6 Schritte zur Verwaltung Ihrer Ausrüstung

Diese 6-Schritte-Anleitung erklärt, wie Sie Ihre Ausrüstung effektiv verwalten, um:

✅ Geld bei der Ausrüstung zu sparen
✅ Das Unfallrisiko zu reduzieren
✅ Ausfälle, Verluste und Diebstähle zu minimieren
✅ Rechtliche Risiken für Teamleiter und Management zu verringern
✅ Zeit bei der Verwaltung zu sparen

Zuerst werden die Risiken behandelt, danach stehen die 6 Schritte zur Verwaltung Ihrer Ausrüstung im Fokus.

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Die Risiken

Schlechte Ausrüstungsverwaltung kann finanzielle, personelle und rechtliche Konsequenzen haben. Hier eine Analyse mit konkreten Zahlen.

💲 Finanzielle Verluste

Kosten für verlorene oder gestohlene Ausrüstung

• 15 bis 30 % der Werkzeuge und Ausrüstungen verschwinden jedes Jahr aufgrund fehlender Nachverfolgung.
• Ein Unternehmen mit 500 Werkzeugen im Wert von je 200 € kann pro Jahr 30.000 bis 60.000 € durch verlegte oder gestohlene Ausrüstung verlieren.

Erhöhte Wartungs- und Reparaturkosten

• Reaktive Wartung kostet 3 bis 9 Mal mehr als präventive Wartung.
• Beispiele: Eine schlecht gewartete Maschine kann bis zu 15 % mehr Energie verbrauchen und zu teuren Ausfällen führen.

Produktivitätsverluste

• Ausrüstungsfehler verursachen Ausfallzeiten, die die Rentabilität des Unternehmens verringern können.
• Beispiel: Im Industriesektor kosten ungeplante Ausfallzeiten durchschnittlich 260.000 € pro Stunde (ABB-Studie).

Vorzeitige Erneuerung der Ausrüstung

• Schlechte Verwaltung verkürzt die Lebensdauer der Ausrüstung um 20 bis 50 %. Ursachen sind Unterauslastung und vorzeitiger Austausch aufgrund fehlender Rückverfolgbarkeit.
• Beispiel: Ausrüstung, die gesetzlichen Prüfungen unterliegt (wie PSA gegen Absturz), wird nicht rechtzeitig geprüft. Aus Vorsicht nimmt das Unternehmen sie außer Betrieb, obwohl eine einfache Inspektion ihre Lebensdauer verlängert hätte.

⛑️ Unfälle und Gesundheitsprobleme

Arbeitsunfälle durch defekte Ausrüstung

• 10 bis 15 % der Arbeitsunfälle stehen im Zusammenhang mit schlecht gewarteter Ausrüstung (Quelle: INRS).
• Eine ungeprüfte Maschine kann einen schweren Unfall verursachen, der durchschnittlich 4.500 € pro Tag Ausfallzeit kostet.

Ein tragisches Beispiel: Ein Arbeiter wurde verletzt, als er während einer Inspektion im Rodin-Museum eine Glasfläche überquerte, und erhielt 7,25 Millionen € Entschädigung:

Berufskrankheiten

• Längere Nutzung nicht konformer Ausrüstung führt zu teuren Berufskrankheiten.
• Zum Beispiel:
  • Übermäßiger Lärm → Berufstaubheit: Ein Arbeiter in einem metallverarbeitenden Betrieb benutzt täglich eine Hydraulikpresse mit Lärmpegeln über 90 dB. Aufgrund fehlendem Gehörschutz und keiner regelmäßigen Lärmmessung entwickelt er eine fortschreitende Schwerhörigkeit, die medizinische Versorgung und teure Hörgeräte erfordert.
  • Übermäßige Vibrationen → Muskel-Skelett-Erkrankungen (MSE) und Karpaltunnelsyndrom: Ein Baumaschinenführer benutzt einen Presslufthammer, der nicht den Antivibrationsstandards entspricht. Nach mehreren Jahren entwickelt er chronische Schmerzen in Handgelenken und Schultern, die längere Krankschreibungen und Operationen erfordern.
  • Giftige Stoffe → Atemwegserkrankungen und Berufskrebs: Ein Industrielackierer verwendet täglich Farben mit giftigen Lösungsmitteln, aber seine Schutzmaske ist schlecht gewartet und unwirksam. Nach mehreren Jahren entwickelt er eine chronisch obstruktive Lungenerkrankung (COPD), die ihn an der weiteren Arbeit hindert.

⚖️ Strafen und strafrechtliche Haftung

Nichteinhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

• Ein Unternehmen, das gesetzliche Prüfungen nicht einhält, riskiert Bußgelder von 1.500 bis 15.000 € pro Verstoß.
• Im Wiederholungsfall können sich diese Bußgelder verdoppeln und zu einem Betriebsverbot führen.

Beispiel: Während der Olympischen Spiele in Paris stoppten Arbeitsinspektoren den Aufbau von Tribünen auf drei verschiedenen Baustellen.

Diese Unterbrechungen betrafen die Standorte Versailles, Place de la Concorde und den Eiffelturm.

Diese Stillstände waren häufiger auf das Fehlen angemessener kollektiver oder individueller Schutzausrüstung zurückzuführen als auf mangelnde Wartung dieser Ausrüstung.

Haftung im Falle von Unfällen

• Wird ein Unfall durch schlecht gewartete Ausrüstung verursacht, kann der Geschäftsführer wegen Gefährdung anderer strafrechtlich verfolgt werden.
• Ein Unternehmen wurde mit 500.000 € für einen tödlichen Unfall aufgrund von Versäumnissen bei Sicherheitsprüfungen belegt.

Prozesskosten

• Ein Gerichtsverfahren kann zwischen 10.000 und 200.000 € an Anwalts- und Entschädigungskosten verursachen.

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Die 6 Schritte

1️⃣ Alle Ausrüstungen identifizieren und auflisten

📌 Warum? Um einen klaren Überblick über die vorhandene Ausrüstung zu erhalten, Verluste zu vermeiden und die Rückverfolgbarkeit zu verbessern.

✅ Wie?

• Erstellen Sie ein detailliertes Inventar: Ausrüstungstyp, Seriennummer, Marke, Modell.
• Ordnen Sie jede Ausrüstung einer Abteilung oder einem verantwortlichen Mitarbeiter zu.
• Nutzen Sie eine Verwaltungssoftware zur Zentralisierung der Informationen.
• Führen Sie eine Risikobewertung bezüglich der Nutzung dieser Ausrüstung und des Arbeitsumfelds Ihres Teams durch.

➡️ Lösungen:

Sie müssen folgende Informationen für alle Ihre Ausrüstungen erfassen:

• Marke
• Modell
• Seriennummer
• Referenz
• Status (Nutzbar, Ausgemustert, Zu reparieren oder Unbrauchbar)
• Benutzer
• Beschreibung
• Herstellungsdatum
• Lebensdauer (Jahre)
• Ausmusterungsdatum
• Inbetriebnahmedatum
• Prüfintervall (Monate)
• Letzte Prüfung
• Nächste Prüfung
• Historie aller vergangenen Prüfungen (gesetzliche Vorgabe)
• Ausrüstungsdokumente: Rechnung, Zertifikate, Handbücher, Prüfprotokoll…

Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:

Manuelle Verwaltung	Softwaregestützte Verwaltung
Die manuelle Verwaltung erfolgt meist durch das Team oder den Werkstattleiter in Excel oder Google Sheets	Software auf Computer, Tablet und Mobilgerät. Sie zentralisiert und automatisiert die Verwaltung von Ausrüstung und Prüfungen.
➕ Schnell einzurichten ➖ Zeitaufwändig ➖ Fehleranfällig ➖ Keine Rückverfolgbarkeit ➖ Nicht teamübergreifend ➖ Keine Benachrichtigungen oder Erinnerungen bei Nichtkonformität	➕ Gewährleistet Konformität ➕ Lückenlose Rückverfolgbarkeit ➕ Zeitersparnis ➕ Verantwortungsübernahme im Team ➕ Reduziert Verluste und Diebstähle ➕ Schlüsselfertige Lösung ➕ Planbare Kosten: unbegrenzte Nutzer
Beispiel: Kostenloses Beispiel herunterladen (Excel)	Beispiel: Testen Sie die kostenlose Version von GearTracker

Beispiel einer Excel-Verwaltungsdatei ( hier ):

Beispiel einer Ausrüstungsverwaltungs-App (GearTracker):

2️⃣ Präzise Nachverfolgung einführen

📌 Warum? Um die Verfügbarkeit der Ausrüstung sicherzustellen und Betriebsunterbrechungen zu vermeiden.

✅ Wie?

• Vergeben Sie eindeutige Kennungen (QR-Code, RFID, Inventarnummer).
• Verfolgen Sie Bewegungen und Ausleihen (Entleihen, Rückgaben).
• Erfassen Sie Nutzungsstunden, um Verschleiß vorherzusehen.

Eindeutige Kennungen vergeben Die Vergabe einer eindeutigen Kennung (Barcode, QR-Code, RFID, NFC, Inventarnummer) ermöglicht eine präzise Nachverfolgung, bessere Prüfungsverwaltung und Zeitersparnis bei Inventuren. Hier einige Lösungen und Optionen zur Anbringung von Kennzeichnungen an Ausrüstungen.

Ausrüstungstyp	Empfohlene Lösung
Helme, Gurte, Kleidung	Eingenähtes oder aufgebügeltes Textiletikett mit 1D-2D-Code/RFID/NFC
Feuerlöscher, Gasflaschen	Gravierte Metallplakette oder gekapseltes 1D-2D-Code/RFID/NFC-Tag
Handwerkzeuge	Eingravierte Nummer oder Industrieaufkleber mit 1D-2D-Code/RFID/NFC
Industriemaschinen	Genietete Metallplakette oder angeschraubtes Schild
Kunststoff- oder Verbundausrüstung	Industrieaufkleber oder geklebte Kunststoffplakette
Große oder unregelmäßig geformte Objekte	Kabelbinder mit 1D-2D-Code/RFID/NFC-Tag

Bewegungen, Zuweisungen und Ausleihen nachverfolgen

Sie müssen die Bewegungen der Ausrüstung nachverfolgen, um Ihre Teams in die Verantwortung zu nehmen.

Verluste und Diebstähle entstehen meist durch fehlende Rückverfolgbarkeit. Die Nutzer sind nun für die ihnen zugewiesene Ausrüstung verantwortlich.

Fügen Sie dazu in Ihr Verwaltungssystem die Information ein, wer die Ausrüstung aktuell nutzt.

Hier ein Beispiel für die Historie, die Sie für eine Ausrüstung erhalten sollten:

3️⃣ Wartung und gesetzliche Prüfungen planen

📌 Warum? Um Ausfälle zu vermeiden, Sicherheit zu gewährleisten und Vorschriften einzuhalten.

✅ Wie?

• Erstellen Sie einen präventiven Wartungsplan.
• Richten Sie Erinnerungen für Pflichtprüfungen ein.
• Standardisieren Sie Wartungsabläufe.

Wartungsplan

Um keine Prüf- und Ausmusterungsfristen zu verpassen, benötigen Sie ein System, das Sie rechtzeitig benachrichtigt. Hier ein Beispiel für die Informationen, die Sie in Excel oder Ihrer Software überwachen sollten:

Benachrichtigungen

Richten Sie folgende Benachrichtigungen ein:

• Eine E-Mail-Erinnerung 1 Monat vor einer Prüfung oder dem Ablaufdatum der Ausrüstung.
• Eine monatliche E-Mail-Zusammenfassung zum Status Ihrer Ausrüstung, damit Sie die Anzahl der zu reparierenden, unbrauchbaren oder bald fälligen Gegenstände einschätzen und entsprechend handeln können. Mit Excel ist die Einrichtung solcher Benachrichtigungen nicht möglich. Sie können jedoch wöchentlich Ihre Datei öffnen, um zu prüfen, ob Fristen anstehen.

Prüfschritte standardisieren

Um Zeit zu sparen und die Sicherheit von Ausrüstung und Teams zu gewährleisten, müssen Sie das Handbuch des Herstellers befolgen. Es ist daher unerlässlich, dieses Dokument der Ausrüstung beizufügen.

• In Excel können Sie auf die PDF-Datei im gemeinsamen Speicher verlinken.
• In Ihrer Software können Sie die PDF-Datei anhängen und während der Prüfung öffnen. Beispiel:

4️⃣ Lebenszyklus der Ausrüstung verwalten

📌 Warum? Um Kosten zu optimieren, indem Sie Erneuerungen voraussehen.

✅ Wie?

• Nutzungsverlauf und Reparaturen nachverfolgen.
• Wirtschaftlichkeit und Leistung der Ausrüstung bewerten.
• Kriterien für den Austausch festlegen.

Organisieren Sie ein jährliches oder halbjährliches Meeting zur Überprüfung Ihrer Ausrüstung. Planen Sie dieses Treffen direkt nach Ihrer Hauptinspektion oder Inventur, um aktuelle Informationen zu haben.

Während dieses Treffens sollten Sie bewerten:

• Den Zustand Ihrer Ausrüstung entsprechend den betrieblichen Anforderungen
• Zu ersetzende Ausrüstung
• Das zugehörige Budget
• Mögliche Probleme, wie:
  • Statistiken zu Verlustquoten
  • Statistiken zu Bruchraten
  • Unterschiede zwischen Teams usw.

Beispiel eines Dashboards:

5️⃣ Schulung von Nutzern und Verantwortlichen

📌 Warum? Um Anwendungsfehler zu reduzieren, die Lebensdauer der Ausrüstung zu verlängern und die Sicherheit zu erhöhen.

✅ Wie?

• Regelmäßige Schulungen organisieren.
• Sensibilisierung für richtige Handhabung und Lagerung.
• Ausrüstungsbeauftragte in jeder Abteilung ernennen.

Um die Sicherheit von Mitarbeitern und Ausrüstung zu gewährleisten, sind regelmäßige Schulungen zu Anwendung, Nutzung und Wartung unerlässlich. Diese Schulungen helfen den Mitarbeitern, die Funktionsweise der Ausrüstung besser zu verstehen, Best Practices zu übernehmen und die Lebensdauer zu optimieren. Eine gute Schulung reduziert auch das Risiko vorzeitigen Verschleißes und von Vorfällen durch unsachgemäße Handhabung.

Die Ernennung von Ausrüstungsbeauftragten in jeder Abteilung sorgt zudem für eine strenge Überwachung und effektive Kommunikation zu Best Practices. Diese Beauftragten spielen eine Schlüsselrolle im Ausrüstungsmanagement, indem sie Anweisungen weitergeben, den Zustand der Ausrüstung überwachen und notwendige Maßnahmen melden. Ihre Präsenz gewährleistet bessere Koordination und geteilte Verantwortung im Team.

Beispiel für Nutzerinformationen eines Mitarbeiters, der in der Höhe arbeiten muss:

6️⃣ Gesetzliche Konformität sicherstellen

📌 Warum? Um rechtliche Strafen zu vermeiden und die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten.

✅ Wie?

• Gesetzliche Vorgaben für jede Ausrüstungsart überwachen.
• Konformitätsdokumente aktuell halten.
• Interne Audits durchführen.

Führen Sie Ihre regelmäßigen Prüfungen durch

Überprüfen Sie Ihre Ausrüstung regelmäßig, um deren Zustand, ordnungsgemäße Funktion und Einhaltung der aktuellen Normen und Herstellervorgaben zu gewährleisten. Dazu gehören Sichtprüfungen auf Verschleiß, ggf. Funktionstests und die Dokumentation der Beobachtungen in einem Protokoll.

Beispiel einer Ausrüstungsprüfung:

Um auf Abruf Konformitätsberichte zu erstellen, ist es wichtig, die Prüfdaten in einem speziellen Tool zu zentralisieren. Eine ordnungsgemäße Nachverfolgung ermöglicht die schnelle Erstellung eines detaillierten Dokuments über den Zustand der Ausrüstung, durchgeführte Prüfungen und notwendige Korrekturmaßnahmen.

Auszug aus einem der 424 Seiten umfassenden Konformitätsbericht, der mit der GearTracker-Software erstellt wurde:

Wenn Sie kein solches Tool haben, können Sie Ihre Excel-Datei der anfragenden Stelle (Arbeitsschutz, Versicherer, Nutzer) zur Verfügung stellen.

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Fazit

Es ist durchaus möglich, Ihre Ausrüstung mit einer Excel- oder Google-Sheet-Datei zu verwalten, wenn Sie sorgfältig arbeiten.

Verwaltung mit Excel oder Sheets

Zur Erinnerung: Wir bieten eine kostenlose Excel-Vorlage zur Unterstützung bei diesem Thema an.

Sicherheitsregister-Vorlage (Excel) herunterladen

Sie sollten sich jedoch der Grenzen dieses Ansatzes und der Risiken für Teamleiter und Mitarbeiter bewusst sein:

Funktionen	Excel	GearTracker
Verzeichnis der Schutzausrüstung	Ja	Ja
Zentralisierung der PSA-Nutzer	Ja	Ja
Überprüfung und Ereignishistorie	Eingeschränkt	Ja
Hinzufügen von Handbüchern und Dokumenten	Nein	Ja
Sofortsuche nach Ausrüstung per Barcode-Scan	Nein	Ja
Informationsaustausch mit PSA-Nutzern	Nein	Ja
Schutz vor Eingabefehlern	Eingeschränkt	Ja
Zugriffsverwaltung (Lesen, Schreiben, Prüfer)	Nein	Ja
PDF-Berichtserstellung als Nachweis	Nein	Ja
Delegation an externes VGP-Unternehmen	Nein	Ja
Mobiler Zugriff	Eingeschränkt	Ja
Automatische Benachrichtigungen (anstehende Prüfung, abgelaufene Ausrüstung)	Nein	Ja
Ausschluss rechtlicher Risiken durch Lagerüberblick	Nein	Ja

➡️ Wenn Sie ein automatisiertes, sicheres und kollaboratives Tool möchten, aktivieren Sie den kostenlosen Plan von GearTracker: Konto erstellen

Verwaltung per Software

Wir empfehlen den Einsatz einer Software, wenn:

• Sie mehr als 100 Ausrüstungsgegenstände besitzen
• Oder deren Wert 3.000 € übersteigt
• Oder Sie Mitarbeiter haben, die Ihre Ausrüstung nutzen.

Unsere Anwendung ist kostenlos verfügbar:

Kostenloses Konto erstellen

Unsere Software wird von Vereinen, kleinen Unternehmen und großen Industriekonzernen genutzt.