6 étapes pour gérer vos équipements

Ce guide en 6 étapes vous explique comment gérer efficacement vos équipements pour :

✅ Réaliser des économies sur le matériel
✅ Réduire le risque d’accident
✅ Réduire les pannes, les pertes et les vols
✅ Réduire le risque légal pour le chef d’équipe et la direction
✅ Gagner du temps de gestion

Il explique d’abord les risques, puis se concentre sur les 6 étapes pour gérer vos équipements.

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Les risques

Une mauvaise gestion des équipements peut entraîner des conséquences financières, humaines et juridiques. Voici une analyse avec des chiffres concrets.

💲 Pertes financières

Coût des équipements perdus ou volés

• 15 à 30% des outils et équipements disparaissent chaque année faute de suivi.
• Une entreprise avec 500 outils à 200€ chacun peut perdre 30 000€ à 60 000€ par an en équipements égarés ou volés.

Surcoûts de maintenance et de réparations

• Une maintenance réactive coûte 3 à 9 fois plus cher qu’une maintenance préventive.
• Exemples : une machine mal entretenue peut consommer jusqu’à 15% d’énergie en plus et entraîner des pannes coûteuses.

Pertes de productivité

• Une panne d’équipement entraîne un arrêt d’activité pouvant réduire la rentabilité de l’entreprise.
• Exemple : dans l’industrie, les arrêts non planifiés coûtent en moyenne 260 000€ par heure (étude d’ABB).

Renouvellement prématuré des équipements

• Une mauvaise gestion réduit la durée de vie des équipements de 20 à 50%. Les causes sont multiples : sous-utilisation, remplacement prématuré par manque de traçabilité.
• Exemple : un équipement soumis à des contrôles réglementaires (comme un EPI antichute) n’est pas inspecté à temps. Par mesure de sécurité, l’entreprise décide de le mettre hors service alors qu’une simple vérification aurait suffi à prolonger sa durée de vie.

⛑️ Accidents et problèmes de santé

Accidents du travail liés à des équipements défectueux

• 10 à 15% des accidents du travail sont liés à des équipements mal entretenus (source : INRS).
• Une machine non contrôlée peut provoquer un accident grave, coûtant en moyenne 4 500€ par jour d’arrêt de travail.

Exemple malheureux ci-dessous : un ouvrier blessé en traversant un plancher en verre lors d’une inspection au musée Rodin a justement obtenu une compensation de 7,25 millions d’euros :

Maladies professionnelles

• Une exposition prolongée à des équipements non conformes entraîne des maladies professionnelles coûteuses.
• Par exemple :
  • Bruit excessif → Surdité professionnelle : un ouvrier dans une usine métallurgique utilise quotidiennement une presse hydraulique dont le niveau sonore dépasse 90 dB. Faute de protections auditives adaptées et d’un contrôle régulier des niveaux sonores, il développe une perte d’audition progressive, nécessitant une prise en charge médicale et un appareillage coûteux.
  • Vibrations excessives → Troubles musculosquelettiques (TMS) et syndrome du canal carpien : Un conducteur d’engins de chantier utilise un marteau-piqueur non conforme aux normes anti-vibrations. Après plusieurs années, il développe des douleurs chroniques aux poignets et aux épaules, nécessitant un arrêt de travail prolongé et une opération chirurgicale.
  • Produits toxiques → Maladies respiratoires et cancers professionnels : Un peintre industriel applique quotidiennement des peintures contenant des solvants toxiques, mais son masque de protection est mal entretenu et inefficace. Après plusieurs années, il développe une bronchopneumopathie chronique obstructive (BPCO), l’empêchant de continuer à travailler.

⚖️ Sanctions et responsabilité pénale

Non-respect des obligations légales

• Une entreprise qui ne respecte pas les contrôles réglementaires s’expose à des amendes de 1 500 à 15 000€ par infraction.
• En cas de récidive, ces amendes peuvent doubler et entraîner une interdiction d’exercer.

Par l’exemple : pendant les JO de Paris, l’inspection du travail a arrêté le montage des tribunes sur trois chantiers différents.

Ces interruptions ont concerné les chantiers de Versailles, de la place de la Concorde et de la tour Eiffel.

Ces interruptions ont concerné les chantiers de Versailles, de la place de la Concorde et de la tour Eiffel. Il faut noter qu’elles sont plus souvent dues à l’absence de protections collectives ou individuelles suffisantes plus qu’à un défaut d’entretien de ces dernières.

Responsabilité en cas d’accident

• Si un accident est causé par un équipement non entretenu, le dirigeant peut être poursuivi pour mise en danger de la vie d’autrui.
• Une entreprise a été condamnée à 500 000€ d’amende pour un accident mortel causé par un manquement aux contrôles de sécurité.

Coût des contentieux

• Une action en justice peut coûter entre 10 000 et 200 000€ en frais juridiques et indemnités.

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Les 6 étapes

1️⃣ Identifier et répertorier tous les équipements

📌 Pourquoi ? Avoir une vision claire des équipements disponibles, éviter les pertes et améliorer la traçabilité.

✅ Comment ?

• Dresser un inventaire détaillé : type d’équipement, numéro de série, marque, modèle.
• Attribuer chaque équipement à un service ou à un employé responsable.
• Utiliser un logiciel de gestion pour centraliser les informations.
• Assurez-vous d’avoir fait une analyse de risque de l’utilisation de ces équipements et de l’environnement de travail de vos équipes

➡️ Solutions :

Vous devez rassemblez les informations suivantes sur l’ensemble de vos équipements :

• Marque
• Modèle
• Numéro de série
• Référence
• Statut (Utilisable, Jeté, A réparer ou Inutilisable)
• Utilisateur
• Description
• Date Fabrication
• Durée de vie (années)
• Date de fin de vie
• Date Mise en service
• Intervalle de vérification (mois)
• Dernière vérification
• Prochaine Vérification
• Historique de toutes les vérifications passées (obligation légale)
• Document de l’équipement : facture, certificats, manuels, fiche d’inspection…

Pour cela, vous avez deux solutions :

Gestion manuelle	Gestion logiciel
Gestion manuelle souvent faite par le responsable de l’équipe ou de l’atelier dans Excel ou Google Sheet	Logiciel sur ordinateur, tablette et mobile. Il centralise et automatise la gestion de ces équipements et leurs inspections.
➕ mis en place rapidement ➖ chronophage ➖ générateur d’erreurs ➖ pas de traçabilité ➖ non-collaboratif avec les équipes ➖ sans alertes ni relances si vos équipements deviennent non conformes	➕ Assure la conformité ➕ Traçabilité infaillible ➕ Gain de temps ➕ Responsabilisation des équipes ➕ Réduction des pertes et vols ➕ Solution clé en main ➕ Tarification prévisible : utilisateurs illimités
Exemple : Télécharger un exemple gratuit (Excel)	Exemple : Tester la version gratuite de GearTracker

Exemple de fichier Excel de gestion ( ici ) :

Exemple d’application de gestion d’équipement (GearTracker) :

2️⃣ Mettre en place un suivi précis

📌 Pourquoi ? Assurer la disponibilité des équipements et éviter les interruptions d’activité.

✅ Comment ?

• Affecter des identifiants uniques (QR code, RFID, numéro d’inventaire).
• Suivre les déplacements et les prêts (emprunts, restitutions).
• Enregistrer les heures d’utilisation pour anticiper l’usure.

Affecter des identifiants uniques L’attribution d’un identifiant unique (Code bar, QR code, RFID, NFC, numéro d’inventaire) à des équipements permet un suivi précis, une meilleure gestion des inspections et un gain de temps lors des inventaires. Voici les différentes solutions disponibles ainsi que les options pour fixer les tags sur les équipements.

Type d’équipement	Solution recommandée
Casques, harnais, vêtements	Étiquette textile Code 1D-2D/RFID/NFC cousue ou thermocollée
Extincteurs, bouteilles de gaz	Plaque métallique gravée ou tag Code 1D-2D/RFID/NFC encapsulé
Outils manuels	Numéro gravé ou autocollant industriel Code 1D-2D/RFID/NFC
Machines industrielles	Plaque métallique rivetée ou tag vissé
Équipements en plastique ou composites	Autocollant industriel ou plaque plastique collée
Objets de grande taille ou de forme irrégulière	Attache câblée avec tag Code 1D-2D/RFID/NFC

Suivre les déplacements, les allocations et les prêts d’équipements

Vous devez tracer les mouvements des équipements pour responsabiliser vos équipes.

Les pertes et les vols d’équipements sont essentiellement dus à ce manque de traçabilité. Les utilisateurs sont maintenant responsables des équipements qui leurs sont alloués.

Pour cela, ajoutez dans votre système de gestion l’information de qui utilise actuellement l’équipement.

Voici un exemple d’historique que vous devez obtenir sur un équipement :

3️⃣ Planifier l’entretien et les contrôles réglementaires

📌 Pourquoi ? Prévenir les pannes, assurer la sécurité et respecter la réglementation.

✅ Comment ?

• Établir un calendrier de maintenance préventive.
• Mettre en place des alertes pour les inspections obligatoires.
• Standardiser les procédures d’entretien.

Calendrier de maintenance

Pour ne pas rater les échéances d’inspection et de fin de vie de vos équipements, il faut mettre en place un système qui vous alerte lorsqu’une échéance se rapproche. Voici un exemple des informations que vous devez surveiller dans Excel ou dans votre logiciel :

Notifications

Ensuite, vous devez mettre en place les notifications suivantes :

• Une alerte par mail 1 mois avant l’inspection ou l’expiration de vos équipements.
• Une synthèse mensuelle par mail de l’état de vos équipements, elle permet de réaliser le nombre d’équipements à réparer, ou inutilisable, ou proches des échéances et d’agir en fonction du volume. Si vous êtes sur Excel, vous n’arriverez pas à mettre en place ces notifications. Mais vous pouvez ouvrir votre fichier toutes les semaines pour vérifier que rien n’arrive à échéance.

Standardiser les étapes d’inspections

Pour gagner du temps et garantir la sécurité du matériel et des équipes, vous devez suivre le manuel du fabricant. Il est donc primordial de joindre ce document à l’équipement.

• Sur Excel, vous pouvez faire un lien vers le PDF dans votre espace partagé
• Sur votre logiciel, vous pouvez joindre le fichier PDF et l’ouvrir pendant vos inspections Par exemple :

4️⃣ Gérer le cycle de vie des équipements

📌 Pourquoi ? Optimiser les coûts en anticipant le renouvellement.

✅ Comment ?

• Suivre l’historique d’utilisation et des réparations.
• Évaluer la rentabilité et la performance des équipements.
• Définir des critères de remplacement.

Organisez une réunion annuelle ou semestrielle pendant laquelle vous ferez le point sur vos équipements. Placez cette réunion juste après votre vérification générale ou votre inventaire afin d’avoir des informations à jour.

Pendant cette réunion vous devez évaluer :

• L’état de vos équipements face aux besoins des opérationnels
• Les équipements à remplacer
• Le budget associé
• Les problèmes éventuels, par exemple
  • Statistiques sur le taux de pertes
  • Statistiques sur le taux de casse
  • Disparité entre les équipes, etc.

Exemple d’une partie d’un tableau de bord :

5️⃣ Former les utilisateurs et les responsables

📌 Pourquoi ? Réduire les erreurs d’utilisation, prolonger la durée de vie des équipements et améliorer la sécurité.

✅ Comment ?

• Organiser des formations régulières.
• Sensibiliser aux bonnes pratiques de manipulation et de stockage.
• Désigner des référents équipements dans chaque service.

Pour garantir la sécurité de vos employés et des équipements, il est essentiel d’organiser des formations régulières sur leur domaine d’application, leur utilisation et leur entretien. Ces sessions permettent aux employés de mieux comprendre le fonctionnement des équipements, d’adopter les bons gestes et d’optimiser leur durée de vie. Une formation adaptée réduit également les risques d’usure prématurée et les incidents liés à une mauvaise manipulation.

Enfin, la désignation de référents équipements dans chaque service permet d’assurer un suivi rigoureux et une communication efficace sur les bonnes pratiques. Ces référents jouent un rôle clé dans la gestion du matériel, en relayant les consignes, en surveillant l’état des équipements et en signalant tout besoin d’intervention. Leur présence garantit une meilleure coordination et une responsabilité partagée au sein des équipes.

Voici un exemple d’information sur un employé qui doit être apte à travailler en hauteur :

6️⃣ Assurer la conformité réglementaire

📌 Pourquoi ? Éviter les sanctions légales et garantir la sécurité des employés.

✅ Comment ?

• Suivre les obligations légales spécifiques à chaque type d’équipement.
• Tenir à jour les documents de conformité.
• Effectuer des audits internes.

Faire vos inspections périodiques

Inspecter régulièrement ses équipements pour vérifier leur état, leur bon fonctionnement et leur conformité aux normes en vigueur et à la documentation du fabricant. Cela inclut un examen visuel pour repérer l’usure, des tests fonctionnels si nécessaire et la consignation des observations dans un registre.

Exemple d’inspection d’équipement:

Pour produire des rapports de conformité à la demande, il est essentiel de centraliser les données d’inspection dans un outil dédié. Un bon suivi permet de générer rapidement un document détaillant l’état des équipements, les contrôles effectués et les éventuelles actions correctives à prévoir.

Extrait d’une des 424 pages d’un rapport de conformité produit par le logiciel GearTracker :

Si vous ne disposez pas d’un tel outil, vous pouvez fournir votre fichier Excel à celui qui le demande (inspection du travail, assurances, utilisateurs).

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Conclusion

Il est tout à fait possible de gérer vos équipements avec fichier Excel ou Google Sheet si vous êtes rigoureux.

La gestion par Excel ou Sheet

Pour rappel nous proposons gratuitement un modèle de fichier Excel qui permet de gérer cette problématique.

Télécharger le modèle de registre de sécurité (Excel)

Mais il faut être conscient des limitations de ce fonctionnement et des risques pour les responsables d’équipe et les employés :

Fonctionnalités	Excel	GearTracker
Référentiel des équipements de sécurité	Oui	Oui
Centralisation de vos utilisateurs d’EPI	Oui	Oui
Historique des vérifications et évènements	Dégradé	Oui
Ajout de vos notices et documents	Non	Oui
Recherche instantanée d’un équipement avec le scan de son code barre	Non	Oui
Partage des informations avec les utilisateurs d’EPI	Non	Oui
Protection contre les erreurs de saisie	Dégradé	Oui
Gestion des droits d’accès (lecture, écriture, inspecteurs)	Non	Oui
Génération de rapports PDF pour prouver votre conformité	Non	Oui
Délégation à une société de VGP	Non	Oui
Accès depuis votre mobile	Dégradé	Oui
Alertes automatiques (inspection à faire, équipement expiré)	Non	Oui
Elimination du risque légal par manque de vigilance sur l’état du stock	Non	Oui

➡️ Si vous voulez un outil automatisé, sécurisé et collaboratif, activez le plan gratuit de GearTracker : Créer un compte

La gestion par logiciel

Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel si

• vous possédez plus de 100 équipements
• ou leur valeur dépasse les 3000€
• ou que vous avez des employés utilisateurs de vos équipements. Notre application est accessible gratuitement :

Créer un compte gratuit

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