6 Passaggi per Gestire le Tue Attrezzature

Questa guida in 6 passaggi spiega come gestire efficacemente le tue attrezzature per:

✅ Risparmiare denaro sulle attrezzature
✅ Ridurre il rischio di incidenti
✅ Minimizzare guasti, perdite e furti
✅ Ridurre i rischi legali per i capi squadra e la direzione
✅ Risparmiare tempo nella gestione

Inizia coprendo i rischi, poi si concentra sui 6 passaggi per gestire le tue attrezzature.

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I Rischi

Una cattiva gestione delle attrezzature può portare a conseguenze finanziarie, umane e legali. Ecco un’analisi con cifre concrete.

💲 Perdite Finanziarie

Costo delle Attrezzature Perse o Rubate

• Dal 15 al 30% degli strumenti e delle attrezzature scompaiono ogni anno a causa della mancanza di tracciamento.
• Un’azienda con 500 strumenti del valore di €200 ciascuno può perdere €30,000 a €60,000 all’anno a causa di attrezzature smarrite o rubate.

Aumento dei Costi di Manutenzione e Riparazione

• La manutenzione reattiva costa 3 a 9 volte di più rispetto alla manutenzione preventiva.
• Esempi: Una macchina mal mantenuta può consumare fino al 15% in più di energia e portare a costosi guasti.

Perdite di Produttività

• I guasti delle attrezzature causano tempi di inattività, che possono ridurre la redditività aziendale.
• Esempio: Nel settore industriale, i tempi di inattività non pianificati costano in media €260,000 all’ora (studio ABB).

Rinnovo Prematuro delle Attrezzature

• Una cattiva gestione riduce la durata delle attrezzature del 20 al 50%. Le cause includono sottoutilizzo e sostituzione prematura a causa della mancanza di tracciabilità.
• Esempio: Le attrezzature soggette a ispezioni regolamentari (come i DPI per la protezione dalle cadute) non vengono controllate in tempo. Come precauzione, l’azienda le dismette, anche se una semplice ispezione avrebbe potuto prolungarne la vita.

⛑️ Incidenti e Problemi di Salute

Incidenti sul Lavoro a Causa di Attrezzature Difettose

• 10 al 15% degli incidenti sul lavoro sono legati a attrezzature mal mantenute (fonte: INRS).
• Una macchina non controllata può causare un grave incidente, costando in media €4,500 al giorno di inattività.

Un tragico esempio qui sotto: Un lavoratore è stato ferito mentre attraversava un pavimento di vetro durante un’ispezione al Museo Rodin e ha ricevuto €7.25 milioni di risarcimento:

Malattie Professionali

• L’esposizione prolungata a attrezzature non conformi porta a costose malattie professionali.
• Ad esempio:
  • Rumore eccessivo → Sordità professionale: Un lavoratore in un impianto metallurgico utilizza quotidianamente una pressa idraulica, con livelli di rumore superiori a 90 dB. A causa della mancanza di protezione uditiva adeguata e del monitoraggio regolare dei livelli di rumore, sviluppa una perdita uditiva progressiva, richiedendo cure mediche e costosi apparecchi acustici.
  • Vibrazioni eccessive → Disturbi muscoloscheletrici (MSD) e sindrome del tunnel carpale: Un operatore di attrezzature da costruzione utilizza un martello pneumatico che non soddisfa gli standard anti-vibrazione. Dopo diversi anni, sviluppa dolori cronici ai polsi e alle spalle, richiedendo un congedo per malattia prolungato e un intervento chirurgico.
  • Prodotti tossici → Malattie respiratorie e tumori professionali: Un pittore industriale applica quotidianamente vernici contenenti solventi tossici, ma la sua maschera protettiva è mal mantenuta e inefficace. Dopo diversi anni, sviluppa una malattia polmonare ostruttiva cronica (COPD), impedendogli di continuare a lavorare.

⚖️ Sanzioni e Responsabilità Penale

Mancato Rispetto degli Obblighi Legali

• Un’azienda che non rispetta le ispezioni regolamentari affronta multe che vanno da €1,500 a €15,000 per violazione.
• In caso di recidiva, queste multe possono raddoppiare e portare a un divieto di attività.

Ad esempio: durante le Olimpiadi di Parigi, gli ispettori del lavoro hanno fermato l’assemblaggio delle tribune in tre diversi cantieri.

Queste interruzioni hanno interessato i siti di Versailles, Place de la Concorde e la Torre Eiffel.

Queste fermate erano più spesso dovute all’assenza di adeguate protezioni collettive o individuali piuttosto che a una mancanza di manutenzione di queste protezioni.

Responsabilità in Caso di Incidenti

• Se un incidente è causato da attrezzature mal mantenute, il direttore dell’azienda può essere perseguito per aver messo in pericolo la vita altrui.
• Un’azienda è stata multata di €500,000 per un incidente mortale causato da fallimenti nelle ispezioni di sicurezza.

Costi di Contenzioso

• Una causa legale può costare tra €10,000 e €200,000 in spese legali e risarcimenti.

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I 6 Passaggi

1️⃣ Identificare e Elencare Tutte le Attrezzature

📌 Perché? Ottenere una chiara panoramica delle attrezzature disponibili, prevenire perdite e migliorare la tracciabilità.

✅ Come?

• Creare un inventario dettagliato: tipo di attrezzatura, numero di serie, marca, modello.
• Assegnare ogni pezzo di attrezzatura a un dipartimento o a un dipendente responsabile.
• Utilizzare software di gestione per centralizzare le informazioni.
• Assicurarsi che venga condotta un’analisi dei rischi riguardante l’uso di queste attrezzature e l’ambiente di lavoro del tuo team.

➡️ Soluzioni:

Devi raccogliere le seguenti informazioni per tutte le tue attrezzature:

• Marca
• Modello
• Numero di Serie
• Riferimento
• Stato (Utilizzabile, Scartato, Da Riparare, o Inutilizzabile)
• Utente
• Descrizione
• Data di Fabbricazione
• Durata (anni)
• Data di Fine Vita
• Data di Messa in Servizio
• Intervallo di Ispezione (mesi)
• Ultima Ispezione
• Prossima Ispezione
• Storia di tutte le ispezioni passate (requisito legale)
• Documenti delle Attrezzature: fattura, certificati, manuali, scheda di ispezione…

Per questo, hai due soluzioni:

Gestione Manuale	Gestione Software
La gestione manuale è spesso effettuata dal responsabile del team o dell’officina in Excel o Google Sheets	Software su computer, tablet e mobile. Centralizza e automatizza la gestione delle attrezzature e delle ispezioni.
➕ Rapido da impostare ➖ Dispendioso in termini di tempo ➖ Soggetto a errori ➖ Nessuna tracciabilità ➖ Non collaborativo con i team ➖ Nessun avviso o promemoria quando le attrezzature diventano non conformi	➕ Garantisce la conformità ➕ Tracciabilità impeccabile ➕ Risparmio di tempo ➕ Responsabilizzazione del team ➕ Riduce perdite e furti ➕ Soluzione chiavi in mano ➕ Prezzi prevedibili: utenti illimitati
Esempio: Scarica un esempio gratuito (Excel)	Esempio: Prova la versione gratuita di GearTracker

Esempio di un file di gestione Excel ( qui ):

Esempio di un’applicazione di gestione delle attrezzature (GearTracker):

2️⃣ Implementare un Tracciamento Accurato

📌 Perché? Garantire la disponibilità delle attrezzature e prevenire interruzioni operative.

✅ Come?

• Assegnare identificatori unici (codice QR, RFID, numero di inventario).
• Tracciare movimenti e prestiti (prestiti, restituzioni).
• Registrare le ore di utilizzo per anticipare l’usura.

Assegnare Identificatori Unici Assegnare un identificatore unico (Codice a barre, codice QR, RFID, NFC, numero di inventario) alle attrezzature consente un tracciamento preciso, una migliore gestione delle ispezioni e un risparmio di tempo durante gli inventari. Ecco diverse soluzioni disponibili e opzioni per attaccare etichette alle attrezzature.

Tipo di Attrezzatura	Soluzione Consigliata
Caschi, imbracature, abbigliamento	Etichetta tessile cucita o pressata a caldo con Codice 1D-2D/RFID/NFC
Estintori, bombole di gas	Piastra metallica incisa o etichetta incapsulata con Codice 1D-2D/RFID/NFC
Strumenti manuali	Numero inciso o adesivo industriale con Codice 1D-2D/RFID/NFC
Macchine industriali	Piastra metallica rivettata o etichetta avvitata
Attrezzature in plastica o composito	Adesivo industriale o piastra di plastica incollata
Oggetti grandi o di forma irregolare	Fascetta con etichetta Codice 1D-2D/RFID/NFC

Tracciare Movimenti, Allocazioni e Prestiti delle Attrezzature

Devi tracciare i movimenti delle attrezzature per responsabilizzare i tuoi team.

Le perdite e i furti di attrezzature sono principalmente dovuti a una mancanza di tracciabilità. Gli utenti sono ora responsabili delle attrezzature assegnate a loro.

Per ottenere questo, aggiungi al tuo sistema di gestione le informazioni su chi sta attualmente utilizzando le attrezzature.

Ecco un esempio della cronologia che dovresti ottenere per le attrezzature:

3️⃣ Pianificare la Manutenzione e le Ispezioni Regolamentari

📌 Perché? Prevenire guasti, garantire la sicurezza e rispettare le normative.

✅ Come?

• Stabilire un programma di manutenzione preventiva.
• Impostare avvisi per le ispezioni obbligatorie.
• Standardizzare le procedure di manutenzione.

Programma di Manutenzione

Per evitare di perdere le scadenze di ispezione e fine vita per le tue attrezzature, hai bisogno di un sistema che ti avvisi quando una scadenza si avvicina. Ecco un esempio delle informazioni che dovresti monitorare in Excel o nel tuo software:

Notifiche

Successivamente, devi impostare le seguenti notifiche:

• Un avviso email 1 mese prima di un’ispezione o della scadenza delle attrezzature.
• Un riepilogo email mensile dello stato delle tue attrezzature, che ti consente di valutare il numero di articoli che necessitano di riparazione, inutilizzabili o vicini alle scadenze e agire di conseguenza. Se utilizzi Excel, impostare queste notifiche non sarà possibile. Tuttavia, puoi aprire il tuo file settimanalmente per controllare che nulla si avvicini alla sua scadenza.

Standardizzare i Passaggi di Ispezione

Per risparmiare tempo e garantire la sicurezza delle attrezzature e dei team, devi seguire il manuale del produttore. È quindi essenziale allegare questo documento alle attrezzature.

• In Excel, puoi collegarti al PDF nel tuo spazio condiviso.
• Nel tuo software, puoi allegare il file PDF e aprirlo durante le ispezioni. Ad esempio:

4️⃣ Gestire il Ciclo di Vita delle Attrezzature

📌 Perché? Ottimizzare i costi anticipando il rinnovo.

✅ Come?

• Tracciare la cronologia di utilizzo e le riparazioni.
• Valutare la redditività e le prestazioni delle attrezzature.
• Definire i criteri di sostituzione.

Organizza un incontro annuale o semestrale per rivedere le tue attrezzature. Pianifica questo incontro subito dopo la tua ispezione generale o inventario per garantire informazioni aggiornate.

Durante questo incontro, dovresti valutare:

• La condizione delle tue attrezzature in base alle esigenze operative
• Attrezzature da sostituire
• Il budget associato
• Problemi potenziali, come:
  • Statistiche sui tassi di perdita
  • Statistiche sui tassi di rottura
  • Disparità tra i team, ecc.

Esempio di una sezione del cruscotto:

5️⃣ Formare Utenti e Manager

📌 Perché? Ridurre gli errori di utilizzo, prolungare la durata delle attrezzature e migliorare la sicurezza.

✅ Come?

• Organizzare sessioni di formazione regolari.
• Sensibilizzare sulle pratiche corrette di manipolazione e stoccaggio.
• Nominare referenti per le attrezzature in ogni dipartimento.

Per garantire la sicurezza dei dipendenti e delle attrezzature, è essenziale condurre sessioni di formazione regolari sulla loro applicazione, utilizzo e manutenzione. Queste sessioni aiutano i dipendenti a comprendere meglio come funzionano le attrezzature, adottare le migliori pratiche e ottimizzarne la durata. Una formazione adeguata riduce anche il rischio di usura prematura e incidenti causati da una manipolazione impropria.

Infine, nominare referenti per le attrezzature in ogni dipartimento garantisce un monitoraggio rigoroso e una comunicazione efficace sulle migliori pratiche. Questi referenti svolgono un ruolo chiave nella gestione delle attrezzature trasmettendo istruzioni, monitorando le condizioni delle attrezzature e segnalando eventuali interventi necessari. La loro presenza garantisce una migliore coordinazione e responsabilità condivisa all’interno dei team.

Esempio di informazioni per un dipendente che deve lavorare in altezza:

6️⃣ Garantire la Conformità Regolamentare

📌 Perché? Evitare sanzioni legali e garantire la sicurezza dei dipendenti.

✅ Come?

• Monitorare gli obblighi legali specifici per ogni tipo di attrezzatura.
• Mantenere aggiornati i documenti di conformità.
• Condurre audit interni.

Eseguire le Tue Ispezioni Periodiche

Ispeziona regolarmente le tue attrezzature per verificarne le condizioni, il corretto funzionamento e la conformità agli standard attuali e alla documentazione del produttore. Questo include un’ispezione visiva per l’usura, test funzionali se necessario e la registrazione delle osservazioni in un registro.

Esempio di un’ispezione delle attrezzature:

Per generare rapporti di conformità su richiesta, è essenziale centralizzare i dati delle ispezioni in uno strumento dedicato. Un tracciamento adeguato consente la rapida generazione di un documento dettagliato che descrive le condizioni delle attrezzature, le ispezioni completate e le eventuali azioni correttive necessarie.

Estratto da una delle 424 pagine di un rapporto di conformità generato dal software GearTracker:

Se non hai uno strumento del genere, puoi fornire il tuo file Excel alla parte richiedente (ispezione del lavoro, assicuratori, utenti).

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Conclusione

È del tutto possibile gestire le tue attrezzature utilizzando un file Excel o Google Sheet se sei meticoloso.

Gestione tramite Excel o Sheets

Come promemoria, offriamo un modello Excel gratuito per aiutare a gestire questo problema.

Scarica il Modello di Registro di Sicurezza (Excel)

Tuttavia, dovresti essere consapevole delle limitazioni di questo approccio e dei rischi per i capi squadra e i dipendenti:

Caratteristiche	Excel	GearTracker
Repository delle attrezzature di sicurezza	Sì	Sì
Centralizzazione degli utenti DPI	Sì	Sì
Verifica e cronologia degli eventi	Limitato	Sì
Aggiunta di manuali e documenti	No	Sì
Ricerca istantanea delle attrezzature tramite scansione del codice a barre	No	Sì
Condivisione delle informazioni con gli utenti DPI	No	Sì
Protezione contro errori di input	Limitato	Sì
Gestione del controllo degli accessi (lettura, scrittura, ispettori)	No	Sì
Generazione di rapporti PDF per la prova di conformità	No	Sì
Delegazione a una società VGP esterna	No	Sì
Accesso mobile	Limitato	Sì
Avvisi automatici (ispezione imminente, attrezzature scadute)	No	Sì
Eliminazione dei rischi legali dovuti alla supervisione delle scorte	No	Sì

➡️ Se desideri uno strumento automatizzato, sicuro e collaborativo, attiva il piano gratuito di GearTracker: Crea un account

Gestione tramite Software

Raccomandiamo l’uso di software se:

• Possiedi più di 100 pezzi di attrezzature
• Oppure il loro valore supera €3,000
• Oppure hai dipendenti che utilizzano le tue attrezzature.

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