez pas de problème. Sinon, tournez-vous vers un logiciel de gestion d’EPI qui fera tout cela de manière automatisée et collaborative.

Évitez aussi la non-conformité la plus régulière en cas d’audit de votre gestion d’EPI en partageant le fichier à vos utilisateurs en lecture seule pour qu’ils puissent vérifier leurs équipements de protection individuels .

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’EPI ?

Un logiciel de gestion d’EPI offre une sécurité et une efficacité accrues pour la gestion des EPI. Voici les principaux avantages :

• Organisation et traçabilité : Un logiciel de gestion d’EPI permet de suivre facilement les équipements et les utilisateurs, facilitant la traçabilité des EPI et la réponse aux audits.
• Sécurité : Un logiciel de gestion d’EPI offre des fonctionnalités de sécurité telles que l’authentification, la gestion des droits et la protection des données.
• Efficacité : Un logiciel de gestion d’EPI automatise les tâches répétitives, réduisant le temps nécessaire pour gérer les EPI.
• Reporting : Un logiciel de gestion d’EPI fournit des rapports sur l’état des EPI, les formations, les vérifications et les états d’utilisation, facilitant la prise de décision.