Stoppen Sie den Diebstahl und Verlust von Ausrüstung in 6 Schritten

Der Diebstahl von Ausrüstung in Unternehmen hat schwerwiegende Folgen, die weit über die einfachen Kosten für den Ersatz von Materialien hinausgehen. Im Durchschnitt verlieren Unternehmen 5 % ihres Jahresumsatzes durch Betrug und internen Diebstahl (Quelle) . Die häufigsten Schäden umfassen:

• Direkte finanzielle Verluste: Gestohlene Ausrüstung muss ersetzt werden, was sich sofort auf das Budget des Unternehmens auswirkt. Im industriellen Sektor kann das Verschwinden von Spezialwerkzeugen beispielsweise mehrere tausend Euro pro Jahr betragen.
• Verzögerungen und Produktivitätsverluste: Wenn wichtige Ausrüstung fehlt, kann dies zu Produktions- oder Dienstleistungsunterbrechungen führen. Ein Bauunternehmen kann beispielsweise ein Projekt aufgrund des Diebstahls einer teuren Maschine verzögert sehen.
• Erhöhte Sicherheitskosten: Um diese Verluste auszugleichen, müssen einige Unternehmen in zusätzliche Sicherheitssysteme (Kameras, verstärkte Schlösser, Zugangsausweise usw.) investieren, was zusätzliche Kosten darstellt.
• Misstrauensatmosphäre und Auswirkungen auf das Personal: Wenn ein Diebstahl festgestellt wird, kann dies Zweifel und Misstrauen unter den Teams hervorrufen, was zu einem weniger gesunden und weniger produktiven Arbeitsumfeld führt.
• Verlust sensibler Daten: Einige gestohlene Ausrüstungen, wie Computer oder Geschäftstelefone, können vertrauliche Daten enthalten, die die Sicherheit des Unternehmens und seiner Kunden gefährden.

Die 6 Schritte zur Reduzierung von Diebstählen und Verlusten

1. Implementierung eines Ausrüstungsverwaltungssystems

✅ Inventarisieren Sie alle Ausrüstungen

Listen Sie alle Ausrüstungen mit Details wie Modell, Seriennummer, Kaufdatum und Zuordnung auf.
Verwenden Sie Software wie GearTracker, um diese Informationen zu zentralisieren.

✅ Weisen Sie jedem Ausrüstungsstück eine verantwortliche Person zu

Jeder Mitarbeiter sollte für die ihm anvertraute Ausrüstung verantwortlich sein.
Lassen Sie sie ein Leih- oder Nutzungsdokument unterschreiben.

✅ Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit

Verwenden Sie RFID, NFC, QR-Codes oder Barcodes, um jedes Ausrüstungsstück zu identifizieren.
Stellen Sie sicher, dass jede Bewegung der Ausrüstung aufgezeichnet wird.

Dafür haben Sie zwei Alternativen:

Excel-Verwaltung	Software-Verwaltung
Kann sehr schnell erledigt werden, erfordert jedoch regelmäßige Updates	Automatisiert die Ausrüstungsverwaltung und Rückverfolgbarkeit
Kann in der Funktionalität eingeschränkt sein, wenn Sie Benutzer und mehr als 100 Ausrüstungsstücke verwalten müssen	Bietet erweiterte Funktionen wie Wartungs- und Inspektionsmanagement
Kann in einem lokalen Netzwerk oder in der Cloud geteilt werden	Ermöglicht präzise Kontrolle über den Zugang zu Ausrüstungen
Beispiel einer Excel-Datei	Beispiel einer Software

2. Physische Sicherheit der Ausrüstung

✅ Zugangskontrolle

Beschränken Sie den Zugang zu sensiblen Bereichen mit Ausweisen, sicheren Schlüsseln oder biometrischen Schlössern.
Stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal Zugang zu Bereichen hat, in denen Ausrüstung gelagert wird.

✅ Überwachungs- und Sicherheitskameras

Installieren Sie Überwachungskameras in Lager- und Nutzungsbereichen.
Überprüfen Sie regelmäßig die Aufzeichnungen.

✅ Sichere Lagerung für hochwertige Ausrüstung

Lagern Sie teure oder sensible Ausrüstung in verschlossenen Schränken oder gesicherten Räumen.

3. Mitarbeiterbewusstsein und Engagement

✅ Schulung der Mitarbeiter zur Ausrüstungsverwaltung

Erklären Sie die Bedeutung der Rückverfolgbarkeit und der Einhaltung von Verfahren.
Sensibilisieren Sie für die Folgen von Diebstahl für das Unternehmen und für sich selbst.
Zum Beispiel können Sie Ihre Mitarbeiter bitten, Ausrüstung zu deklarieren, wenn sie zu einer Baustelle gebracht wird.

✅ Implementierung eines Meldesystems

Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Anomalien oder verdächtige Diebstähle zu melden.
Stellen Sie Anonymität bei der Meldung sicher, um Vergeltungsmaßnahmen zu verhindern.

4. Kommunikation und regelmäßige Erinnerungen an die Probleme

✅ Jährliches Mitarbeiterbewusstsein

Nutzen Sie die jährliche Inventur, um die Mitarbeiter an die Bedeutung der Ausrüstungsverwaltung und die Folgen von Diebstahl zu erinnern. Erklären Sie klar die Auswirkungen von Verlusten auf das Unternehmen und die Arbeitsbedingungen für alle. Stellen Sie die Maßnahmen vor, die zur Diebstahlprävention umgesetzt wurden, und machen Sie die Teams verantwortlich.

✅ Verteilung einer offiziellen jährlichen Kommunikation

Senden Sie eine E-Mail oder veröffentlichen Sie ein internes Memo, das die Mitarbeiter an die konkreten Folgen von Diebstahl und Ausrüstungsverlust erinnert. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, verdächtiges Verhalten zu melden.

Hier ist ein Beispiel für ein Bewusstseinsschreiben, das Sie an Ihre Mitarbeiter senden können:

Betreff: Jährliche Inventur und Erinnerung an die Regeln zur Ausrüstungsverwaltung
Liebe Kollegen,  

Wie jedes Jahr führen wir unsere Ausrüstungsinventur durch, um eine ordnungsgemäße Nachverfolgung und Zustand zu gewährleisten.  

Wir möchten Sie auch daran erinnern, dass eine gute Ausrüstungsverwaltung eine kollektive Verantwortung ist. Leider haben wir in diesem Jahr unerklärliche Verschwinden zahlreicher Ausrüstungsstücke festgestellt. Diese Verluste haben schwerwiegende Folgen für das Unternehmen und für jeden von uns:  

- Zusätzliche Kosten für den Ersatz gestohlener oder verlorener Ausrüstung.  
- Verzögerungen in der Produktion und verringerte Effizienz für alle betroffenen Mitarbeiter.  
- Ein Klima des Misstrauens innerhalb der Teams, das unser Arbeitsumfeld beeinträchtigt.  

Wir zählen auf Sie, um sofort fehlende oder beschädigte Ausrüstung zu melden und die Verfahren für die Ausleihe und Nutzung von Ausrüstung zu befolgen.  

Wichtige Erinnerung: Jedes verdächtige Verschwinden oder bestätigter Diebstahl kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen, einschließlich Kündigung wegen groben Fehlverhaltens und rechtlicher Schritte.  

Vielen Dank für Ihr Engagement und Ihre Zusammenarbeit bei der Erhaltung unserer Ressourcen.  

Mit freundlichen Grüßen,  
[Name des Managers]  
[Name des Unternehmens]  

5. Stärkung von Kontrollen und Audits

✅ Regelmäßige Audits durchführen

Führen Sie stichprobenartige Inspektionen durch, um die Anwesenheit von Ausrüstung zu überprüfen. Verwenden Sie Ihre Ausrüstungsverwaltungssoftware, um Anomalien zu identifizieren.

✅ Überprüfen Sie Ausrüstungsentnahmen und -rückgaben

Stellen Sie sicher, dass jede Ausrüstungsentnahme dokumentiert und unterschrieben ist. Führen Sie stichprobenartige Überprüfungen bei Rückgaben durch.

6. Maßnahmen im Falle eines Diebstahls

✅ Untersuchung und Ursachenanalyse

Überprüfen Sie Aufzeichnungen (Kameras, Zugangskontrollen, Ausrüstungsverfolgung). Analysieren Sie, ob der Diebstahl opportunistisch oder organisiert ist.

✅ Sanktionen und Korrekturmaßnahmen

Wenden Sie interne Sanktionen gemäß den Unternehmensvorschriften an. Verstärken Sie bei Bedarf die Sicherheitsmaßnahmen (Hinzufügen von Kameras, Änderung des Zugangs usw.).

✅ Bei Bedarf eine Beschwerde einreichen

Wenn der Diebstahl bestätigt wird, ziehen Sie in Betracht, eine Beschwerde einzureichen, um Wiederholungen zu verhindern.

Konsequenzen für diejenigen, die Diebstahl begehen

In den Vereinigten Staaten wird der Diebstahl von Mitarbeitern als grobes Fehlverhalten angesehen und kann zur sofortigen Kündigung ohne vorherige Verwarnungen führen. Solche Handlungen verletzen das Vertrauen, das für die Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung wesentlich ist.

Über die arbeitsrechtlichen Konsequenzen hinaus sind die strafrechtlichen Strafen für Diebstahl erheblich. Nach Bundesrecht kann Diebstahl oder Unterschlagung zu Geldstrafen und Freiheitsstrafen führen, wobei die Strafen je nach Wert des gestohlenen Eigentums und der Rolle des Täters variieren. Quelle: US Code

Diese Fälle unterstreichen die ernsthaften rechtlichen Folgen von Mitarbeiterdiebstahl in den USA, die sowohl die Beendigung des Arbeitsverhältnisses als auch erhebliche strafrechtliche Strafen umfassen.

Es sollte beachtet werden, dass jeder Fall einzigartig ist und die Sanktionen je nach den spezifischen Umständen der Situation variieren können.

Eine Software zur Reduzierung von Ausrüstungsdiebstahl und -verlust

Sie können ein kostenloses Konto bei GearTracker erstellen, um die Rückverfolgbarkeit von Ausrüstung sicherzustellen und Diebstahl zu reduzieren.

Unsere Software wird von Verbänden, kleinen Unternehmen und großen Industriegruppen genutzt. Sie reduzieren Verluste und Diebstähle drastisch, da alle Ausrüstungsbewegungen nachverfolgt werden. Sie wissen, wer einen Gegenstand verloren oder gestohlen hat und wann.

Darüber hinaus können Sie auch die Wartung und Inspektionen Ihrer Ausrüstung verwalten, um den ordnungsgemäßen Betrieb und die Sicherheit Ihrer Teams zu gewährleisten.

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