6 Pasos para Gestionar su Equipo

Esta guía de 6 pasos explica cómo gestionar eficazmente su equipo para:

✅ Ahorrar dinero en equipo
✅ Reducir el riesgo de accidentes
✅ Minimizar averías, pérdidas y robos
✅ Reducir riesgos legales para líderes de equipo y gestión
✅ Ahorrar tiempo en la gestión

Primero cubre los riesgos, luego se enfoca en los 6 pasos para gestionar su equipo.

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Los Riesgos

Una mala gestión del equipo puede llevar a consecuencias financieras, humanas y legales. Aquí hay un análisis con cifras concretas.

💲 Pérdidas Financieras

Costo de Equipos Perdidos o Robados

• El 15 al 30% de las herramientas y equipos desaparecen cada año debido a la falta de seguimiento.
• Una empresa con 500 herramientas valoradas en €200 cada una puede perder €30,000 a €60,000 por año debido a equipos extraviados o robados.

Aumento de Costos de Mantenimiento y Reparación

• El mantenimiento reactivo cuesta 3 a 9 veces más que el mantenimiento preventivo.
• Ejemplos: Una máquina mal mantenida puede consumir hasta un 15% más de energía y llevar a costosas averías.

Pérdidas de Productividad

• Las fallas del equipo causan tiempo de inactividad, lo que puede reducir la rentabilidad del negocio.
• Ejemplo: En el sector industrial, el tiempo de inactividad no planificado cuesta un promedio de €260,000 por hora (estudio de ABB).

Renovación Prematura del Equipo

• Una mala gestión reduce la vida útil del equipo en un 20 a 50%. Las causas incluyen el subuso y el reemplazo prematuro debido a la falta de trazabilidad.
• Ejemplo: El equipo sujeto a inspecciones reglamentarias (como el EPI de protección contra caídas) no se revisa a tiempo. Como precaución, la empresa lo da de baja, aunque una simple inspección podría haber extendido su vida útil.

⛑️ Accidentes y Problemas de Salud

Accidentes Laborales Debido a Equipos Defectuosos

• 10 a 15% de los accidentes laborales están vinculados a equipos mal mantenidos (fuente: INRS).
• Una máquina no revisada puede causar un accidente grave, costando un promedio de €4,500 por día de inactividad.

Un trágico ejemplo a continuación: Un trabajador resultó herido al cruzar un piso de vidrio durante una inspección en el Museo Rodin y recibió €7.25 millones en compensación:

Enfermedades Ocupacionales

• La exposición prolongada a equipos no conformes lleva a costosas enfermedades ocupacionales.
• Por ejemplo:
  • Ruido excesivo → Sordera ocupacional: Un trabajador en una planta metalúrgica usa una prensa hidráulica diariamente, con niveles de ruido que superan los 90 dB. Debido a la falta de protección auditiva adecuada y monitoreo regular de niveles de ruido, desarrolla pérdida auditiva progresiva, requiriendo atención médica y costosos audífonos.
  • Vibraciones excesivas → Trastornos musculoesqueléticos (TME) y síndrome del túnel carpiano: Un operador de equipo de construcción usa un martillo neumático que no cumple con los estándares antivibración. Después de varios años, desarrolla dolor crónico en sus muñecas y hombros, requiriendo baja médica prolongada y cirugía.
  • Productos tóxicos → Enfermedades respiratorias y cánceres ocupacionales: Un pintor industrial aplica pinturas que contienen solventes tóxicos diariamente, pero su máscara protectora está mal mantenida e ineficaz. Después de varios años, desarrolla enfermedad pulmonar obstructiva crónica (EPOC), impidiéndole continuar trabajando.

⚖️ Sanciones y Responsabilidad Penal

Incumplimiento de Obligaciones Legales

• Una empresa que no cumple con las inspecciones reglamentarias enfrenta multas que van desde €1,500 a €15,000 por infracción.
• En caso de reincidencia, estas multas pueden duplicarse y llevar a una prohibición comercial.

Por ejemplo: durante los Juegos Olímpicos de París, los inspectores laborales detuvieron el montaje de gradas en tres sitios de construcción diferentes.

Estas interrupciones afectaron los sitios en Versalles, Place de la Concorde y la Torre Eiffel.

Estas paradas se debieron más a la ausencia de protecciones colectivas o individuales adecuadas que a la falta de mantenimiento de estas protecciones.

Responsabilidad en Caso de Accidentes

• Si un accidente es causado por equipos mal mantenidos, el director de la empresa puede ser procesado por poner en peligro la vida de otros.
• Una empresa fue multada con €500,000 por un accidente fatal causado por fallas en la inspección de seguridad.

Costos de Litigio

• Una demanda puede costar entre €10,000 y €200,000 en honorarios legales y compensación.

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Los 6 Pasos

1️⃣ Identificar y Listar Todo el Equipo

📌 ¿Por qué? Obtener una visión clara del equipo disponible, prevenir pérdidas y mejorar la trazabilidad.

✅ ¿Cómo?

• Crear un inventario detallado: tipo de equipo, número de serie, marca, modelo.
• Asignar cada pieza de equipo a un departamento o empleado responsable.
• Usar software de gestión para centralizar la información.
• Asegurar que se realice un análisis de riesgos respecto al uso de este equipo y el entorno de trabajo de su equipo.

➡️ Soluciones:

Debe recopilar la siguiente información para todo su equipo:

• Marca
• Modelo
• Número de Serie
• Referencia
• Estado (Utilizable, Descartado, Para Reparar, o Inutilizable)
• Usuario
• Descripción
• Fecha de Fabricación
• Vida Útil (años)
• Fecha de Fin de Vida
• Fecha de Puesta en Marcha
• Intervalo de Inspección (meses)
• Última Inspección
• Próxima Inspección
• Historial de todas las inspecciones pasadas (requisito legal)
• Documentos del Equipo: factura, certificados, manuales, hoja de inspección…

Para esto, tiene dos soluciones:

Gestión Manual	Gestión por Software
La gestión manual a menudo la realiza el jefe de equipo o de taller en Excel o Google Sheets	Software en computadora, tableta y móvil. Centraliza y automatiza la gestión de equipos e inspecciones.
➕ Rápido de configurar ➖ Consume tiempo ➖ Propenso a errores ➖ Sin trazabilidad ➖ No colaborativo con equipos ➖ Sin alertas o recordatorios cuando el equipo se vuelve no conforme	➕ Asegura el cumplimiento ➕ Trazabilidad impecable ➕ Ahorro de tiempo ➕ Responsabilidad del equipo ➕ Reduce pérdidas y robos ➕ Solución llave en mano ➕ Precio predecible: usuarios ilimitados
Ejemplo: Descargar un ejemplo gratuito (Excel)	Ejemplo: Pruebe la versión gratuita de GearTracker

Ejemplo de un archivo de gestión en Excel ( aquí ):

Ejemplo de una aplicación de gestión de equipos (GearTracker):

2️⃣ Implementar un Seguimiento Preciso

📌 ¿Por qué? Asegurar la disponibilidad del equipo y prevenir interrupciones operativas.

✅ ¿Cómo?

• Asignar identificadores únicos (código QR, RFID, número de inventario).
• Rastrear movimientos y préstamos (préstamos, devoluciones).
• Registrar horas de uso para anticipar el desgaste.

Asignar Identificadores Únicos Asignar un identificador único (Código de barras, código QR, RFID, NFC, número de inventario) al equipo permite un seguimiento preciso, mejor gestión de inspecciones y ahorro de tiempo durante los inventarios. Aquí hay diferentes soluciones disponibles y opciones para adjuntar etiquetas al equipo.

Tipo de Equipo	Solución Recomendada
Cascos, arneses, ropa	Etiqueta textil cosida o termoimpresa con Código 1D-2D/RFID/NFC
Extintores, cilindros de gas	Placa de metal grabada o etiqueta encapsulada con Código 1D-2D/RFID/NFC
Herramientas manuales	Número grabado o etiqueta industrial con Código 1D-2D/RFID/NFC
Máquinas industriales	Placa de metal remachada o etiqueta atornillada
Equipos de plástico o compuestos	Etiqueta industrial o placa de plástico pegada
Objetos grandes o de forma irregular	Brida con etiqueta de Código 1D-2D/RFID/NFC

Rastrear Movimientos, Asignaciones y Préstamos de Equipos

Debe rastrear los movimientos del equipo para responsabilizar a sus equipos.

Las pérdidas y robos de equipos se deben principalmente a la falta de trazabilidad. Los usuarios ahora son responsables del equipo asignado a ellos.

Para lograr esto, agregue a su sistema de gestión la información sobre quién está utilizando actualmente el equipo.

Aquí hay un ejemplo del historial que debería obtener para el equipo:

3️⃣ Planificar Mantenimiento e Inspecciones Reglamentarias

📌 ¿Por qué? Prevenir averías, asegurar la seguridad y cumplir con las regulaciones.

✅ ¿Cómo?

• Establecer un calendario de mantenimiento preventivo.
• Configurar alertas para inspecciones obligatorias.
• Estandarizar procedimientos de mantenimiento.

Calendario de Mantenimiento

Para evitar perder plazos de inspección y fin de vida útil de su equipo, necesita un sistema que le alerte cuando se acerque un plazo. Aquí hay un ejemplo de la información que debe monitorear en Excel o su software:

Notificaciones

A continuación, debe configurar las siguientes notificaciones:

• Una alerta por correo electrónico 1 mes antes de una inspección o vencimiento del equipo.
• Un resumen mensual por correo electrónico del estado de su equipo, que le permita evaluar la cantidad de artículos que necesitan reparación, inutilizables o que se acercan a los plazos y actuar en consecuencia. Si usa Excel, configurar estas notificaciones no será posible. Sin embargo, puede abrir su archivo semanalmente para verificar que nada se acerque a su plazo.

Estandarizar los Pasos de Inspección

Para ahorrar tiempo y asegurar la seguridad del equipo y los equipos, debe seguir el manual del fabricante. Por lo tanto, es esencial adjuntar este documento al equipo.

• En Excel, puede vincular al PDF en su espacio compartido.
• En su software, puede adjuntar el archivo PDF y abrirlo durante las inspecciones. Por ejemplo:

4️⃣ Gestionar el Ciclo de Vida del Equipo

📌 ¿Por qué? Optimizar costos anticipando la renovación.

✅ ¿Cómo?

• Rastrear el historial de uso y reparaciones.
• Evaluar la rentabilidad y el rendimiento del equipo.
• Definir criterios de reemplazo.

Organice una reunión anual o semestral para revisar su equipo. Programe esta reunión justo después de su inspección general o inventario para asegurar información actualizada.

Durante esta reunión, debe evaluar:

• La condición de su equipo según las necesidades operativas
• Equipos a reemplazar
• El presupuesto asociado
• Problemas potenciales, como:
  • Estadísticas sobre tasas de pérdida
  • Estadísticas sobre tasas de rotura
  • Disparidades entre equipos, etc.

Ejemplo de una sección de tablero:

5️⃣ Capacitar a Usuarios y Gerentes

📌 ¿Por qué? Reducir errores de uso, extender la vida útil del equipo y mejorar la seguridad.

✅ ¿Cómo?

• Organizar sesiones de capacitación regulares.
• Concienciar sobre prácticas adecuadas de manejo y almacenamiento.
• Nombrar referentes de equipo en cada departamento.

Para asegurar la seguridad de los empleados y el equipo, es esencial realizar sesiones de capacitación regulares sobre su aplicación, uso y mantenimiento. Estas sesiones ayudan a los empleados a comprender mejor cómo funciona el equipo, adoptar mejores prácticas y optimizar su vida útil. La capacitación adecuada también reduce el riesgo de desgaste prematuro e incidentes causados por un manejo inadecuado.

Finalmente, nombrar referentes de equipo en cada departamento asegura un monitoreo riguroso y una comunicación efectiva sobre las mejores prácticas. Estos referentes juegan un papel clave en la gestión del equipo al transmitir instrucciones, monitorear las condiciones del equipo e informar sobre cualquier intervención necesaria. Su presencia garantiza una mejor coordinación y responsabilidad compartida dentro de los equipos.

Ejemplo de información de usuario para un empleado que debe trabajar en altura:

6️⃣ Asegurar el Cumplimiento Reglamentario

📌 ¿Por qué? Evitar sanciones legales y asegurar la seguridad de los empleados.

✅ ¿Cómo?

• Monitorear las obligaciones legales específicas para cada tipo de equipo.
• Mantener actualizados los documentos de cumplimiento.
• Realizar auditorías internas.

Realizar sus Inspecciones Periódicas

Inspeccione regularmente su equipo para verificar su condición, operación adecuada y cumplimiento con las normas actuales y la documentación del fabricante. Esto incluye una inspección visual para detectar desgaste, pruebas funcionales si es necesario y registrar observaciones en un registro.

Ejemplo de una inspección de equipo:

Para generar informes de cumplimiento a demanda, es esencial centralizar los datos de inspección en una herramienta dedicada. Un seguimiento adecuado permite la generación rápida de un documento detallado que describe las condiciones del equipo, las inspecciones completadas y cualquier acción correctiva necesaria.

Extracto de una de las 424 páginas de un informe de cumplimiento generado por el software GearTracker:

Si no tiene tal herramienta, puede proporcionar su archivo de Excel a la parte solicitante (inspección laboral, aseguradoras, usuarios).

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Conclusión

Es completamente posible gestionar su equipo utilizando un archivo de Excel o Google Sheet si es meticuloso.

Gestión a través de Excel o Sheets

Como recordatorio, ofrecemos una plantilla de Excel gratuita para ayudar a gestionar este problema.

Descargar la Plantilla de Registro de Seguridad (Excel)

Sin embargo, debe ser consciente de las limitaciones de este enfoque y los riesgos para los líderes de equipo y empleados:

Características	Excel	GearTracker
Repositorio de equipos de seguridad	Sí	Sí
Centralización de usuarios de EPI	Sí	Sí
Verificación e historial de eventos	Limitado	Sí
Adición de manuales y documentos	No	Sí
Búsqueda instantánea de equipos mediante escaneo de código de barras	No	Sí
Compartir información con usuarios de EPI	No	Sí
Protección contra errores de entrada	Limitado	Sí
Gestión de control de acceso (lectura, escritura, inspectores)	No	Sí
Generación de informes PDF para prueba de cumplimiento	No	Sí
Delegación a una empresa externa de VGP	No	Sí
Acceso móvil	Limitado	Sí
Alertas automáticas (próxima inspección, equipo vencido)	No	Sí
Eliminación de riesgos legales debido a la supervisión de existencias	No	Sí

➡️ Si desea una herramienta automatizada, segura y colaborativa, active el plan gratuito de GearTracker: Crear una cuenta

Gestión a través de Software

Recomendamos usar software si:

• Posee más de 100 piezas de equipo
• O su valor supera los €3,000
• O tiene empleados que usan su equipo.

Nuestra aplicación está disponible de forma gratuita:

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Nuestro software es utilizado por asociaciones, pequeñas empresas y grandes grupos industriales.