Stopper les vols et pertes de matériel en 6 étapes

Les vols d’équipements en entreprise ont des conséquences graves, allant bien au-delà du simple coût de remplacement du matériel. Les entreprises perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d’affaires annuel à cause de la fraude et du vol interne (source en anglais) . Les préjudices les plus courants incluent :

• Pertes financières directes : Un équipement volé doit être remplacé, ce qui impacte immédiatement le budget de l’entreprise. Par exemple, dans le secteur industriel, la disparition d’outils spécialisés peut représenter plusieurs milliers d’euros par an. Retards et baisse de productivité : Lorsqu’un équipement essentiel disparaît, cela peut entraîner des interruptions de production ou de service. Une entreprise de construction, par exemple, peut voir un chantier retardé en raison du vol d’une machine coûteuse.
• Augmentation des coûts de sécurité : Pour pallier ces pertes, certaines entreprises doivent investir dans des systèmes de sécurité supplémentaires (caméras, serrures renforcées, badges d’accès, etc.), ce qui représente un coût supplémentaire.
• Climat de méfiance et impact sur le personnel : Lorsqu’un vol est constaté, il peut semer le doute et la suspicion au sein des équipes, créant un climat de travail moins sain et moins productif.
• Perte de données sensibles : Certains équipements volés, comme des ordinateurs ou des téléphones professionnels, peuvent contenir des données confidentielles, mettant en danger la sécurité de l’entreprise et de ses clients.

Les 6 étapes pour réduire les vols et pertes

1. Mise en Place d’un Système de Gestion des Équipements

✅ Inventorier tous les équipements

Listez tous les équipements avec des détails comme le modèle, le numéro de série, la date d’achat et l’affectation. Utilisez un logiciel comme GearTracker pour centraliser ces informations.

✅ Attribuer chaque équipement à un responsable

Chaque employé doit être responsable des équipements qui lui sont confiés. Faites signer un document de prêt ou d’utilisation.

✅ Étiquetage et traçabilité

Utilisez des étiquettes RFID, NFC, QR codes ou codes-barres pour identifier chaque pièce d’équipement. Assurez-vous que chaque mouvement de matériel est enregistré.

Pour ça vous avez deux alternatives :

Gestion par Excel	Gestion logiciel
Peut être réalisé très rapidement mais nécessite une mise à jour régulière	Automatise la gestion des équipements et la traçabilité
Peut être limité en fonctionnalités si vous souhaitez gérer des utilisateurs et plus de 100 équipements	Offre des fonctionnalités avancées comme la gestion des entretiens et des vérifications
Peut être partagé sur un réseau local ou dans le cloud	Permet de contrôler précisement l’accès aux équipements
Exemple de fichier Excel	Exemple de logiciel

2. Sécurisation Physique des Équipements

✅ Contrôle des accès

Limitez l’accès aux zones sensibles via des badges, clés sécurisées ou serrures biométriques. Assurez-vous que seules les personnes autorisées peuvent entrer dans les zones où les équipements sont stockés.

✅ Surveillance et caméras de sécurité

Installez des caméras de surveillance dans les zones de stockage et d’utilisation des équipements. Vérifiez régulièrement les enregistrements.

✅ Stockage sécurisé pour les équipements les plus convoités

Rangez les équipements coûteux ou sensibles dans des armoires verrouillées ou des salles sécurisées.

3. Sensibilisation et Engagement des Employés

✅ Former les employés à la gestion des équipements

Expliquez l’importance de la traçabilité et du respect des procédures. Sensibilisez sur les conséquences des vols pour l’entreprise et pour eux-mêmes. Vous pouvez par exemple demander à vos employer de déclarer les équipements qui partent pour un chantier.

✅ Mettre en place un système de signalement

Encouragez les employés à signaler toute anomalie ou vol suspect. Assurez l’anonymat des signalements pour éviter les représailles.

4 Communication et Rappel Régulier des Enjeux

✅ Sensibilisation annuelle des employés

Profitez de l’inventaire annuel pour rappeler l’importance de la gestion des équipements et les conséquences des vols. Expliquez clairement l’impact des pertes sur l’entreprise et sur les conditions de travail de chacun. Présentez les mesures mises en place pour prévenir les vols et responsabiliser les équipes.

✅ Diffusion d’une communication officielle annuelle

Envoyez un email ou affichez une note interne rappelant les conséquences concrètes des vols et pertes d’équipements. Invitez les employés à signaler tout comportement suspect.

Voici un exemple de lettre de sensibilisation que vous pouvez envoyer à vos employés :

Objet : Inventaire annuel et rappel des règles de gestion des équipements

Chers collègues,

Comme chaque année, nous effectuons l’inventaire de nos équipements afin d’assurer leur suivi et leur bon état. 

Nous souhaitons également rappeler que la bonne gestion des équipements est une responsabilité collective. Malheureusement, nous constatons cette année pour de nombreux équipements des disparitions inexpliquées. Ces disparition ont des conséquences graves pour l’entreprise et pour chacun d’entre nous :

- Des coûts supplémentaires pour remplacer les équipements volés ou perdus.
- Des retards de production et une baisse d’efficacité pour tous les collaborateurs concernés.
- Un climat de méfiance au sein des équipes, ce qui nuit à notre environnement de travail.

Nous comptons sur vous pour signaler immédiatement tout équipement manquant ou endommagé, et pour respecter les procédures de sortie et d’utilisation du matériel.

Rappel important : Toute disparition suspecte ou vol avéré peut entraîner des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave et des poursuites judiciaires.

Merci pour votre engagement et votre collaboration dans la préservation de nos ressources.

Cordialement,
Nom du Responsable
Entreprise

5. Renforcement des Contrôles et des Audits

✅ Faire des audits réguliers

Organisez des contrôles inopinés pour vérifier la présence des équipements. Utilisez votre logiciel de gestion d’équipements pour repérer les anomalies.

✅ Vérifier les sorties et retours d’équipements

Demandez à ce que chaque sortie d’équipement soit documentée et signée. Effectuez des contrôles aléatoires sur les retours.

6. Actions en Cas de Vol

✅ Enquête et analyse des causes

Vérifiez les enregistrements (caméras, logs d’accès, traçabilité des équipements). Analysez si le vol est opportuniste ou organisé.

✅ Sanctions et mesures correctives

Appliquez des sanctions internes selon votre règlement. Renforcez les mesures de sécurité si nécessaire (ajout de caméras, changement des accès, etc.).

✅ Dépôt de plainte si nécessaire

Si un vol est confirmé, envisagez de porter plainte pour dissuader toute récidive.

Les conséquences pour ceux qui commettent ces vols

En France et au Canada, le vol en entreprise est sévèrement sanctionné, tant sur le plan disciplinaire que pénal. Voici quelques exemples illustrant les conséquences pour les salariés reconnus coupables de tels actes :

• Licenciement pour faute grave : Un salarié ayant commis un vol au sein de son entreprise s’expose à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave. Cette mesure est souvent appliquée, car le vol constitue une violation grave des obligations contractuelles du salarié. Source : DROIT-FINANCES

• Condamnation pénale : Au-delà des sanctions disciplinaires, un salarié coupable de vol peut être poursuivi pénalement. Selon l’article 311-3 du Code pénal Français, le vol est puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.

• Au canada la jurisprudence et tout aussi sévère : un employé reconnu coupable de vol de biens d’une valeur inférieure à 5 000 $ risque une peine maximale de deux ans d’emprisonnement si la Couronne procède par voie sommaire, ou jusqu’à dix ans si elle procède par mise en accusation. Consulter ce site qui fait une analyse de la jurisprudence canadienne .

• Cas de violences associées : Si le vol est accompagné de violences, les peines encourues sont plus lourdes. Par exemple, le Code pénal prévoit une peine de dix ans d’emprisonnement et de 150 000 € d’amende lorsque le vol est précédé, accompagné ou suivi de violences ayant entraîné une incapacité totale de travail supérieure à huit jours. Source : LÉGIFRANCE

Il faut noter que chaque situation est unique, et les sanctions peuvent varier en fonction des circonstances spécifiques de l’affaire.

Un logiciel pour réduire les vols et pertes d’équipements

Vous pouvez créer un compte gratuitement sur GearTracker pour assurer la traçabilité de vos équipements et réduire les vols.

Notre logiciel est aussi bien utilisé par des associations, des petites entreprises et des grands groupes industriels. Ils réduisent drastiquement les pertes et vols en traçant tous les mouvements d’équipements. Vous savez qui a perdu quoi et quand. Cela responsabilise les équipes.

En en plus de ça, vous pouvez aussi gérer les entretiens et les vérifications de vos équipements pour garantir leur bon fonctionnement et la sécurité de vos équipes.

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